Il MIUR, Ministero dell’Istruzione, ha ormai avviato da qualche anno il portale Istanze On Line per il personale scolastico al fine di velocizzare le pratiche burocratiche nell’ottica della nuova digitalizzazione che riguarda la Pubblica Amministrazione.

Ma che cos’è questo servizio? Come funziona? Quali possibilità offre? Ecco una breve guida per entrare nel mondo Istanze On Line.

Il Servizio Istanze On Line (alias POLIS – Presentazione On Line delle Istanze) è un servizio gratuito del Ministero dell’Istruzione messo a disposizione del personale scolastico o aspirante tale.

Portale Istanze Online

Il portale Istanze Online nasce con l’obiettivo di snellire i procedimenti amministrativi ma permette anche di accedere ad altri servizi, ad esempio:

• la visualizzazione del punteggio nelle graduatorie del personale docente e/o ATA (ausiliari tecnici amministrativi),
• domande di pensione,
• trasferimenti
• e altre comunicazioni da inviare al Ministero dell’Istruzione.

Dopo la registrazione e l’abilitazione al servizio, che vedremo dettagliatamente in seguito, l’utente può accedere a tutte le funzionalità di Istanze Online e svolgere in piena autonomia e da casa, tutte quelle pratiche che, fino a qualche anno fa, potevano essere presentate solo in forma cartacea presso gli uffici preposti.

Come funziona il portale Polis?

Il portale è comunemente utilizzato anche per poter verificare la propria posizione in graduatoria in caso di concorsi o per le supplenze. Può essere utilizzato sia per chi lavora nelle scuole che nell’università. Sul portale, nella sezione avvisi, vengono inoltre pubblicate una serie di notizie utili per chi lavora in questo settore.

Il progetto Polis rappresenta un grandissimo passo in avanti per quanto riguarda il processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione. Possono essere presentate in via digitale tutte le istanze richieste dalla pubblica amministrazione come, ad esempio, la domanda di pensionamento, quelle di disoccupazione e mobilità, la richiesta di inserimento nelle graduatorie scolastiche dei docenti.

Ovviamente per poter presentare delle istanze on line è necessario seguire una particolare procedura in quanto l’intero processo deve essere certificato. Infatti, si tratta pur sempre della trasmissione on line di dati sensibili.

Il portale delle Istanze Online si basa sul Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), e sancisce il diritto da parte dei cittadini ad interagire con la Pubblica Amministrazione, utilizzando gli strumenti offerti dalle tecnologie ICT in alternativa alle modalità tradizionali basate su moduli cartacei.

In particolare tale normativa cita, tra le alternative atte a garantire in modo sicuro l’accesso ai servizi in rete delle pubbliche amministrazioni, quella che prevede l’uso di normali credenziali di accesso come codice utente e password.

A condizione che le stesse consentano di accertare l’identità del soggetto richiedente i servizi.

Accesso

Per accedere al servizio è necessario:

• essere in possesso di un’utenza valida per l’accesso al servizio Istanze Online, in caso contrario occorre registrarsi;
• aver effettuato la procedura di abilitazione.

E se l’utente non è ancora autenticato?

Se l’utente non è già autenticato, cioè non ha effettuato il login, viene presentata la pagina di login; in caso di utente autenticato ma non abilitato al servizio, viene avviata la procedura di abilitazione; se l’utente è autenticato ed è già abilitato al servizio, si accede alla home page di Istanze OnLine.

Come registrarsi a Istanze Online? Come utilizzare il servizio?

Di seguito una breve guida con tutte le principali istruzioni pratiche per poter utilizzare i servizi messi a disposizione dal Miur.

Per accedere al servizio per la prima volta è necessaria una fase di identificazione fisica di fronte ad un pubblico ufficiale della persona che richiede l’iscrizione a seguito della registrazione dell’utente online. Vediamo quindi come funziona la piattaforma Istanze Online messa a disposizione dal MIUR, Ministero dell’istruzione.

Registrazione Istanze Online Miur: primo accesso al sistema 

1. I cittadini interessati ad interagire con la Pubblica Amministrazione devono innanzitutto registrarsi al portale istruzione.it/polis/Istanzeonline.htm , in questo modo il sistema verifica l’identità dell’utente. È necessario disporre al momento della registrazione di una casella di posta elettronica istituzionale, per il personale già dipendente della scuola con contratto a tempo indeterminato o determinato, oppure una propria e-mail personale privata, un documento di riconoscimento in corso di validità e il codice fiscale.
2. In seguito alla registrazione il sistema invia all’indirizzo email indicato un Codice Personale Temporaneo e un modulo di adesione, a questo punto l’utente accede nuovamente al servizio inserendo il Codice Personale Temporaneo e di seguito si reca, munito dei documenti, in una segreteria scolastica o ufficio scolastico per l’identificazione fisica.
3. Dopo aver ricevuto la conferma di abilitazione al servizio bisogna accedere ed effettuare la modifica obbligatoria del Codice Personale.

Area riservata

L’area riservata del portale di Istanze Online è suddivisa in sezioni: funzioni di servizio, altri servizi e archivio, attraverso la navigazione in queste sottosezioni è possibile:

• verificare i propri dati,
• consultare le normative,
• inviare la candidatura ai concorsi,
• visualizzare le graduatorie e le scadenze amministrative.

Informazioni sulla password e il codice personale

Tra i principali problemi degli utenti vi sono sicuramente quelli riguardanti la password e il codice personale (indispensabile per procedere all’invio delle domande come docente o personale ATA).

È importante sapere innanzitutto che periodicamente la password scade. Quando manca poco tempo alla scadenza, viene visualizzato un avviso non appena si accede al portale. La password può essere modificata, per fare questo è necessario entrare nell’area riservata e cliccare sulla voce “cambio password”.

Smarrimento codice personale

In caso di smarrimento del codice personale, è possibile recuperarlo accedendo alla propria area riservata sul portale POLIS e selezionando “recupero codice personale”.  Il codice personale verrà infatti inviato all’indirizzo di posta elettronica inserito in fase di registrazione.

Il codice personale può essere anche modificato attraverso la funzione “Cambio codice personale”. Se si richiede invece la Rigenerazione del Codice Personale, è come se ci si iscrivesse di nuovo a Istanze Online, per cui non sarà possibile utilizzare la pagina fino a nuova identificazione.

Nell’ultimo anno il sistema è stato aggiornato ed oltre ad una nuova veste grafica i sono delle altre piccole novità che andremo a vedere schematicamente.

Utenza tipo nome.cognome

Chi accede a Istanze OnLine con un’utenza di tipo nome.cognome deve utilizzare stesse le credenziali già in uso per il servizio.

La password per l’accesso al servizio non sarà più legata a quella per l’accesso alla posta elettronica@istruzione.it, per cui eventuali modifiche alla password della posta elettronica non saranno più recepite da Istanze OnLine e viceversa. Per la gestione della password e dei dati personali sarà disponibile il nuovo link Area Riservata –> I tuoi dati personali.

Utenti “Pago in rete” e/o al “Portale della governance della formazione”

La gestione della password e dei dati personali potrà essere effettuata indifferentemente attraverso uno di questi servizi e le modifiche saranno automaticamente recepite dagli altri.

Gli utenti registrati solo per l’accesso al servizio “Pago in rete” e/o al “Portale della governance della formazione”, non devono effettuare una nuova registrazione, potranno quindi accedere alla procedura di abilitazione al Servizio Istanze OnLine utilizzando le stesse credenziali (username e password) già in uso per “Pago in rete” e/o “Portale della governance della formazione”.

Area riservata

Nella nuova Area riservata è possibile gestire i dati personali e il recapito email personale legato alla propria utenza. L’area riservata è raggiungibile tramite il menù Utente, evidenziato dal proprio nome e cognome in alto a destra.

Iscrizioni in fasce aggiuntive

Il Miur ha reso noto di recente che è disponibile on line l’istanza per l’inserimento nelle fasce aggiuntive al concorso straordinario primaria e infanzia e al concorso 2018 della secondaria.

A questo link maggiori dettagli.

Assistenza per altri eventuali problemi

• Consultare prima di tutto la guida operativa e le FAQ.
• Per problematiche tecniche riguardanti la registrazione al portale di Istanze on line (come mancata ricezione e-mail per recupero user e password; modifica e-mail di contatto ecc) è possibile contattare l’assistenza tecnica al numero 080-926 7603 dal lunedì al venerdì dalle ore 8:00 alle ore 18:30.
• Per problemi tecnici legati alla compilazione e presentazione delle domande bisogna rivolgersi presso la segreteria scolastica di servizio.
• Per informazioni di carattere generale e normativo sulla presentazione delle domande è possibile contattare l’URP Ufficio Relazioni con il Pubblico, e-mail: urp@istruzione.it

Il portale istanze on line viene quotidianamente aggiornato dal Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca. All’interno di questo sito, nella sezione avvisi, il Miur pubblica tutte le novità. Nuove circolari e aggiornamenti sono quindi tutte reperibili tramite il sito ufficiale istanze on line.

È quindi uno strumento molto utile per il personale della pubblica amministrazione, ha reso più semplici e veloci le pratiche burocratiche riguardanti il personale docente, ATA e gli aspiranti. Una porta d’accesso che collega il cittadino, in questo caso personale scolastico o aspirante, con la pubblica amministrazione.

Un luogo virtuale dove è possibile scambiare informazioni, accedere alla propria area riservata, compilare moduli d’iscrizione, verificare la propria scheda professionale e tanto altro.

Fonte: articolo di Simone Bellitto