La vigente normativa in merito alla Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni, Conservazione a norma e Trasparenza amministrativa, si pone come obiettivo la semplificazione di tutte le procedure relative alla lavorazione delle pratiche interne alle segreterie (gestione della pubblicazione obbligatoria sui siti internet dei documenti e delle attività della scuola, conservazione digitale dei documenti, etc).
Il processo di digitalizzazione comporta la riorganizzazione del lavoro interno degli uffici delle segreterie amministrative, segreterie che, già in affanno per la mole di lavoro quotidiano, sono costrette a dover affrontare l’ennesimo ostacolo.
Il cambiamento, che spesso viene associato al miglioramento e alla maggiore efficienza degli uffici di segreteria, si scontra con la dura realtà della formazione del personale e con l’ulteriore rallentamento dovuto ai nuovi software di gestione. Si deve tenere presente, infatti, che una buona parte del personale amministrativo in servizio non è preparato ad un passaggio di questo tipo, molti di essi appartengono alla “generazione della macchina da scrivere” e hanno imparato ad usare i computer da autodidatta; pochissimi e assolutamente non sufficienti, infatti, sono stati i corsi di aggiornamento previsti per il personale amministrativo, il quale non ha accesso, ricordiamo, nemmeno al bonus 500 euro per l’auto formazione, garantito invece al personale docente.
A tutto questo si aggiunga che in molti Istituti, in particolare gli Istituti Comprensivi, non è prevista nemmeno la figura dell’Assistente Tecnico, è tutto quindi lasciato alla “buona volontà” del personale amministrativo più “informaticamente evoluto”, il quale deve instradare i colleghi nel mondo della segreteria digitale.
Ci si trova quindi davanti a segreterie che non utilizzano ancora i software di segreteria digitale e a segreterie che, invece, lo utilizzano, ma solo in parte.
Un modello, che è tra i più utilizzabili dalle segreterie amministrative, è quello del permesso/assenza.
La segreteria può utilizzare e accettare il modello di permesso/assenza se debitamente compilato e spedito a mezzo posta elettronica. Unica accortezza è quella dell’individuazione univoca dello scrivente.
L’invio può essere fatto o a mezzo PEC (posta elettronica certificata) o a mezzo PEO (posta elettronica ordinaria).
– A mezzo PEC personale: Il modello viene compilato e inviato direttamente alla segreteria. Non necessita di firma digitale o di documenti dello scrivente allegati.
– A mezzo PEO: il file modello deve essere firmato digitalmente o, in alternativa, deve essere allegata copia del documento di riconoscimento dell’interessato.
In entrambi i casi il modello di domanda non necessita di firma olografa in quanto, se questo dovesse essere stampato, firmato e inviato in formato elettronico si perderebbe lo scopo finale della dematerializzazione.
