*articolo a cura di Marco Deligios
La tipizzazione dei documenti, associata all’indice dei procedimenti, al piano di fascicolazione e al piano di organizzazione delle aggregazioni documentali gestite secondo il modello PA Docs consentono di automatizzare in modo rigoroso i flussi documentali.
Vediamo come, attraverso un esempio concreto:
- Il protocollo del Comune riceve un’Istanza di rilascio del permesso di costruire i documenti di questo tipo sono classificati sotto VI/3 – Edilizia privata dove, secondo le indicazioni del Piano di classificazione del Gruppo di lavoro sui Comuni, si classificano le pratiche definite con termine omnicomprensivo di “autorizzazioni” comunque denominate.
- Il tipo di documento ricevuto è associato al procedimento amministrativo Rilascio del permesso di costruire. Consultando la scheda del procedimento scopriamo che, come previsto dall’art. 41 del CAD, questo è associato a un fascicolo.
- Il fascicolo deve essere creato sul modello del Fascicolo del richiedente autorizzazione, così denominato secondo le indicazioni delle Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie del Gruppo di lavoro sui Comuni.
Il piano di organizzazione delle aggregazioni documentali di PA Docs
Continuando ad utilizzare il nostro esempio approfondiamo i contenuti del Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali di PA Docs.
A un primo esame utilizzare lo stesso tipo di fascicolo per gestire la documentazione relativa a tutte le diverse tipologie di pratiche edilizie potrebbe sembrare una generalizzazione eccessiva, ma non dobbiamo dimenticare che l’allegato 5 alle Linee guida sul documento informatico prevede l’associazione di numerosi metadati alle aggregazioni documentali. Tra i metadati obbligatori nel caso di Tipologia fascicolo = procedimento amministrativo troviamo il metadato Procedimento Amministrativo con i seguenti campi:
- Materia\ Argomento\ Struttura Indicare la materia o l’argomento o la struttura per la quale sono stati catalogati i procedimenti amministrativi
- Procedimento Denominazione del Procedimento
- Catalogo procedimenti URI di pubblicazione del catalogo (www.padocs.it/procedimenti-amministrativi, perché no?)
Queste informazioni, desumibili dalla scheda PA Docs, possono essere usate dal sistema di gestione per la ricerca e l’indicizzazione dei fascicoli sulla base del procedimento.
L’oggetto del fascicolo
La costruzione dell’oggetto dei documenti e dei fascicoli è da sempre problematica perché, essendo un’operazione intellettuale affidata ad operatori diversi, può portare a disomogeneità significative nella composizione di un elemento fondamentale per la ricerca all’interno dell’archivio [i].
La struttura di PA Docs prevede di associare a ogni oggetto del Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali delle istruzioni di lavoro per la composizione dell’oggetto. Queste indicazioni possono essere espresse sia in forma verbale, sia utilizzando un linguaggio formale che consente la composizione automatica dell’oggetto sulla base dei metadati.
I metadati del fascicolo
Come avviene per i documenti è possibile che si renda necessario estendere i metadati previsti dall’allegato 5 alle Linee guida anche per i fascicoli. È questo il caso delle attività edilizie, nelle quali è necessario discriminare se si tratta di Edilizia produttiva (SUAP) o residenziale (SUE). L’aggiunta dei metadati relativi agli identificativi catastali rende inoltre possibile aggregare i fascicoli per immobile, consentendo di costruire dinamicamente il fascicolo dell’unità immobiliare urbana.
La conservazione
Nel piano di organizzazione delle aggregazioni documentali di PA Docs sono state riportate anche le indicazioni del Piano di conservazione redatto dal Gruppo di lavoro sui Comuni.
Nella scheda di ogni aggregazione documentale sono riportati i tempi di conservazione, in coerenza con le convenzioni adottate nell’allegato 5 alle Linee guida.
Note
[i] Gianni Penzo Doria, Profili archivistici del protocollo informatico
Fonte: articolo a cura di Marco Deligios
