Le ispezioni in materia di sicurezza da parte delle autorità preposte possono avvenire in modo casuale, a seguito di un infortunio grave o di esposti presentati da genitori insoddisfatti delle condizioni di sicurezza dell’edificio ospitante i figli.

Spesso un Istituto subisce una ispezione da parte dei Vigili del Fuoco a seguito di una richiesta di rinnovo del Certificato di Prevenzione Incendi presentata dal Dirigente Scolastico.

In caso di ispezione, soprattutto se non annunciata, ci si trova spesso davanti ad una problematica comune a molte scuole, ovvero: quali sono i documenti da presentare alle autorità?

I cambiamenti di organico che subisce una scuola sono praticamente annuali e spesso interessano la Dirigenza o i docenti incaricati al ruolo di preposti di plesso. In questi casi si determina un caos nella documentazione, e non si riesce più a distinguere quali siano i documenti aggiornati e quali no, si perdono i faldoni e si rischia di subire una sanzione senza motivo.

Innanzitutto è bene precisare che è opportuno che tutta la documentazione in originale venga tenuta presso la sede centrale (presso i plessi possono essere presenti copie per esempio del DVR o del piano di emergenza) e aggiornata di anno in anno al variare dell’organico o delle condizioni di sicurezza degli edifici.

Buona norma è tenere tutta la documentazione in uno o più faldoni, sul cui dorso sia presente l’indicazione dell’anno scolastico di riferimento ed il contenuto (ovvero che tipi di documenti vi sono all’interno). Tali faldoni devono essere tenuti in un luogo riservato ma la loro collocazione deve essere nota, oltre che alla Dirigenza, anche ai preposti alla sicurezza.

All’interno è bene conservare solo la documentazione strettamente necessaria e valida per l’anno in corso, così si eviterà di consegnare agli ispettori documentazione vetusta.

A titolo di esempio si elencano alcuni documenti fondamentali da esibire in caso di controlli:

• Documento di valutazione dei rischi e Piano di Emergenza

• Documenti inerenti la sicurezza di edifici, impianti ed attrezzature

• Richiesta di rilascio documentazione inviata all’Ente Proprietario dell’Edificio (nel caso in cui non sia presente tutta quella necessaria indicata al punto precedente)

• Registro delle manutenzioni periodiche di impianti ed attrezzature

• Modulo di consegna dei Dispositivi di Protezione Individuale (DPI)

• Scheda di verifica delle cassette di primo soccorso

• Registro di verifica dei dispositivi antincendio

• Designazione Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione Esterno

• Nomina Addetti al Servizio Prevenzione e Protezione e componenti della squadra antincendio e primo soccorso

• Verbale di elezione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS)

• Verbali di avvenuta formazione ed informazione del personale

• Verbale delle riunione periodiche della sicurezza