Superare tutti i problemi della conservazione che nascono per l’abbandono del cartaceo. E’ tempo di linee guida e standard.

Il 9 aprile si è tenuto il primo di una serie di incontri con i conservatori accreditati, associazioni di categoria, consulenti del settore, per fare il punto della situazione e raccogliere suggerimenti e esigenze in questo primo semestre di attività.

Questi incontri rientrano in una più ampia iniziativa dell’Agenzia finalizzata a individuare e intervenire sulle criticità ed esigenze che possono essere presenti in questa fase di avvio della conservazione dei documenti informatici e dell’accreditamento dei soggetti pubblici e privati che intendono erogare questo servizio.

Il Forum dei conservatori, pensato a questo scopo, si compone di un insieme di iniziative coordinate tra loro  da realizzare con il contributo di tutti i soggetti che operano nel settore o  che si avvalgono dei servizi erogati da terzi.

Nel corso del suddetto incontro il responsabile dell’area Pubblica Amministrazione di AgID, ho delineato le attività che ritengo di avviare nell’ambito del forum, da assegnare a gruppi di lavoro a cui possono partecipare esperti proposti dai conservatori, amministrazioni  e da AgID.

Le linee di intervento che, in questa prima fase, sono state definite, riguardano la raccolta  di esigenze, criticità, suggerimenti da parte delle Pubbliche Amministrazioni e di soggetti privati, la predisposizione e diffusione di strumenti a supporto del superamento delle criticità.

In coerenza con ciò è stato annunciato l’avviamento  di specifiche iniziative e la costituzione di gruppi di lavoro sui seguenti temi:

• Incontri periodici con i conservatori accreditati, pubbliche amministrazione, consulenti del settore, etc. per rilevare criticità e favorire l’individuazione delle migliori soluzioni attraverso il confronto di esperienze e conoscenze;
• Linee guida sulla conservazione. Il documento è pensato allo scopo di supportare le pubbliche amministrazioni nello svolgimento delle attività sia propedeutiche all’esecuzione della conservazione che in corso d’opera finalizzate al controllo della corretta esecuzione dei processi di conservazione:
• Piano della comunicazione (webinar, convegni, produzione di brochure, altre forme di comunicazione) per diffondere e sensibilizzare le pubbliche amministrazioni sui temi della conservazione dei documenti informatici e supportarle nella sua adozione nel modo più efficace;
• Analisi degli Standard internazionali di riferimento sulla conservazione (Sincro e Dublin Core metadata element set) e individuazione di eventuali proposte di integrazione/evoluzione;
• Schema pagina web informativa del singolo sulle  servizio di conservazione proposto, sui modelli di pricing adottati, sui contatti con la società, ecc., da compilare e pubblicare a cura dei conservatori accreditati allo scopo di facilitare l’individuazione delle soluzioni più adatte  ai soggetti che intendono affidare il servizio di conservazione a una società esterna.

Con l’istituzione del Forum si costituisce pertanto un centro d’ascolto permanente che consentirà di avviare in futuro ulteriori iniziative mirate a superare le eventuali criticità o a soddisfare le esigenze che saranno individuate le corso di questa fase trasformazione della conservazione da cartaceo a digitale.