Che cos’è la Conservazione Sostitutiva? A che cosa serve? Questa procedura, che è essenziale ai fini fiscali e legali, quanto è importante?
Con l’introduzione del Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze e con la Deliberazione del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione n. 11 del 19 febbraio 2004, oggi è possibile archiviare e conservare digitalmente i documenti cartacei e, utilizzando la firma elettronica qualificata e la marcatura temporale, si può anche decidere di eliminarli.
Questa procedura, fondamentale per garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, definisce il medesimo una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico.
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Qual è il suo scopo?
La Conservazione Sostitutiva equipara i documenti cartacei con quelli elettronici e consente alle aziende e all’amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Un risparmio che acquisisce un valore particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
Quali regole?
Il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 dicembre 2013 ha fornito uno standard limpido e preciso sulle regole tecniche in materia di conservazione sostitutiva. I soggetti coinvolti devono garantire:
- Autenticità
- Integrità
- Affidabilità
- Leggibilità
- Reperibilità dei documenti oggetti di tale procedura
Gli interpreti
Nel nuovo sistema di conservazione, sono presenti almeno tre figure, di cui una totalmente nuova. Esse sono:
- Produttore;
- Utente;
- Responsabile della Conservazione.
Il Responsabile della Conservazione
Quest’ultima figura, introdotta dal DPCM 3 dicembre 2013 attribuisce al responsabile della conservazione un ruolo essenziale nell’ambito delle procedure di conservazione elettronica: predispone, gestisce, presidia, controlla l’intero processo, appone al termine del processo la propria firma elettronica qualificata e la marca temporale, attestandone il corretto svolgimento.
Gli strumenti
Gli strumenti che consentono di produrre e conservare i documenti fiscali (fatture, libri contabili etc) senza la necessità di stamparli su carta sono:
- La Firma Digitale: che consente di attribuire paternità, integrità e riservatezza ai documenti elettronici prodotti con strumenti informatici
- Il Riferimento Temporale: informazione che contiene la data e l’ora e che viene associata al documento informatico
- La Marcatura Temporale: che contiene una data e un orario certo e che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale
I vantaggi della Conservazione Sostitutiva
Un grandissimo vantaggio apportato dalla creazione del processo di Conservazione Sostitutiva è ridurre il consumo di carta. O meglio, trasporre sul piano digitale ciò che prima era analogico: in questo caso il documento cartaceo che attestava un atto o una fattura. Ma non è ovviamente il solo vantaggio: anzi ne è solo la punta dell’iceberg.
Perché la riduzione diventa un concetto fondamentale: si riducono spazi e costi dedicati all’archiviazione fisica dei documenti e della loro gestione. Ma anche viene snellito il tempo dedicato alla gestione dello stesso personale che si occupa delle procedure, che può essere riconvertito ad altre attività produttive.
Questo snellimento burocratico aiuta anche a migliorare l’immagine data all’esterno dall’amministrazione dell’azienda, con un ritorno notevole in termini di efficienza, rapidità e semplificazione burocratica.
