La società del Gruppo Telecom Italia, forte dell’esperienza maturata nella dematerializzazione dei processi della casa madre, è a fianco di imprese e PA italiane nel percorso verso la gestione elettronica dei documenti, con un’offerta completa basata sulla Nuvola Italiana e un approccio che «tranquillizza il cliente», come racconta Ottaviano Tagliaventi, responsabile Paperless Solutions di Olivetti

È partita in Italia la Fatturazione Elettronica, per ora obbligatoria solo verso una parte della la PA (gli enti coinvolti sono al momento circa 22mila), ma destinata a estendersi nei prossimi anni, per arrivare all’obiettivo “zero carta” imposto dalla UE per il 2020. Determinante è stata anche una recente circolare dell’Agenzia delle Entrate, che sancisce che la fattura può essere elettronica per chi la emette ma poi cartacea per chi la riceve. Passi importanti, che hanno finalmente acceso l’interesse, finora sopito, sia delle PA sia delle imprese italiane, e che promette di portare grandi benefici in termini di efficienza e modernità all’intero Paese. Ne parliamo con Ottaviano Tagliaventi, responsabile Paperless Solutions di Olivetti, società di Telecom Italia, che è tra i principali fornitori di soluzioni in questo ambito.

A un mese dall’avvio dell’obbligo di FE alla PA, qual è stata la reazione che avete osservato?

Da quando si è diffusa la notizia dell’obbligo, è partita la corsa a dematerializzare le fatture cartacee: molti clienti chiamano e chiedono come provvedere. Ma pensare di trasformare in digitale il documento è solo il primo passo verso la dematerializzazione di tutto il processo che porterà a dei margini di risparmio: Olivetti ha costruito la propria soluzione in quest’ottica, con l’obiettivo di aiutare le aziende a gestire in modo paperless l’intero processo, migliorandolo e ottenendo così un vantaggio economico.

Crediamo che una chiave per aiutare le aziende sia la fatturazione asimmetrica, introdotta a giugno con una circolare dell’Agenzia delle Entrate. Sancisce che ogni azienda può emettere fatture elettroniche anche senza un accordo formale con il ricevente, il quale può decidere di gestirle come preferisce. Questo punto è molto importante e può sbloccare la diffusione spontanea fra i privati perché altrimenti era necessario tenere attivi due sistemi di ciclo attivo, quello tradizionale e quello elettronico. Pensiamo che questo consentirà di anticipare la data del 2020, quando scatterà l’obbligo per tutti.

Le aziende hanno bisogno di tecnologia, ma anche di consulenza sul processo. Come vi proponete?

La soluzione Olivetti è in Cloud, e quindi non necessita l’acquisto di hardware e software, riducendo il costo iniziale. Il nostro Cloud è quello della Nuvola Italiana di Telecom Italia, che offre massima garanzia di affidabilità e continuità del servizio. E’ quindi pronta all’uso: il cliente può partire semplicemente utilizzando le credenziali che forniamo noi. Inoltre, se un limite frequente delle piattaforme Cloud è di essere standard, la nostra può invece essere personalizzata e customizzata per ogni singola esigenza, diversa anche in base alla tipologia dei clienti, PMI o grandi imprese.

Si tratta comunque di un importante cambiamento per gli addetti alla fatturazione…

Olivetti punta sempre alla continuità dei processi, riducendo l’impatto sulle aziende e sulle PA, abituate a ricevere una fattura cartacea e inserire i dati a mano. Invece della carta, arriva un file XML, e per la PA ora è un obbligo. Per questo, ci facciamo carico noi di ricevere la fattura e diamo la possibilità di stampare i dati, garantendo continuità. È un passaggio transitorio, ma non è realistico pensare che tutte le PA riescano a gestire da subito il file XML: il change management è necessario. Questo approccio tranquillizza il cliente: non ci si deve dotare da subito di nuove competenze, non si deve acquistare hardware. In più, si tratta di una soluzione pay per use, e quindi il costo è commisurato all’effettivo utilizzo.

Avete previsto altre azioni per aiutare imprese e PA a fare il passo verso la digitalizzazione?

Abbiamo avviato collaborazioni con commercialisti e consulenti per offrire formazione: tutte le aziende hanno i loro canali per la consulenza fiscale e anche per questi soggetti è un passaggio importante. Il commercialista non deve pensare che la fatturazione elettronica sminuisca il suo ruolo. Al contrario, può essere il protagonista della trasformazione: abbiamo anche messo a punto una soluzione in cui il professionista del settore fa da “hub” per i propri clienti.

Può raccontare qualche progetto rilevante che Olivetti ha realizzato?

La nostra referenza più importante naturalmente è Telecom Italia, ma ci sono altri grandi realtà. Telecom Italia emette decine di milioni di fatture all’anno, con picchi tipicamente bimestrali. La soluzione è molto performante e prevede l’importazione dai sistemi di fatturazione del cliente, l’invio al Sistema d’Interscambio SDI, la gestione notifiche dallo SDI, la riconciliazione, e l’invio nell’ambiente di conservazione sostitutiva. Tutto il processo viene controllato attraverso un cruscotto.

È un progetto ormai a regime, iniziato due anni fa, che abbiamo realizzato di concerto con istituzioni preposte: le recenti norme tecniche sono anche frutto dell’interazione e dell’ascolto reciproco.

Olivetti è anche molto attiva nell’ambito della firma digitale…

Siamo stati tra i primi a partire nel 2011 con la realizzazione  delle soluzioni innovative di firma elettronica, come la firma grafometrica, quella su tablet. Il legislatore lo scorso maggio ha stabilito che la firma grafometrica, se utilizzata nell’ambito di un processo di “firma elettronica avanzata”, ha valore di firma scritta, con garanzie di gestione del dato biometrico, conservazione del documento, identificazione, etc.. È un passaggio importante perché prima si doveva utilizzare la smart card, che obiettivamente non aveva trovato diffusione nel grande pubblico.  Ad oggi gestiamo circa 100mila punti firma, presso banche assicurazioni, fornitori di servizi come operatori TLC e utility, società di logistica, noleggio auto,  anche attraverso i nuovi tablet grafometrici di Olivetti.

La firma elettronica, poi, ha anche un forte impatto sulla fatturazione elettronica, perché ogni fattura deve essere firmata digitalmente: oggi si utilizzano sistemi di firma massiva, normati, in cui il certificato è conservato da una  certification authority, che per Olivetti è Trust Technologies, la Certification Authority del Gruppo Telecom Italia.

FONTE: ICT4Executive

AUTORE: Manuela Gianni