Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD-DLgs 82/2005) definisce il documento informatico (“rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”) in contrapposizione al documento analogico (“rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”) e lo inquadra come elemento centrale di quel processo di innovazione della Pubblica amministrazione finalizzato alla completa digitalizzazione delle pratiche amministrative.
In teoria a partire da oggi, 12 agosto 2016, tutte le amministrazioni dovevano abbandonare definitivamente la carta per utilizzare il documento informatico, gestendo i procedimenti amministrativi di propria competenza solo attraverso gli strumenti informatici. A questo punto gli enti locali, invece, avranno più tempo per adeguarsi: salta la scadenza del 12 agosto.
Concesso pertanto più tempo agli enti locali per l’abbandono della carta e l’obbligo di produrre i propri documenti soltanto in formato digitale. La scadenza, che inizialmente era fissata al 12 agosto, ha subito un rinvio, con il testo che dà al ministero della Pubblica amministrazione, d’intesa con l’Agenzia per l’Italia digitale, il compito di mettere a punto le nuove norme per l’attuazione del Cad, archiviando di fatto il Dpcm del 13 novembre 2014 che aveva fissato la scadenza perentoria del 12 agosto 2016. I decreti entreranno in vigore dopo la pubblicazione in gazzetta ufficiale.
Successivamente alla pubblicazione del CAD, che inquadra il documento informatico nel contesto normativo italiano, e all’entrata in vigore delle regole tecniche predisposte da AgID riguardanti il protocollo informatico (DPCM 3/11/2013), i sistemi di conservazione (DPCM 3/11/2013), e il documento informatico stesso (DPCM 13/11/2014), le Pubbliche amministrazioni entrano in possesso di tutti gli strumenti normativi utili per gestire l’intero ciclo di vita del documento amministrativo informatico. Più precisamente, le Pubbliche amministrazioni sono tenute ad adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti.
Si tratta di un adeguamento sotto un triplice profilo: tecnologico (bisogna dotarsi di tutti gli strumenti hardware e software necessari), organizzativo (attraverso la reingegnerizzazione di processi e la ridefinizione dei flussi di lavoro) e giuridico (modificando i regolamenti e i Manuali già adottati dagli enti, come quello sulla Gestione documentale già obbligatorio ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013). L’art. 22, comma1, del CAD stabilisce che tale acquisizione può essere effettuata attraverso dei sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) oppure trascritti manualmente su supporto elettronico (semplice “digitazione” del testo). Tali documenti così formati hanno piena validità solo se viene apposta loro una firma digitale o un’altra firma elettronica qualificata.
L’art.22, co.3, dispone che “le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell’ambito dell’ordinamento proprio dell’amministrazione di appartenenza, mediante l’utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71”.
L’art.3 del DPCM 13 novembre 2014 indica che il documento informatico ha caratteristiche di immodificabilità solo se è formato assicurando che forma e contenuto siano inalterabili nelle fasi di tenuta e accesso. Inoltre deve essere garantita la staticità nella fase di conservazione e il documento deve essere identificato in modo univoco e persistente mediante la memorizzazione (conservazione) su un sistema di gestione informatica dei documenti la cui tenuta può anche essere delegata a terzi, a determinate condizioni.
Vengono aboliti i registri cartacei a favore di sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali; ma il cambiamento più profondo riguarda il modo di lavorare che l’amministrazione dovrà adottare, basata sulla classificazione dei documenti acquisiti o prodotti. Per gli impiegati pubblici uno sforzo di aggiornamento notevole. Per cittadini e imprese significa un più facile accesso ai fascicoli che li riguardano.
E chi non si adegua? Il D.P.C.M. 2014 non parla di sanzioni dirette, per questo molte pubbliche amministrazioni continuano a emettere documenti con firma su carta. Questo non è sanzionabile purché il documento venga digitalizzato per poter essere poi gestito secondo le regole del protocollo informatico. Di fatto, però, non rispettare questa norma esporrà le amministrazioni a contestazioni sulla legittimità degli atti (dalle delibere ai decreti e alle ordinanze) dal momento che una norma di legge ben precisa individua dei requisiti di forma specifici per i documenti delle pubbliche amministrazioni (informatici, appunto).
