Come illustrato ad aprile 2016 nella ricerca “Il Travel management nella PA” effettuata dall’Osservatorio Innovazione digitale nel Turismo del Politecnico di Milano, in collaborazione con AirPlus International Italia, FPA e MasterCard, solo il 44% dei dipendenti pubblici intervistati conosce l’esistenza di soluzioni di pagamento virtuali e il loro livello di adozione è pressoché nullo. Per ora, solo il 15% degli Enti ha adottato carte di credito corporate intestate al dipendente oppure all’ente stesso, e un ulteriore 11% sta valutando la loro introduzione; colpisce la percentuale del 24% di chi non ha nessun interesse verso questo genere di soluzioni di pagamento.
Le soluzioni ICT per il miglioramento dei processi nei pagamenti elettronici, in particolare intesi non solo come canale di efficienza verso i cittadini, ma anche come occasione di trasparenza verso i propri dipendenti, sono fortemente indietro nelle nostre pubbliche amministrazioni. L’adozione di sistemi digitali unici e integrati permetterebbe a quel 91% del campione rilevato di non sborsare direttamente di “tasca propria” le spese sostenute durante il viaggio. Un fattore non irrilevante, visto che il 60% del campione percepisce come un fattore critico l’esborso personale delle spese di viaggio in occasioni di missioni o trasferte aziendali.
A questo quadro non proprio roseo si somma anche la frequente mancata integrazione tra sistemi informativi, che determina un’eccessiva lunghezza dei tempi amministrativi e una forte frammentazione nei processi. Dall’insieme di questi elementi deriva, spesso, anche una difficoltà di contabilizzazione dei documenti relativi alle trasferte e scarsa puntualità nel pagamento dei fornitori, fino ad arrivare a situazioni estreme in cui gli Enti dichiarano di non avere nessun tipo di controllo sulla spesa (4% delle risposte). Si parla molto di revisione della spesa nella PA, tuttavia dallo studio emerge nitidamente come spesso, purtroppo, il settore pubblico non riesca ad attuare processi amministrativi integrati capaci di favorire una gestione più efficace e trasparente: nel caso specifico, proprio con riferimento alle spese di trasferta. Il problema è in molti casi legato all’assenza di soluzioni tecnologiche abilitanti: per esempio i workflow digitali o i pagamenti elettronici.
Il messaggio positivo, in questo contesto, è la presenza di un forte interesse, nelle PA, verso lo sviluppo di strumenti digitali a supporto dei processi. In particolare, proprio tra le principali priorità viene segnalata la revisione dei processi di gestione dei rimborsi spese e delle prenotazioni e l’esigenza di adottare strumenti di pagamento elettronico per le spese di viaggi/missioni: l’intento ultimo è proprio quello di ridurre l’esborso personale dei dipendenti durante i viaggi. Allora che cosa ostacola il naturale atto di moto che porterebbe al desiderato cambiamento? Una normativa “ostile” e la mancanza, da parte del personale pubblico, di una familiarità con gli strumenti digitali. All’aspetto legislativo, pertanto, come spesso accade si affianca quello culturale.
Gli obiettivi concreti, però, le PA li hanno ben chiari: il primo è una maggiore efficienza interna, raggiungibile attraverso un controllo sulle spese (42%) e una contabilizzazione chiara, trasparente ed efficace (48%) grazie all’introduzione di soluzioni IT integrate (38%); l’altro è rappresentato da un aumento del livello di servizio offerto ai dipendenti (indicato dal 42% degli enti) che punta a eliminare gli esborsi personali di denaro con l’uso di soluzioni di pagamento elettronico.
E’ indubbio che, in questa prospettiva, l’introduzione di strumenti di pagamento digitale possa facilitare il controllo e la trasparenza, una volta integrati con i sistemi dell’Ente: e tutto questo porterebbe naturalmente a ridurre l’esposizione economica diretta del personale.
