Scade il 12 agosto 2016 il termine entro il quale le Pubbliche Amministrazioni dovranno adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti secondo quanto stabilito dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 (in seguito D.P.C.M. 2014), pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015.

Il D.P.C.M. 2014 costituisce l’ultimo step di un percorso che introduce importanti novità nella gestione dei documenti, con evidenti ripercussioni nell’organizzazione interna delle Pubbliche Amministrazioni sia per l’organizzazione delle risorse umane, sia per l’organizzazione e lo svolgimento dei processi di gestione. Più precisamente:

1. nel 2000, il D.P.R. n. 445 del 28 dicembre (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) al capo IV, ha introdotto significativi cambiamenti nel sistema di gestione informatica dei documenti all’interno delle Pubbliche Amministrazioni;
2. nel 2004, la deliberazione CNIPA n. 11 ha stabilito le regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali;
3. nel 2005 è stato emanato il D.Lgs. 7 marzo n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD), modificato ed integrato dal D.Lgs. n. 235 del 30 dicembre 2010, con cui si è data organicità in materia di regolamentazione, attraverso l’uso delle tecnologie dell’informazione e delle comunicazioni, dei rapporti tra Pubbliche Amministrazioni, cittadini e imprese;
4. nel 2013 sono stati emanati due Decreti entrambi del Presidente del Consiglio dei Ministri ed entrambi del 3 dicembre; tali Decreti dettano le regole tecniche:
   • per il protocollo informatico, da adottarsi entro l’11 ottobre 2015;
   • in materia di conservazione, sostituendo la deliberazione CNIPA n. 11/2004;
5. nel 2014, con l’emanazione del D.P.C.M. del 13 novembre, si è concluso l’ iter di regolamentazione del processo per la digitalizzazione dei documenti all’interno delle Pubbliche Amministrazioni.

Cosa cambia per le PA

Per la singola amministrazione, il cambiamento più evidente si ha con l’abolizione dei registri cartacei a favore dell’introduzione di sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali; ma il cambiamento profondo riguarda la diversa metodologia di lavoro che l’amministrazione dovrà adottare basata sulla classificazione dei documenti acquisiti o prodotti. Nell’attribuire un numero di protocollo al documento, sarà necessario classificarlo in modo da creare, sin da subito, un collegamento tra il documento, il fascicolo e il relativo procedimento, rendendo agevole il reperimento delle informazioni e dei file all’occorrenza e favorendo una efficiente organizzazione e indicizzazione dei documenti in ciascuna amministrazione. Inoltre, l’utilizzo di criteri uniformi di classificazione e di archiviazione dei documenti favorisce una più efficiente comunicazione tra gli Uffici della stessa amministrazione, soprattutto quando il procedimento interessa più unità. In questo caso, ciascun ufficio potrà visualizzare il documento e/o il fascicolo in questione e intervenire nella procedura a seconda dell’abilitazione (alla consultazione, all’inserimento, alla modifica) rilasciata dall’amministrazione; si garantisce, così, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soli soggetti interessati, il tutto in condizioni di sicurezza e nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali.

In presenza di procedimenti che coinvolgono più amministrazioni, i vantaggi derivanti dall’utilizzo del sistema per la gestione dei flussi documentali si traducono nella possibilità di condividere le informazioni in tempo reale. Ciascuna amministrazione coinvolta nel procedimento potrà accedere al fascicolo attraverso la rete unitaria delle Pubbliche Amministrazioni, e intervenire a seconda dell’abilitazione rilasciata dall’amministrazione responsabile del procedimento, così come avviene tra gli Uffici e/o le aree organizzative appartenenti alla stessa amministrazione.

Anche i cittadini, le imprese e tutti coloro che entrano in contatto con le Pubbliche Amministrazioni, accedendo al sistema informatico, hanno la possibilità di consultare i propri fascicoli ed eventualmente di inserire nuovi documenti. Un esempio è il nuovo processo tributario telematico – S.I.Gi.T .

L’adozione del sistema di gestione dei flussi documentali introduce, quindi, importanti cambiamenti all’interno delle pubbliche amministrazioni nella metodologia di lavoro da adottare, e anche il personale interno dovrà essere riorganizzato secondo le nuove esigenze di gestione. Di conseguenza, è necessario che ciascuna amministrazione proceda ad una mappatura delle competenze del personale interno per individuare le persone con competenze specifiche e motivate ad attuare i cambiamenti previsti dalle norme; su tali persone l’amministrazione dovrà:

1. investire in formazione;
2. coinvolgerli nel ridisegno/riorganizzazione delle attività e dei processi interni;
3. incentivarli adeguatamente;

in quanto è la risorsa umana la chiave per il cambiamento della pubblica amministrazione.

Come il documento diventa digitale: requisiti e processi

Il documento informatico deve assumere le caratteristiche dell’integrità (deve essere completo e inalterato) e dell’immodificabilità (deve essere garantita la non alterabilità del documento nella forma e nel contenuto). Tali caratteristiche vengono garantite a ciascun documento amministrativo informatico anche attraverso la:

1. registrazione di protocollo: l’attribuzione di un codice identificativo di almeno sette cifre numeriche;
2. segnatura di protocollo, che viene apposta all’originale e, oltre a richiamare il progressivo e la data di protocollo, identifica l’amministrazione o l’area organizzativa che ha prodotto il documento;
3. classificazione, per associare i documenti ai fascicoli che dovranno contenerli e ai relativi procedimenti;

pertanto, lo svolgimento delle (3) suddette operazioni, rappresenta un passaggio necessario e sufficiente per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti della P.A.

Una volta inseriti nel sistema di gestione documentale, i documenti, i fascicoli e/o eventuali aggregazioni documentali informatiche devono essere trasferiti al sistema di conservazione (attraverso la generazione di un pacchetto di versamento) per essere conservati nell’archivio corrente; successivamente i documenti, fascicoli e/o eventuali aggregazioni documentali vengono riversati nell’archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. Più precisamente, il trasferimento al sistema di conservazione avviene quotidianamente e genera il registro giornaliero di protocollo con l’elenco delle registrazioni di protocollo giornaliere, mentre il riversamento nell’archivio di deposito dei documenti, fascicoli e/o aggregazioni documentali avviene almeno una volta all’anno rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie hanno nell’archivio corrente. Infine, i documenti selezionati per la conservazione permanente vengono trasferiti nell’archivio storico ossia negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata Sezione di archivio, secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di beni culturali (Figure 1 e 2).