Sia il Testo Unico sulla documentazione amministrativa (DPR 445/2000), sia il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005, e successive modifiche e integrazioni ai sensi del D.Lgs.179/2016) e la normativa attuativa collegata esplicitano gli obblighi della Pubblica Amministrazione circa la registrazione della documentazione in ingresso e in partenza.

Il diritto alla ricevuta dei documenti presentati alla pubblica amministrazione. Il protocollo è uno dei sistemi di registrazione (sicuramente il principale) ma non l’unico: la pubblica amministrazione può sottoporre alcune tipologie documentali a sistemi di registrazione interna, con caratteristiche che rispettino le regole tecniche a garanzia dell’integrità, immodificabilità e provenienza del documento stesso.

Le procedure di registrazione di tipologie soggette a sistemi diversi dal protocollo generale, devono essere accuratamente descritte dal Manuale di Gestione dell’ente.

La pubblica amministrazione deve protocollare tutto?

Tutti i documenti ricevuti o spediti da una pubblica amministrazione sono senza dubbio soggetti a registrazione.

Più che indicare cosa deve essere protocollato, le disposizioni sulla documentazione amministrativa indicano cosa non deve essere protocollato: si tratta di categorie residuali (es.: bollettini, pubblicità, documenti statistici, ecc.) e di quelle tipologie già soggette a registrazione particolare – interna – , stabilite dall’Ente.

Che dati deve avere il protocollo?

La registrazione e l’apposizione della segnatura di protocollo sul documento sono operazioni contestuali che devono avvenire secondo precise modalità previste da disposizioni tecniche dedicate. Segue per il cittadino che presenta un documento a una pubblica amministrazione il rilascio di una ricevuta(generata sempre, sia nei casi di procedimento telematico che cartaceo) che può contenere alcune delle informazioni previste per la segnatura: i dati minimi, un riferimento (in genere un numero progressivo) per individuare il documento, l’oggetto, la data, il mittente (o destinatario)[1].

Il rilascio dei documenti  deve avvenire contestualmente alla presentazione. Anche nei casi di servizi online per i quali la ricevuta potrebbe essere inviata anche (ma l’utente deve esserne informato) a un indirizzo email specifico. Si tratta di dati indispensabili che consentono al cittadino di avere la prova dell’avvenuta e corretta presa in carico della domanda e danno modo di esercitare i relativi diritti di partecipazione al procedimento, oltre a essere garanzia di trasparenza e imparzialità amministrativa.

Dal primo gennaio prossimo sarà in vigore una disposizione[2] che impone alla pubblica amministrazione il rilascio immediato di una “ricevuta” che attesti l’avvenuta presentazione di istanze, segnalazioni, e comunicazioni.

Il tenore di questa disposizione fa pensare che si stia riferendo a una ricevuta di registrazione ulteriore rispetto a quella della protocollazione, tant’è che la stessa precisa che “la data di protocollazione dell’istanza, segnalazione o comunicazione non può comunque essere diversa da quella di effettiva presentazione”.

Quello che resta certo in questo contesto è che anche il cittadino digitale ha diritto di avere sempre un ritorno in termini informativi della presentazione di un’istanza online.

[1] La ricevuta non deve essere protocollata a sua volta da parte del ricevente!

[2] Si tratta dell’articolo 18-bis della Legge 241/90, introdotto dal D.Lgs 126/2016 (Presentazione di istanze, segnalazioni o comunicazioni):

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1. Dell’avvenuta presentazione di istanze, segnalazioni o comunicazioni è rilasciata immediatamente, anche in via telematica, una ricevuta, che attesta l’avvenuta presentazione dell’istanza, della segnalazione e della comunicazione e indica i termini entro i quali l’amministrazione è tenuta, ove previsto, a rispondere, ovvero entro i quali il silenzio dell’amministrazione equivale ad accoglimento dell’istanza. Se la ricevuta contiene le informazioni di cui all’articolo 8, essa costituisce comunicazione di avvio del procedimento ai sensi dell’articolo 7. La data di protocollazione dell’istanza, segnalazione o comunicazione non può comunque essere diversa da quella di effettiva presentazione. Le istanze, segnalazioni o comunicazioni producono effetti anche in caso di mancato rilascio della ricevuta, ferma restando la responsabilità del soggetto competente.

2. Nel caso di istanza, segnalazione o comunicazione presentate ad un ufficio diverso da quello competente, i termini di cui agli articoli 19, comma 3, e 20, comma 1, decorrono dal ricevimento dell’istanza, segnalazione o della comunicazione da parte dell’ufficio competente».