Firma Digitale: i Comuni quali regole devono seguire? Ecco alcune indicazioni utili da un quesito con risposta rivolto da un ente locale.
DOMANDA:
In attesa della firma digitale per tutti i cittadini si pensava di utilizzare la firma crittografica per la sottoscrizione di scritture private, quali ad esempio le concessioni cimiteriali o le concessioni di occupazione suolo pubblico (solo per citarne alcuni. In particolare, premesso che abbiamo installato un dispositivo di firma Wacon, chiedo di conoscere: Avremmo, però, la necessità di sciogliere alcuni dubbi prima di procedere fattivamente.
1) Prima dell’acquisizione delle eventuali firme autografe da parte dei cittadini l’ente si trova nella necessità di dover informare in forma scritta i futuri sottoscrittori e di acquisirne un’autorizzazione sottoscritta per la gestione a norma Privacy? Come avviene per gli istituti di credito? A questo punto però, se così fosse, non avrebbe senso digitalizzare con conseguente duplicazione di atti e adempimenti, tenuto conto che per la maggior parte, chi sottoscrive concessioni cimiteriali lo fa una volta per trent’anni?
2) Un documento può essere sottoscritto in parte con firma crittografica (cioè l’utente non ancora in possesso di firma digitale) e firma digitale (responsabile del servizio in possesso di firma digitale)?
RISPOSTA:
Il quesito in oggetto riguarda la firma crittografica. In particolare, dato che non tutti i cittadini sono in possesso della firma digitale, il Comune intende utilizzare la firma crittografica per la sottoscrizione di scritture private, ad esempio quelle relative alle concessioni cimiteriali o alle concessioni di occupazione suolo pubblico, e, a tal fine, ha installato un dispositivo di firma Wacon.
La questione principale sottesa al quesito è se, prima dell’acquisizione di eventuali firme, l’ente debba informare per iscritto i futuri sottoscrittori e acquisirne un’autorizzazione nel rispetto della normativa sulla privacy e se, in tal caso, non abbia più senso digitalizzare la procedura.
In effetti, pur essendo necessaria la c.d. verifica preliminare all’apposizione della sottoscrizione per motivi di privacy, non sembra abbia senso, almeno per il momento, digitalizzare le procedure che avete riportato come esempi dell’ambito di utilizzo della firma crittografica. Visto il ridotto numero di soggetti coinvolti nelle suddette procedure e la sporadicità delle stesse, infatti, è probabile che la digitalizzazione comporterebbe una complicazione e non un efficientamento per l’amministrazione. Resta ferma la necessità per il Comune, in generale, di adeguarsi agli obblighi derivanti dalla normativa in tema di digitalizzazione. Una volta provveduto alla nomina del Responsabile per la gestione documentale e all’adozione di un Manuale per la gestione documentale, si tratterà di individuare quali siano i documenti e i procedimenti da digitalizzare (e con quali modalità) e quali siano destinati, almeno in una prima fase, a rimanere cartacei.
Con riguardo alla seconda questione, ossia se un documento possa essere sottoscritto in parte con firma crittografica (cioè l’utente non in possesso di firma digitale) e in parte con firma digitale (responsabile del servizio in possesso di firma digitale), la risposta è positiva derivando l’efficacia giuridica di un documento dalla validità della sua firma, in qualunque modo essa sia apposta. Con riferimento alla tipologia di firma, bisognerà verificare – in concreto – la tipologia di atto da sottoscrivere per verificare se sia sufficiente quella che viene definita firma crittografica (senza specificare se sia una firma elettronica semplice o avanzata) oppure sia necessaria la firma digitale.
