Entro il 12 ottobre 2015 tutte le amministrazioni dello Stato, compresi gli Istituti scolastici di ogni ordine e grado, dovevano adempiere a due disposizioni obbligatorie introdotte dal DPCM 3 dicembre 2013.

Si tratta di provvedere alla:

• CONSERVAZIONE DEL REGISTRO DI PROTOCOLLO INFORMATICO

• REDAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO.

La conservazione digitale del Registro di Protocollo informatico deve essere eseguita a norma delle disposizioni obbligatorie del DPCM 3 dicembre 2013 pubblicato in Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014, che prevede l’invio “entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, garantendone l’immodificabilità del contenuto”.

Il mancato adempimento implica, ai sensi dell’articolo 7 del D.P.C.M 03/12/2013, la violazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico di cui risponde personalmente il responsabile preposto alla gestione documentale. Le nuove regole tecniche sul protocollo informatico non sono a sé stanti, ma vanno correttamente applicate insieme alle regole tecniche approvate con DPCM 13 Novembre 2014 – che si occupano delle modalità di formazione, trasmissione, copia e duplicazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni – e alle regole tecniche in materia di sistemi di conservazione dei documenti informatici, approvate con altro DPCM sempre del 3 dicembre 2013.

Nel decreto è disposto che le amministrazioni avranno il compito di nominare un Responsabile della gestione documentale, in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica ed un Coordinatore della gestione documentale che sovrintenda ai Responsabili di ogni singola area, al fine di garantire una gestione documentale omogenea e coerente all’interno dello stesso ente.

Le amministrazioni dovranno, inoltre, predisporre un Manuale di gestione che dovrà essere reso disponibile a tutti i cittadini mediante la pubblicazione sul sito internet, in base alle previsioni del D.LGS N. 33/2013, e dovranno essere riportati, in particolare:

• la pianificazione, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all’eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico;

• il piano di sicurezza dei documenti informatici relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici;

• le modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici, ai sensi dell’art. 40, comma 1, del CAD;

• la descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione del documento informatico in relazione a specifici contesti operativi esplicitati e motivati;

• l’insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi, definiti, per ogni tipologia di documento, nell’ambito del contesto a cui esso si riferisce;

• la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione;

• l’indicazione delle regole di smistamento e assegnazione dei documenti ricevuti, con la specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni;

• le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l’insieme minimo dei metadati a essi associati;

• l’indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’area organizzativa omogenea;

• l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo e l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare;

• i registri particolari definiti per il trattamento di registrazioni informatiche, anche associati ad aree organizzative omogenee definite dall’amministrazione sull’intera struttura organizzativa, e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti;

• il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto;

• le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e, in particolare, l’indicazione delle soluzioni tecnologiche e organizzative adottate per garantire l’immodificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l’operazione di segnatura, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione;

• la descrizione funzionale e operativa del componente “sistema di protocollo informatico” del sistema di gestione informatica dei documenti, con particolare riferimento alle modalità di utilizzo;

• i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali e le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi dell’art. 63 del testo unico, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente.