PA, privacy ed organi collegiali. La recente emergenza dettata dal contrasto alla diffusione del virus ha prodotto modifiche sostanziali nelle modalità di azione e di decisione delle pubbliche amministrazioni.

E ciò si avverte soprattutto in quelle che sono caratterizzate per avere un “vertice politico” a cui si richiede di adottare “in modalità collegiale” le decisioni strategiche e organizzative dell’ente.

La modalità “smart”, intendendo con questa espressione l’utilizzo delle relazioni “da remoto”, è infatti richiesta, non solo per le attività d’ufficio, ma anche per le decisioni che debbono essere adottate da organi quali il Consiglio di Amministrazione, la Giunta regionale, comunale o provinciale o i Consigli provinciali, comunale, ecc.

In questo caso, quindi, si rende necessaria l’adozione di sistemi che siano in grado di garantire, oltre al confronto contestuale, tutti quegli aspetti di natura formale che sono richiesti affinché le decisioni possano ritenersi correttamente assunte, in ragione alla specificità degli organi.

PA, privacy ed organi collegiali

Alcuni di essi, infatti, operano “al chiuso”, cioè in assenza della necessità che le sedute siano accessibili da parte di soggetti estranei, come nel caso delle Giunte e dei Consigli di Amministrazione.

Altri invece, come nel caso dei Consigli comunali e provinciali, la situazione è diversa poiché, fatta eccezione per quei casi in cui sia richiesto il contrario, di norma si tratta di riunioni che per loro natura sono “aperte al pubblico”, proprio allo scopo di consentirne la più ampia conoscenza delle decisioni adottate e del dibattito politico.

Le questioni che attengono alle sedute degli organi collegiali, in questi tempi di emergenza, dunque, riguardano due diversi aspetti: a) la scelta del sistema di connettività che assicuri la condivisione delle decisioni e il confronto nella contemporaneità della presenza; b) la scelta del metodo per rendere “pubbliche” le sedute effettuate in “video conferenza”.

Il sistema di connettività

Il primo aspetto (la video conferenza) viene risolto con il ricorso ad applicazioni, di cui il web è ampiamente prodigo, che offrono, anche a costi contenuti o persino gratis, la possibilità di assicurare la condivisione di riunioni con la videoripresa di tutti i partecipanti. In questo caso, se il numero degli utenti è limitato e la frequenza delle riunioni è contenuta, l’Ente non dovrà acquistare alcun prodotto, ma invitare i partecipanti a “incontrarsi sul web”.

Se invece l’Ente vorrà disporre di uno strumento con caratteristiche che assicurino maggiore affidabilità e funzionalità, dovrà provvedere all’acquisto di una “utenza” che consenta l’utilizzo di spazi dedicati e la possibilità di organizzare specifiche riunioni.

Qualcuno, giustamente, si chiede se tale modalità possa comportare qualche rischio per il trattamento dei dati personali. E’ evidente che quando le riunioni di Giunta si tengono all’interno dello stesso locale, i rischi di comunicare all’esterno informazioni che abbiano carattere riservato o semplicemente si riferiscano a dati personali, hanno minore probabilità di essere diffuse.

Immagini dei partecipanti e precauzioni a livello di privacy

Ed è evidente, inoltre che, oltre alla diffusione di eventuali informazioni, con l’utilizzo delle video conferenze, inevitabilmente, si ha la diffusione delle immagini dei partecipanti. Quindi la questione del trattamento dei dati personali richiede due ordini di precauzioni.

Ma si tratta di questioni che non si risolvono con l’utilizzo delle “informative” da parte dell’Ente, come qualcuno ha pensato di fare. Vediamo perché:

• L’eventuale richiamo a situazioni che riguardano la trattazione di dati personale, nel corso della seduta, non è una circostanza necessaria e dipende esclusivamente dalla intenzione dei partecipanti alla riunione di volervi fare riferimento, consapevoli che ciò che diranno sarà oggetto di video registrazione. Al riguardo è opportuno evidenziare che ciascuno dei partecipanti, compreso l’Ente, si trova nella condizione di “utente della piattaforma” e non di gestore. Da ciò discende che il “titolare del trattamento” è l’operatore che mette a disposizione l’uso della piattaforma. Infatti, all’atto dell’iscrizione, solitamente (e questo deve essere fatto) dovrebbe fornire a ciascun utente ogni indicazione utile in ordine al trattamento dei dai, assicurando che non saranno accessibili da parte di terze persone, né utilizzati per finalità diverse. Dunque, si tratta di un adempimento a carico del gestore del servizio e non dell’ente.
• L’eventuale videoregistrazione e conservazione dei filmati delle sedute riguarda un altro tipo di trattamento che, questa volta, non attiene al gestore della piattaforma informatica, ma all’utente che intende effettuarla. In questo caso è inevitabile che ciò sia disciplinato. Ma la questione non riguarda l’attuale emergenza, essendo già presente in ogni circostanza nella quale l’Ente decide di fare ricorso a tale modalità. E non si risolve con la produzione di una “informativa”, ma con la regolamentazione delle modalità di registrazione, di conservazione e di eventuale accesso ai filmati. Per questa ragione, ritengo di consigliare di non registrare l’intera seduta, ma esclusivamente quelle parti della riunione che attengono all’esame di ogni documento e l’acquisizione dell’avviso dei partecipanti. Ogni sistema, infatti, prevede la possibilità di attivare o sospendere la registrazione. Ciò permetterebbe di conservare, non l’intera conversazione, che potrebbe contenere informazioni che hanno carattere riservato e riferimenti a persone, ma solo quella parte della seduta che ha lo scopo di attestare la certezza della presenza dei partecipanti, l’esame dell’atto e la formale approvazione. Questa precauzione consente di limitare il trattamento dei dati, evitando la conservazione di informazioni che possono contenere riferimenti personali.

Un riepilogo sulle informative

Riepilogando: nel caso delle sedute di organi collegiali che non siano pubbliche, non è necessario predisporre alcuna informativa da parte dell’ente. Semmai è necessaria una regolamentazione sull’utilizzo di eventuali registrazioni.

L’informativa in ordine alla titolarità e responsabilità del trattamento attiene all’operatore che fornisce il servizio di video registrazione, rispetto al quale, anche l’ente è un semplice utente.

La video registrazione e la trasmissione del Consiglio comunale

Quando, invece, si tratta della video registrazione di riunioni che hanno la caratteristica di essere “aperte al pubblico” la questione assume connotati diversi. Oltre alla ripresa della seduta, infatti, l’ente deve decidere la modalità con la quale assicurare la necessaria pubblicità, in una condizione che non può essere soddisfatta con l’accesso a un luogo fisico.

Si rende, quindi necessario, predisporre degli strumenti telematici che possano consentire l’accesso a chiunque vi abbia interesse. E la questione è comune anche a quegli enti che abbiano locali sufficientemente ampi con un numero di consiglieri esiguo, da potere applicare le misure di distanza fisica, se non riescono a soddisfare la pubblicità delle sedute.

I problemi potenziali dei Social Network

Gli strumenti oggi a disposizione di maggiore disponibilità a minor costo, sono certamente i social network, ma l’utilizzo di questi strumenti per assicurare pubblicità alle sedute di consiglio comunale, incontra alcuni problemi di carattere oggettivo che non possono essere trascurati. Quali, ad esempio:

1. La diffusione delle sedute consiliari su facebook (che è il network più diffuso) costringerebbe i cittadini a doversi dotare di uno specifico account, anche se non abbiano alcuna intenzione di servirsene. Già è diverso se la scelta cade su YouTube che, ai fini della fruizione dei filmati, non richiede un account specifico
2. L’utilizzo dei social netwok come sistema di diffusione potrebbe incontrare un’altra criticità nel caso in cui non si disattivasse la funzionalità che consente agli utenti di aggiungere commenti al filmato. Certamente si tratta di una opportunità che consente il confronto, ma non possiamo nascondere che, molto spesso, è motivo di scontro a causa di chi coglie l’occasione per accendere polemiche oziose, finalizzate a intossicare le relazioni sociali. Peraltro, la pubblicità della seduta non è finalizzata alla partecipazione attiva dei partecipanti, quanto, invece, alla conoscenza delle decisioni assunte e delle modalità in cui si articola il confronto politico.
3. La trasmissione in diretta sui social network, può avere la conseguenza di fare permanere all’infinito le registrazioni con il risultato di decontestualizzare il confronto e mantenere, senza limiti temporali ogni traccia della sedute, anche a un pubblico non direttamente interessato

Niente Social Network e Streaming ma solo sito web istituzionale?

Per le ragioni prima indicate è consigliabile astenersi dall’utilizzo dei social network e il ricorso alla video registrazione e la pubblicazione “in contemporanea” sullo stesso sito istituzionale, ma non in “streaming”, cioè sulla rete web.

La pubblicazione del filmato sul sito dell’ente consente, innanzitutto, il libero accesso ai cittadini (e non solo) senza la necessità di aderire a piattaforme, senza l’onere di doversi autenticare. Ma soprattutto aggiunge il valore (non trascurabile) della formalità istituzionale, trattandosi del sito dell’ente, evitando così di affidare un tema importante alle conversazioni tipiche dei social network.

Inoltre, proprio in ragione della contemporaneità della trasmissione, l’Ente può decidere, a conclusione della seduta, di sospendere la trasmissione e rimuovere la registrazione dal sito, proprio per evitare una eventuale “decontestualizzazione” che potrebbe indurre a indebite amplificazioni delle affermazioni rilasciate in occasione della seduta.

Quali sono le eventuali implicazioni in materia di trattamento dei dati?

Anche in questa circostanza l’Ente non è “titolare” di alcun trattamento, così come non lo è quando le sedute sono aperte alla presenza fisica dei cittadini. Per la fase della video conferenza, come si è detto prima, l’Ente si configura come utente, quindi dovrà pretendere il corretto trattamento dei dati da parte dell’operatore che fornisce il servizio e semmai informare di queste gli altri utenti.

Per quanto riguarda la trasmissione della registrazione, sia che lo faccia mediante i social network, sia che lo faccia sul proprio sito istituzionale, tale decisione deve essere oggetto di una specifica disposizione regolamentare, quindi adottata secondo le modalità prevista dalla normativa vigente e semmai, in quella circostanza si dovranno ammonire i “visitatori” a non utilizzare eventuali loro riproduzioni della seduta, per finalità che non siano consentite o che comportino la violazione del trattamento di dati personali.

Non si tratta quindi di una “informativa” che l’Ente deve produrre, anche perché non è titolare di alcun trattamento, né può garantire la tutela di diritti dei singoli se i filmati vengono propagati sui social network.

Eventuali violazioni del trattamento, come la indebita diffusione di informazioni al di fuori del contesto sono oggetto di tutela da parte dei singoli interessati nei confronti di chi sia diretto responsabile della violazione, certamente non nei confronti dell’ente se si è attenuto alle prescrizioni definite con il proprio regolamento.

Eccezioni

L’unica eccezione all’obbligo della prescrizione regolamentare è contenuta nei provvedimenti adottati dal Governo per fronteggiare l’emergenza. Ed è consigliabile che queste non si spingano fino alla trasmissione indiscriminata delle sedute sui social network.

Ciò che si rende necessario, nel caso in cui le sedute avvengano in modalità telematica è il richiamo ai partecipanti a prestare la dovuta attenzione riguardo a due aspetti da tenere nel debito conto, evidenziando la responsabilità personale di ciascuno:

a) in caso di riferimento a vicende che possano ingenerare sospetto di calunnia o diffamazione o la inopportuna diffusione di dati personali

b) nel caso in cui, involontariamente vengano riprese e trasmesse immagini, volti o situazioni riguardanti persone inconsapevoli vicine alla postazione da cui si trasmette.

Fonte: articolo di Santo Fabiano