Pagabili con carta i trasporti per le trasferte dei dipendenti? Procedura valida per documentare le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro in occasione di trasferte fuori del territorio comunale dei propri dipendenti?
L’estratto conto con i dettagli delle operazioni, confermati dalla validazione della nota spese da parte del lavoratore, attesta l’effettivo spostamento di sede e l’utilizzo del servizio.
Per documentare le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro in occasione di trasferte fuori del territorio comunale dei propri dipendenti, che non concorrono alla formazione del reddito del lavoratore, è valida l’attestazione di pagamento di cui all’estratto conto della carta, intestata al datore stesso, rilasciato dall’emittente dello strumento elettronico.
Questa è, in sintesi, la risposta n. 22/2018 che l’Agenzia delle entrate fornisce all’interpello posto da una società che, per la gestione delle trasferte dei propri dipendenti, si avvale di una procedura informatica attraverso la quale l’interessato inserisce tutte le informazioni necessarie per ottenere dal datore di lavoro il nulla osta allo svolgimento del servizio fuori dalla normale sede di lavoro.
L’istante fa presente che le spese di viaggio sono sostenute dallo stesso tramite strumento elettronico (carta) rilasciata da un istituto, che, con cadenza mensile, emette un estratto conto con tutti i riferimenti relativi a ciascuna transazione: data d’acquisto del biglietto aereo/ferroviario, nome del passeggero e codice identificativo del dipendente, centro di costo, codice identificativo del viaggio, prestatore d’opera con descrizione della prestazione ovvero, per gli acquisti di biglietti aerei, ragione sociale della compagnia aerea, numero del biglietto elettronico, classe di prenotazione, data della partenza/check-in, itinerario di viaggio, valuta e importo pagato.
Il dubbio è se le spese pagate direttamente per il trasporto dei dipendenti in trasferta, nei casi in cui non è prevista l’emissione di biglietti cartacei, si possano considerare idoneamente documentate attraverso l’estratto conto stampato su supporto cartaceo, senza che sia necessario allegare alla nota spese di trasferta la copia cartacea dei biglietti elettronici, e, quindi, se l’estratto conto sia idoneo ai fini della non imponibilità della spesa stessa (articolo 51, comma 5, Tuir) e ai fini della conseguente non applicazione della ritenuta, di cui all’articolo 23, comma 2, lettera a), Dpr 600/1973.
Nella risposta, l’Agenzia sottolinea che, nonostante il principio di onnicomprensività che governa la determinazione del reddito di lavoro dipendente (“… le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro” costituiscono reddito di lavoro dipendente – articolo 51, comma 1), è previsto un particolare regime di favore nell’ipotesi di trasferta del dipendente chiamato a svolgere la propria attività fuori della sede naturale in cui è tenuto contrattualmente a svolgere le proprie mansioni (“Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito … al netto delle spese di … trasporto…” – articolo 51, comma 5).
Per escludere dal reddito imponibile del lavoratore i rimborsi delle spese, non è necessario che la documentazione giustificativa sia intestata al soggetto che effettua la trasferta, dal momento che per dimostrare che uno specifico onere è stato sostenuto in occasione dello svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro, basta che le spese risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa.
Pertanto, l’estratto conto, rilasciato dall’emittente della carta di pagamento su supporto cartaceo, che individua dettagliatamente le informazioni su ogni transazione, successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese cartacea da parte del dipendente, è sufficiente ad attestare l’effettivo spostamento della sede di lavoro e l’utilizzo del servizio di trasporto, nonostante i documenti elettronici di trasporto rilasciati dai vettori non siano stampati e allegati alla nota spese, a patto che i citati documenti di trasporto elettronici siano conservati in formato elettronico per eventuali riscontri in sede di controllo.
