Documenti Digitali nella PA: alcuni chiarimenti su produzione e sottoscrizione dei documenti con mezzi informatici.

Un Ente chiede conferma del fatto che ad oggi il CAD non è sospeso come non lo sono le regole tecniche, per cui le P.A. devono produrre gli originali dei propri documenti con mezzi informatici. Da una ricostruzione delle norme il termine per la digitalizzazione della P.A. avrebbe dovuto essere il 12/8/2017. Non risultando proroghe in tal senso, la PA è obbligata a formare i propri documenti in modalità digitale?

Il quesito è relativo all’obbligo per le amministrazioni di formare digitalmente gli originali dei propri documenti (art. 40, comma 1, D. Lgs. n. 82/2005). Il D.Lgs. 179/2016, nel modificare il CAD, non ha alterato il contenuto dell’obbligo, ma ha previsto una sospensione del termine ultimo di adeguamento alle regole tecniche (Dpcm 13 novembre 2014) fino a data da destinarsi, ossia finché non saranno emanate le nuove regole tecniche ai sensi dell’art. 71 CAD. Tuttavia, questo non significa che – nel frattempo – le amministrazioni possano continuare a formare tutti gli originali dei documenti come analogici. Ad esempio, nel caso in cui i documenti debbano essere pubblicati sul web oppure comunicati telematicamente ai destinatari, gli stessi dovranno essere formati come informatici e sottoscritti digitalmente nel rispetto delle regole tecniche (su quest’ultimo caso si veda Cass. Civ., Sez. VI, sent. n. 20672/2017).

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD-DLgs 82/2005) definisce il documento informatico(“rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”) in contrapposizione al documento analogico (“rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”) e lo inquadra come elemento centrale di quel processo di innovazione della Pubblica amministrazione finalizzato alla completa digitalizzazione delle pratiche amministrative.