Lo scorso 6 aprile si è tenuta a Roma, presso la sede della Corte dei Conti, la prima riunione del gruppo di lavoro con le PA centrali, istituito da ANORC insieme a Corte dei Conti, INPS, INAIL, Banca d’Italia, Consob, Agenzia Industrie Difesa, MIUR, ACI e Università degli Studi di Roma Unitelma Sapienza, allo scopo di definire modelli di governance e professionalità utili alla gestione digitale di documenti e informazioni nella PA (la proposta progettuale è inserita anche tra i progetti della Coalizione per le Competenze digitali di AgID).
Si arricchisce così di contenuti il progetto ANORC “I professionisti della digitalizzazione documentale”, base di partenza del lavoro del gruppo, che delinea un modello di riferimento per la gestione dei flussi informativi e documentali e intende definire le competenze digitali necessarie per i professionisti che si devono occupare di questa gestione in ogni organizzazione.
L’adesione delle PA all’iniziativa dell’Associazione denota grande attenzione verso l’implementazione di processi innovativi e l’esigenza che si faccia chiarezza sulle misure organizzative – delle risorse umane e strumentali – da adottare, per tradurre in soluzioni concrete ed efficaci quelli che altrimenti continuerebbero a essere meri tentativi di adempiere ai dettami normativi.
Molti spunti interessanti sono emersi durante il confronto con i dirigenti pubblici, che si occupano all’interno dei loro enti di appartenenza di coordinare procedure di digitalizzazione documentale, gestire e conservare dati e documenti, reingegnerizzare il workflow: innanzitutto la consapevolezza diffusa che il tema della digitalizzazione non sia stato fino ad ora il core business della PA, la quale ha investito nell’innovazione una parte esigua delle risorse a disposizione.
A fronte di ciò è emersa la necessità di: individuare un ufficio dirigenziale unico, che si occupi esclusivamente di procedure innovative e che risponda direttamente all’organo politico; non riproporre in chiave informatica negli enti la tradizionale prassi analogica (perché reingegnerizzare non significa produrre fotocopie digitali); poter contare su disposizioni amministrative concrete e vincolanti, che incidano concretamente sull’operato dei singoli e prevedano delle sanzioni per le amministrazioni che abusano della carta e che non applicano la digitalizzazione.
È necessario un ripensamento totale dei processi, quindi, iniziando a produrre documenti nativi digitali, intervenendo sulla formazione digitale obbligatoria degli operatori, soprattutto della dirigenza, la quale va fortemente sensibilizzata sul tema delle competenze e delle necessarie attitudini all’e-leadership. Dal punto di vista tecnico bisognerebbe far dialogare i sistemi di gestione e conservazione documentale seppur separandoli logicamente e attivare procedure informatizzate, procedendo per priorità. Utile sarebbe inoltre incentivare la condivisione tra le PA – magari attraverso l’implementazione di piattaforme collaborative – e il riuso, affinché si possa supplire all’attuale mancanza di risorse, che produce un forte deficit tecnologico e anche formativo.
Altra importante esigenza emersa, quella di chiarire la portata dell’articolo 17 del nuovo CAD, che comporta l’istituzione di un ufficio unico dirigenziale, che guidi la transizione al digitale: tale disposizione può essere vincolante per le sole PA centrali ma è impensabile per i piccoli comuni.Inoltre occorre valutare adeguatamente le responsabilità del Chief Digital Officer, collocato dalla norma a capo dell’ufficio, soprattutto in riferimento al ruolo di difensore civico attribuitogli.
Interlocutrice particolare del gruppo di lavoro è stata l’Onorevole Mara Mucci – attualmente impegnata nelle attività della Commissione Affari Costituzionali della Camera dei Deputati – che da tempo promuove in seno al Parlamento le tematiche legate all’ausilio delle tecnologie nei processi di espletamento dell’iter amministrativo e sostiene la garanzia di un diritto di acceso agli atti, che sia regolamentato e non eccedente rispetto a quanto già previsto dalla normativa vigente.
Il metodo di governo dei flussi documentali non può prescindere dall’individuazione di professionalità adeguate, in grado di preservare il patrimonio informativo, capaci di abbandonare la carta e di fidarsi del documento informatico, conservandone nel tempo la valenza originale” ha dichiarato nel suo intervento Andrea Lisi, Presidente ANORC. “Bisogna sfruttare le opportunità che la tecnologia offre per facilitare e velocizzare l’interazione del cittadino con la PA, non va dunque sottovalutata l’affidabilità dei siti delle amministrazioni, non solo ai fini della pubblicazione per l’adempimento degli obblighi di trasparenza e diritto di accesso – cui non è possibile far fronte senza una corretta archiviazione dei documenti -, ma come procedura informatica valida ai fini della produzione, dell’invio e della ricezione dell’atto tramite il web”.
