La Posta Elettronica Certificata, o PEC, continua a diffondersi anche tra i cittadini comuni, divenendo invece lo standard per le aziende e per i professionisti. Scopriamo insieme in cosa consiste e qual è il suo valore giuridico.

Valore legale PEC: in questo nostro approfondimento ci occuperemo di questo strumento e dei modi in cui esso acquisisce un vero e proprio valore giuridico.

Ecco tutti i dettagli riguardanti questo importante argomento per Enti Pubblici, Imprese, Professionisti e Cittadini.

Cos’è la PEC?

La posta elettronica certificata o PEC è un tipo particolare di posta elettronica. Questo messaggio di posta elettronica ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.

Rispetto al suo corrispettivo cartaceo (la raccomandata) ha un vantaggio peculiare: essendo un’operazione telematica, permette scambi di informazioni istantanei.

Il suo funzionamento, in estrema sintesi, può essere descritto come segue.

La PEC, durante la sua fase di invio al mittente, genera una ricevuta di accettazione: ciò implica che il gestore del mittente ha preso in carico il messaggio e che esso è stato verificato come proveniente da una fonte certificata.

Successivamente, il messaggio viene consegnato al server del destinatario, ed è a questo punto che il mittente riceve la ricevuta di avvenuta consegna.

Invece, in caso di esito negativo per problemi durante l’invio il mittente riceve la corrispettiva ricevuta di mancata consegna.

A chi è rivolta?

Chiunque può richiedere una casella di posta certificata, in quanto i suoi numerosi vantaggi possono tornare utili in molti ambiti della vita di tutti i giorni.

La normativa di riferimento (Legge 2/2009 e legge 221/2012) impone il suo uso ad alcune categorie, sia pubbliche sia private.

Ad esempio:

• Enti Pubblici. All’interno di questo insieme rientrano le Pubbliche Amministrazioni che, in quanto soggetti tenuti a comunicazioni di carattere pubblico e certificato, devono dotarsi di un indirizzo PEC. Si va da Comuni, Regioni e Province fino ad arrivare a Enti Istituzionali o a Società Pubbliche controllate o partecipate;

• In questo insieme sono iscritti tutti quei soggetti che, durante il processo di iscrizione al Registro delle Imprese, sono tenute a rigor di legge a comunicare anche il proprio indirizzo PEC. Ovviamente quest’obbligo vale non solo per le Società che hanno appena “aperto bottega”, ma ha carattere retroattivo. Vale, pertanto, anche per le Società già esistenti.

• Lavoratori in proprio. Come sopra, anche questi soggetti sono tenuti, a rigor di legge, a comunicare il proprio indirizzo PEC durante il processo di iscrizione al Registro delle Imprese. Indipendentemente dal fatto che i soggetti siano artigiani, Partite IVA o ditte individuali.

• Professionisti. Questo perché la PEC è obbligatoria per tutti i professionisti iscritti ad un albo professionale (anche se non svolgono alcuna attività professionale). L’obbligo è stato introdotto nella legislazione italiana dal 29 novembre 2009.

Perchè ha valore legale?

Il valore legale della PEC è il principale vantaggio di questo strumento, assente nelle ordinarie caselle di posta elettronica.

Questo significa che, se il destinatario di un messaggio di posta elettronica afferma di non aver ricevuto una email, non sarà possibile dimostrare il contrario.

Una mail ordinaria non è contestabile a causa dell’impossibilità della notifica di ricezione della stessa.

Al contrario, nel caso di mail certificate, le notifiche possono essere utilizzate come prova legale dell’invio, della consegna e del contenuto di un messaggio, quindi sono un ottimo strumento per inviare comunicazioni telematiche a:

• Aziende;
• Pubblica amministrazione;
• Professionisti;
• Privati cittadini.

Inoltre, essa permette di sostituire la raccomandata ed il fax nei rapporti ufficiali.

Un vantaggio non indifferente poiché in alcuni casi consente di:

• Supportare la trasmissione di messaggi certificati integrandoli, in maniera automatica, all’interno di applicativi dedicati a funzioni specifiche in un ufficio pubblico e privato. Ad esempio i software che si occupano dell’elaborazione di paghe e stipendi o del protocollo documentale;
• Garantire un invio preciso e puntuale di documenti importanti come circolari e direttive;
• Permettere l’emissione, da parte dei professionisti di settore, di documenti commerciali come fatture elettroniche, che possono essere utilizzati dal ricevente a fini fiscali;
• Assolvere ad ulteriori compiti di ordinaria amministrazione, come ad esempio la disdetta di un contratto, la comunicazione con la segreteria di un ufficio scolastico e altro ancora.

A questo link potete leggere una panoramica sul diritto alla ricevuta dei documenti presentati alla pubblica amministrazione.

Messaggio inalterabile e incorruttibile

Un’altra caratteristica della PEC è l’impossibilità di modificare il contenuto di un messaggio. Questo garantisce l’inalterabilità e l’incorruttibilità dei messaggi inviati e ricevuti.

Tale processo viene garantito perché al momento della spedizione, la PEC viene chiusa in una busta virtuale firmata dal gestore PEC in questione.

All’interno di questa busta è inserito l’intero messaggio originale inviato dal mittente ed i dati relativi alla certificazione della comunicazione.

Per garantire che la busta non venga aperta prima di arrivare a destinazione il gestore PEC applica una firma elettronica, paragonabile in tutto e per tutto al timbro dell’ufficio postale.

Certezza di invio e di ritorno

La scelta delle parole “Posta Elettronica Certificata” non è per niente casuale. Infatti, tutto ciò che ha a che vedere con questo processo (indirizzo mittente, contenuto del messaggio e la sua inalterabilità, data e ora di invio e ricezione) fa parte dei dati certificati dal processo stesso della PEC.

Nel momento in cui si invia una email, il gestore della PEC a cui si fa affidamento prenderà in carico tale messaggio e verrà eseguito il procedimento che abbiamo accennato sopra.

Dopo che il messaggio verrà imbustato e firmato dal gestore, sarà inviato al gestore PEC del destinatario che a sua volta lo verificherà prima di inviarlo al destinatario finale.

Al momento dell’invio del messaggio verrà inviata una ricevuta di accettazione. Che in buona sostanza rappresenta la prova di verifica di un indirizzo certificato da parte del mittente.

Dal momento della validazione della mail, essa viene successivamente presa in carico, imbustata, protetta, formata e consegnata al server del destinatario.

Anche al momento della ricezione della missiva da parte del destinatario verrà inviata una ricevuta di avvenuta o di mancata consegna.

La consegna attesta il giorno e l’orario esatto in cui il messaggio è stato recapitato nella casella del destinatario.

Da precisare che, anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo, i gestori inviano degli avvisi in modo che non possano esserci dubbi sullo stato della spedizione del messaggio.

Conservazione delle PEC

La PEC, infine, può essere determinante in alcune situazioni: esse infatti possono avere rilevanza in ambito civile, penale, tributario, amministrativo, contabile o di diritto del lavoro.

Per questo la conservazione del flusso di dati e la traccia informatica delle operazioni svolte può essere davvero importante, nonché utile.

Inoltre l’introduzione del D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013 ha rivisto la questione della conservazione digitale dei documenti digitali, con particolare riferimento alla Posta Elettronica certificata.

Questo perché è stato introdotto il concetto che anche una e-mail, un tracciato record, un database, una PEC, sono da considerarsi documenti informatici a tutti gli effetti.

Ma come funziona? E quali termini si devono rispettare nella fattispecie della PEC?

In estrema sintesi, qualsiasi gestore PEC è tenuto alla conservazione, per un periodo di trenta mesi, dei log dei messaggi, che contengono tutto il flusso di eventi associati all’invio e alla ricezione dei messaggi nell’ambito del circuito PEC.

Questo al fine di renderli disponibili su richiesta al titolare della casella PEC.

Ci sono ovviamente obblighi non solo a carico dei gestori delle PEC, ma anche per i titolari della casella di posta elettronica certificata.

Ad esempio, l’art. 2220 del codice civile prevede per le Imprese, l’obbligo di conservazione delle PEC: tutte le PEC spedite e tutte le PEC ricevute devono essere conservate.

Invece per le PA questo stesso obbligo è sancito dal D. Lgs. 82/2005 (CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, artt. 2, 20 e 43).

L’elenco pubblico delle PEC

Per concludere, ricordiamo che, presso il Ministero per lo Sviluppo Economico, è stato istituito l’elenco pubblico delle PEC delle imprese e dei professionisti. Denominato Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC).

L’accesso a tale elenco è libero e gratuito a tutti.

Il Ministero informa che “sono disponibili oltre 1.490.000 indirizzi PEC di professionisti relativi a oltre 1.735 ordini e collegi professionali. E quasi 4.500.000 indirizzi PEC di imprese (società e imprese individuali)” (dati aggiornati a Gennaio 2019).