Ai fini della conservazione digitale CAD si chiede come procedere nel caso debbano essere conservate deliberazioni e determinazioni firmate digitalmente, che in seguito a pensionamento e/o avvicendamento di responsabili di servizio, possono attualmente essere scadute. Si chiede inoltre di sapere se tutti gli atti (deliberazioni e determinazioni) devono essere marcate temporalmente.

Con riferimento alla richiesta di supporto si segue l’ordine dei quesiti:

A) Nella fase di archiviazione e conservazione digitale, uno dei nodi problematici è rappresentato dalla obsolescenza del certificato di firma elettronica soggetto a scadenza, revoca o sospensione. In questi casi, l’elemento da prendere in considerazione è quello relativo alla validità del certificato di firma alla data di sottoscrizione del documento: qualora, infatti, il documento sia stato sottoscritto con una firma digitale supportata da un certificato di sottoscrizione valido al tempo della produzione del documento, successivamente scaduto, la firma digitale continuerà a preservare la propria validità con riferimento ai documenti siglati prima della scadenza. Tuttavia, essendo una circostanza fisiologica che dopo la sottoscrizione digitale il certificato di firma venga a scadenza, si ritiene opportuno che il documento venga versato in conservazione documentale prima della scadenza del certificato di firma in esso contenuto. A tal fine, sarebbe quindi utile verificare, attraverso i verificatori on line (resi disponibili gratuitamente dall’AgID), che i documenti vadano in conservazione con certificato di firma ancora valido.

B) Per quanto riguarda il secondo quesito, dall’analisi della normativa vigente, non esistono disposizioni che impongano la marcatura temporale o altro strumento di validazione temporale opponibile a terzi con riguardo alle delibere e alle determine comunali. Tuttavia, si fa presente che l’amministrazione, ai sensi di quanto disposto dall’art. 3, comma 2, del D.P.C.M. 13 novembre 2014 (recante le “regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”), è tenuta a garantire l’immodificabilità e l’integrità di ogni documento informatico, con particolare riguardo a quei documenti, come le determine e le delibere comunali, per cui sussiste un obbligo di conservazione permanente. In particolare, anche in considerazione di quanto previsto dall’art. 3, comma 4, del medesimo D.P.C.M., – che, prevedendo espressamente una serie di cautele volte ad assicurare l’immodificabilità e l’integrità del documento informatico, pone sullo stesso piano la sottoscrizione con firma digitale, la validazione temporale, la trasmissione attraverso la posta elettronica certificata e il versamento in conservazione – si ritiene che la sottoscrizione digitale del documento, anche priva di marca temporale, la sua memorizzazione in un sistema di gestione documentale e protocollo informatico e il suo immediato versamento in conservazione, siano sufficienti a garantire l’immodificabilità e integrità del documento richiesta dalla legge e ad attribuirgli pieno valore legale.