Per modernizzare e semplificare i servizi pubblici, il governo italiano ha introdotto una piattaforma notifiche digitali, nota come SEND, che però presenta ancora alcune criticità per i cittadini che ricevono notifiche alla “vecchia maniera”, cioè analogiche: scopriamone il perché.

Sulla carta il sistema SEND, parte del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) nella sua Misura 1.4.5 della componente M1.C1, dedicata alla Digitalizzazione, innovazione e sicurezza della Pubblica Amministrazione, rappresenta un passo significativo verso un’efficace gestione delle comunicazioni ufficiali tra le amministrazioni comunali e i cittadini.

Attraverso l’allocazione di 200 milioni di euro da parte del Dipartimento per la Trasformazione Digitale, le amministrazioni comunali sono così incoraggiate ad aderire al meccanismo di notificazione digitale, contribuendo così a una maggiore efficienza e trasparenza nel servizio pubblico.

Che cos’è SEND?

Si trarra di un punto di accesso, che gode di valore legale, che consente alle Pubbliche Amministrazioni di notificare atti legali a persone fisiche o giuridiche, enti o associazioni, dotati di Codice Fiscale.

L’iter prevede che l’amministrazione emittente depositi l’atto sulla piattaforma, mentre la piattaforma notifiche si occupa del processo di notifica, scegliendo la modalità più appropriata, sia digitale e sia analogica, conforme alla normativa.

Tuttavia, la transizione verso questo nuovo sistema presenta sfide non di poco conto per i cittadini non digitali, che sono costretti alla ricezione in formato analogico, con una risoluzione non sempre agevole del processo.

Piattaforma SEND, criticità per i cittadini che ricevono notifiche analogiche

Per comprendere appieno il contesto della notifica per coloro che non dispongono di un domicilio digitale, è essenziale esaminare il processo dettagliato di questa pratica. In particolare, questa situazione riguarda i cittadini che, per vari motivi, non hanno attivato un domicilio digitale, ovvero un indirizzo elettronico protetto e certificato a cui vengono inviate le comunicazioni ufficiali.

In questa circostanza, quando un’Amministrazione Pubblica emette un atto che richiede una notifica, essa si affida al tradizionale sistema di raccomandata. Tuttavia, c’è un elemento cruciale da considerare: la raccomandata inviata non include i documenti fisici oggetto della notifica. In altre parole, il cittadino riceverà una comunicazione formale che attesta l’avvenuta notifica, ma il contenuto effettivo dell’atto, che potrebbe essere un avviso, una comunicazione ufficiale o un documento legale, non è fisicamente allegato alla raccomandata.

Questa separazione tra il mezzo di notifica (la raccomandata) e il contenuto della notifica (i documenti effettivi) rappresenta un aspetto rilevante della transizione verso le notifiche digitali.

Come recuperare i documenti mancanti?

La normativa prevede tre opzioni:

• l’accesso diretto alla piattaforma tramite SPID/CIE
• l’utilizzo dei link forniti nella raccomandata, consentendo l’accesso limitato ai documenti in piattaforma
• recarsi presso l’ufficio postale per ottenere una stampa a pagamento dei documenti.

Accesso diretto alla piattaforma

Dopo aver ricevuto la raccomandata, il cittadino deve accedere a una piattaforma digitale dedicata, spesso fornita dal governo o da enti autorizzati. Questa piattaforma è progettata per gestire in modo sicuro elettronicamente le notifiche ufficiali.

Come abbiamo anticipato prima l’accesso a questa piattaforma può avvenire tramite due principali modalità di autenticazione digitale: SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) o CIE (Carta d’Identità Elettronica).

Per chi non lo sapesse SPID è un sistema di autenticazione che permette ai cittadini italiani di accedere a servizi online della pubblica amministrazione e di altri enti privati con un’unica identità digitale. La CIE, invece, è una carta d’identità con funzionalità elettroniche che può essere utilizzata per accedere a servizi online in modo sicuro.

Una volta autenticati sulla piattaforma digitale, i cittadini possono visualizzare l’atto notificato e scaricarne i documenti correlati.

Utilizzo dei link forniti nella raccomandata

In alternativa , la raccomandata può contenere link diretti alla piattaforma digitale. Questi link sono forniti per semplificare l’accesso del cittadino alla notifica e ai documenti correlati.

Tuttavia, è essenziale notare che l’accesso a tali link potrebbe richiedere l’utilizzo di SPID o CIE, garantendo così l’autenticazione e la sicurezza del processo.

Anche in questo caso, a seguito dell’accesso, i cittadini possono visualizzare l’atto notificato e scaricarne i documenti.

Recarsi all’ufficio postale

Infine l’opzione di recarsi presso l’ufficio postale per ottenere una stampa a pagamento dei documenti rappresenta un’alternativa per coloro che preferiscono gestire le notifiche in formato cartaceo o che incontrano difficoltà nell’adozione di soluzioni digitali. Tuttavia, è importante esaminare attentamente questa procedura e le sfide associate:

1. Stampa a pagamento presso l’ufficio postale: Dopo aver ricevuto la notifica tramite raccomandata, il cittadino può scegliere di recarsi fisicamente presso un ufficio postale per richiedere la stampa a pagamento dei documenti. Questo servizio può comportare costi aggiuntivi che l’utente è tenuto a coprire per ottenere la versione cartacea dei documenti notificati.
2. Non equivalente a una copia conforme: È fondamentale sottolineare che la stampa ottenuta presso l’ufficio postale non è equivalente a una copia conforme, come richiesto dall’art. 23 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Una copia conforme è una replica certificata conforme all’originale, conferendo validità legale al documento. La stampa ordinaria presso l’ufficio postale potrebbe non garantire la stessa autenticità e validità legale.
3. Non perfeziona la notifica: La stampa cartacea ottenuta dall’ufficio postale non perfeziona la notifica stessa. La notifica viene già considerata effettuata con l’invio della raccomandata, e la stampa successiva serve solo a fornire al cittadino una versione fisica del documento notificato.
4. Complicazioni per gli utenti non digitali: Nonostante questa opzione miri a fornire un’alternativa per gli utenti non digitali, potrebbe generare complicazioni, specialmente quando è necessario condividere o consegnare i documenti a terzi. Ad esempio, se un cittadino deve fornire documenti a un avvocato per un ricorso, la copia cartacea potrebbe non essere sufficiente per soddisfare i requisiti legali, costringendo l’utente a dover poi accedere alla piattaforma digitale o utilizzare i link forniti sulla raccomandata.

Fonte: articolo di redazione lentepubblica.it