Le amministrazioni pubbliche italiane sanno che per i servizi di conservazione in outsourcing si devono rivolgere solo ai conservatori accreditati? Si è discusso anche di questo durante il primo incontro del Forum dei conservatori accreditati presso AGID.

Lo scorso 9 aprile 2015, presso la sede di AgID, si è tenuto un interessante incontro/confronto con l’obiettivo di individuare alcuni punti fermi della conservazione,predisporre le future attività di vigilanza e certificazione e stabilire i prossimi passi in tema di corretta comunicazione sul tema dell’accreditamento. In particolare, AgID ha voluto meglio definire il percorso da seguire per il mantenimento della condizione di conservatori accreditati. All’incontro è stata invitata a partecipare anche Anorc (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti – www.anorc.it), che si è fatta portavoce delle istanze dei suoi numerosi soci.

Una prima parte dell’incontro è stata dedicata ai futuri adempimenti previsti per mantenere l’accreditamento. Le aziende accreditate, infatti, dovranno impegnarsi a redigere un rapporto quadrimestrale realizzato sulla base di uno schema diffuso dalla stessa AgID. Il rapporto, realizzato probabilmente in formato XLS, dovrà contenere l’indicazione di tutte le principali modifiche occorse al sistema di conservazione e di tutti i principali interventi di manutenzione. Una seconda parte del rapporto, invece, riguarderà il monitoraggio sui sistemi e sui volumi di conservazione realizzati: tra l’altro, verrà richiesta l’indicazione dei contratti di conservazione attivi (divisi tra PA e privati), il numero dei documenti conservati, il loro “peso” in Gb, il numero dei malfunzionamenti e i tempi medi di risoluzione.

Se il rapporto quadrimestrale è più orientato alla realizzazione di statistiche generali in tema di conservazione, la vera e propria attività di vigilanza sarà invece realizzata mediante verifiche ispettive effettuate direttamente dall’Agenzia. Le verifiche riguarderanno il possesso e il mantenimento delle caratteristiche organizzative, procedurali e tecnico-informatiche del proprio sistema di conservazione dichiarate in fase di accreditamento. L’attività ispettiva sarà realizzata partendo da una check list che dovrebbe essere resa disponibile a breve da AgID. Tali verifiche ispettive si svolgeranno “a campione” e non avranno una frequenza costante.

Infine, almeno ogni 24 mesi, tutti i conservatori accreditati dovranno ottenere una specifica certificazione da parte di un organismo di certificazione accreditato presso Accredia, e secondo uno schema di certificazione che al momento coincide con i requisiti di vigilanza pubblicati a seguito della circolare 65/2014 sull’accreditamento dei conservatori e disponibile sul sito dell’AgID.

La seconda parte dell’incontro è stata condotta dall’avv. Andrea Lisi, presidente di ANORC, ed è stata dedicata al dibattito con i conservatori presenti. Uno dei temi più discussi è stato quello della corretta comunicazione in merito alla conservazione e all’accreditamento. Da più parti, infatti, è stata segnalata la frequente assenza di formazione da parte delle PA (ma anche dei privati) che richiedono i servizi di conservazione. In numerosi bandi pubblici, infatti, le PA continuano a rivolgersi anche a conservatori non accreditati e spesso l’affidamento dell’incarico viene concesso a conservatori che si impegnano genericamente a procedere con la richiesta di accreditamento. Anche ANORC ha ribadito con forza che, seppure nei mesi precedenti si poteva ancora giustificare questo modus operandi, oggi che l’elenco dei conservatori accreditati c’è ed è nutrito, questi comportamenti delle PA non sono più assolutamente accettabili. Si è così richiesto da più parti un intervento informativo e corretto di AgID verso le PA per colmare la mancanza di formazione e consapevolezza in questa materia, intervento reso più urgente dal fatto che esistono ancora nel MEPA soggetti non accreditati che continuano a offrire servizi di conservazione (95 conservatori non accreditati contro i 19 accreditati presenti).

È stata, inoltre, segnalata la necessità di fare chiarezza sul ruolo del Responsabile della conservazione e sulla sua obbligatoria presenza presso il cliente/titolare della documentazione da conservare. Durante il dibattito è stata sottolineata la centralità della figura del Responsabile della conservazione. La sua nomina, obbligatoria per la PA, è stata ritenuta indispensabile da AgID anche per i privati, in quanto tale figura professionale dovrà occuparsi di gestire internamente i processi di conservazione o di individuare un soggetto esterno al quale affidarli. Tale nomina, ove non fosse effettuata, ricadrebbe comunque in capo al/ai soggetti che rappresentano l’azienda. È stato escluso categoricamente che il ruolo di Responsabile interno della conservazione di un ente possa essere affidato al Responsabile del servizio di conservazione interno al fornitore del servizio (conservatore).

Sono stati richiesti anche chiarimenti riguardo ai soggetti obbligati a rivolgersi a conservatori accreditati nel caso in cui vogliano affidare all’esterno il servizio di conservazione: AgID ha chiarito che è possibile riferirsi allo stesso elenco contenuto nell’Indice PA (IPA) ovvero all’elenco dei soggetti già sottoposti all’obbligo di ricevere la FatturaPA. Considerate le numerose necessità di una corretta comunicazione diretta sia alle PA che agli operatori del settore, AgID ha pianificato i seguenti interventi (segnalati in ordine temporale di realizzazione):

Circolare istituzionale mediante la quale segnalare alcuni punti fondamentali su regole tecniche e accreditamento a tutte le PA;

Opuscolo informativo dedicato alle PA e alle imprese, per riassumere sinteticamente e in modo divulgativo l’intero processo di gestione e conservazione del documento informatico;

Forum dei conservatori al quale parteciperanno tutti i conservatori accreditati e attraverso il quale sarà possibile scambiare le proprie esperienze e approfondire varie tematiche riguardanti la conservazione. Nello specifico verranno attivati 4 tavoli di lavoro: Comitato esperti, Gruppo di Lavoro (GdL) sulle Linee Guida in tema di conservazione, GdL su standard (OAIS e SinCRO), GdL sulla comunicazione.

Linee guida sulla conservazione, suddivise per temi e aspetti specifici.

Al fine di rendere sempre più efficiente il processo di digitalizzazione della PA sarà aumentata la frequenza degli incontri tra conservatori e sarà subito messa in cantiere la redazione dell’opuscolo informativo e della Circolare istituzionale in tema di conservazione. Risulta ormai evidente a tutti che la corretta conservazione dei documenti informatici è un nodo centrale per gli operatori del mercato, i privati e le PA, un tassello essenziale per costruire un’economia digitale efficiente e senza sprechi.