Tra meno di un mese scade il termine per le Pubbliche Amministrazioni italiane per l’adeguamento ai sistemi di gestione informatica dei documenti come stabilito dal D.P.C.M. 2014. Documenti che dovranno da ora essere già prodotti in formato digitale attraverso l’applicazione di apposite procedure che ne garantiranno la validità e l’integrità a livello giuridico.
Come si producono i documenti in formato digitale? Un documento digitale può essere creato attraverso la semplice digitazione del testo a mezzo di software di text editing oppure attraverso l’acquisizione di documenti cartacei a mezzo di sistemi OCR. In questo secondo caso si parla di dematerializzazione, ovvero il procedimento di trasformazione del documento analogico in documento informatico. Ad occuparsi di questo processo esistono società specializzate nella conservazione digitale a norma come la Bucap, società accreditata AgID che offre proprio servizi di questo tipo per privati e Pubbliche Amministrazioni. Il processo di dematerializzazione ha il duplice scopo di ridurre i volumi fisici occupati dai documenti cartacei e i conseguenti costi di conservazione, e di assicurare una tracciabilità più sicura e trasparente di questi ultimi attraverso l’applicazione di regole ben precise definite dal protocollo informatico.
Il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1) definisce il protocollo informatico come “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”.
Un documento che assolve tutte le regole sopradescritte, dovrà contenere le seguenti informazioni:
- il luogo di redazione;
- la data (giorno, mese, anno);
- il numero di protocollo;
- Il numero degli allegati, se presenti;
- l’oggetto;
- firma elettronica avanzata o qualificata da parte dell’istruttore del documento e sottoscrizione digitale del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale; se trattasi di documento digitale;
- sigla autografa dell’istruttore e sottoscrizione autografa del responsabile del procedimento amministrativo (RPA) e/o del responsabile del provvedimento finale, se trattasi di documento cartaceo.
Tra questi punti meritano particolare attenzione:
Il numero di protocollo: ovvero il numero identificativo di sette cifre numeriche che permette ad ogni documento di essere associato al relativo registro di protocollo e di essere così trasmesso, consultato ed eventualmente modificato in maniera sicura.
La firma elettronica. La firma elettronica può essere avanzata o qualificata a seconda del modo in cui viene crittografata, in ogni caso la sua funzione è quella di assicurare l’integrità e l’autenticità del documento.
Insomma il 12 agosto rappresenta una importante data non solo per le PA, ma per tutti i cittadini che potranno accedere in maniera sicura ed efficiente ai propri documenti.
Bucap
Nata nel 1982, la società si è specializzata inizialmente in servizi di archiviazione fisica e nella gestione ottica dei documenti. Gli anni di esperienza in questo settore l’hanno portata ad acquisire competenze sempre più specifiche nel settore tecnologico e ad oggi è in grado di fornire servizi di archiviazione e gestione documentale per il settore pubblico e privato.
