Le amministrazioni sono tenute a inserire nell’archivio “Ipa” l’anagrafica dei propri uffici deputati alla ricezione dei documenti e comunicare ai fornitori i relativi codici.
Le modalità attuative di tale operazione sono state definite dal decreto 3 aprile 2013, n. 55, del ministro dell’Economia e delle finanze, di concerto con il ministro per la Pubblica amministrazione e la semplificazione, emanato in attuazione della legge 244/2007 (Finanziaria per il 2008) e sono più dettagliatamente descritte nel sito www.fatturapa.gov.it.In tale scenario, il dipartimento delle Finanze e il dipartimento della Funzione pubblica, recepita l’esigenza di chiarire meglio alcuni aspetti del processo su sollecitazione delle associazioni di categoria, hanno pubblicato una circolare esplicativa (n. 1 del 31 marzo 2014), per favorire il percorso che traghetterà fornitori e pubblica amministrazione da una gestione analogica del processo di fatturazione a quella digitale.
Entrando sinteticamente nel merito, la circolare interpretativa riporta i seguenti contenuti.
Il documento chiarisce che tale operazione deve essere ultimata dalle Amministrazioni interessate tre mesi prima della decorrenza prevista dal decreto per l’avvio della fatturazione elettronica e, quindi, a titolo di esempio, per quanto riguarda le amministrazioni con decorrenza 6 giugno, tale scadenza era collocata al 6 marzo scorso.
La circolare esplicita che anche la notifica di mancata consegna di una fattura, che il mittente riceve se il canale di ricezione dell’amministrazione destinataria della fattura risulta interrotto, qualifica comunque come emessa la fattura.
L’articolo 6, comma 6, del Dm 55/2013 recita: “A decorrere dalle date di cui ai commi da 1 a 4” – dove sono riportate le date di decorrenza degli obblighi per le varie tipologie di amministrazioni [ndr] – “le amministrazioni in essi indicate non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica per il tramite del Sistema di interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, le stesse non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico”.
La circolare chiarisce che le fatture cartacee emesse prima delle date di decorrenza citate nell’articolo potranno comunque essere ancora accettate e pagate nei tre mesi successivi alla data di decorrenza fissata dalla norma. Le fatture emesse successivamente a tale data non potranno essere pagate se non sono state ricevute in formato elettronico. Le fatture che, allo scadere dei tre mesi siano in lavorazione presso l’amministrazione e prevedano termini di pagamento temporalmente successivi, potranno comunque essere pagate senza necessità che il fornitore debba emetterle nuovamente in formato elettronico.Impossibilità di consegna della fattura alla amministrazione destinataria
Questa sezione chiarisce quali procedure sono state realizzate per evitare che l’impossibilità di recapito della fattura diventi un ostacolo alla conclusione del processo che conduce al pagamento della fattura.
L’impossibilità di recapito della fattura può essere determinato da una o più delle seguenti circostanze :
- anomalie di funzionamento dei canali di ricezione delle fatture
- ritardo nel caricamento dell’amministrazione sull’indice PA (www.indicepa.gov.it)
- errori o ritardi di comunicazione ai fornitori dei codici ufficio da utilizzare per la trasmissione delle fattura.
Il meccanismo che è stato studiato per risolvere tali situazioni fa perno sulla positiva interazione tra l’Agenzia delle entrate, gestore del Sistema di interscambio, e l’Agenzia per l’Italia digitale, gestore dell’indice delle PA. Questi infatti sono i due sistemi che collaborano nella gestione delle “procedure di emergenza” sinteticamente descritte nel seguito.
Il fornitore che non riuscisse a individuare il codice ufficio da inserire nella fattura per permetterne il corretto inoltro alla Amministrazione propria cliente, può utilizzare un codice unico di default e inviare comunque la fattura al Sistema di interscambio.
Il sistema, sulla base del codice fiscale del destinatario (cessionario/committente), verifica l’utilizzo appropriato del codice di default. L’esito negativo della verifica determina lo scarto della fattura e l’eventuale comunicazione di un codice utilizzabile, altrimenti il Sistema restituisce al mittente un’attestazione (“Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”) consistente in un documento informatico firmato elettronicamente, che contiene la fattura. Il fornitore potrà inviare o mettere a disposizione dell’Amministrazione questa attestazione utilizzando altri canali trasmissivi diversi dal canale usuale (Sdi) e l’Amministrazione, in virtù dell’attestazione ricevuta, potrà processare la fattura in essa contenuta e procedere al suo pagamento.
Analoga attestazione sarà inviata ai mittenti di fatture che il Sistema di interscambio non riuscisse a inoltrare per guasti tecnici sul canale del destinatario (ad esempio, saturazione dello spazio disponibile per la casella di posta elettronica certificata) e qualora tale irraggiungibilità dovesse durare più di dieci giorni (il calcolo del numero di giorni fa riferimento al primo tentativo di invio, quello che genera la notifica di mancata consegna. Nei dieci giorni successivi al primo tentativo, i sistemisti della Sogei contattano il referente del servizio di FE dell’Amministrazione per tentare di risolvere lo stallo).
Per risolvere il caso in cui il fornitore non abbia certezza del codice ufficio da utilizzare, per mancata comunicazione da parte del cliente, la rappresentazione sull’indice telematico di ogni Amministrazione è stata arricchita di una struttura virtuale, l’Ufficio centrale di fatturazione elettronica collegato automaticamente alla casella Pec principale dell’amministrazione. Le fatture che conterranno il codice identificativo di questa struttura organizzativa virtuale saranno consegnate dal Sistema di interscambio alla casella Pec principale dell’amministrazione (a meno che l’amministrazione stessa abbia scelto di sostituirlo con un canale tra quelli ammessi per la ricezione di fatture). Anche in questo caso, come nel precedente, il sistema verifica che non esista già un unico codice ufficio fiscalmente compatibile con la fattura e, nel caso, lo comunica al mittente.
La circolare rappresenta l’ultimo tassello di una costruzione che, partita “in sordina” nel 2008, con il contributo fattivo di tutti i settori del Paese, si sta proponendo come chiave di volta del processo di ammodernamento della Pubblica amministrazione italiana.
