La norma che disciplina la “ tenuta dei registri contabili “ è stata dettata dalla Legge 357-94 che ha stabilito il termine di stampa entro 3 mesi dalla scadenza prevista per la trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali.

Entro 3 mesi dal termine per la trasmissione telematica delle dichiarazioni, e dunque entro il prossimo 30/12/2016, la generalità delle imprese deve provvedere alla stampa dei registri contabili meccanografici riferiti all’anno 2015; ciò riguarda, sia i registri “fiscali” (registri Iva) che quelli tenuti in ossequio alle disposizioni civilistiche (libro giornale e il libro inventari). Tale termine vale anche per i soggetti che intendono conservare le scritture contabili in modo digitale ai sensi del DM 17/06/2014.

L’adempimento è da valutare con attenzione, in quanto il mancato rispetto del termine e le modalità di assolvimento degli obblighi può comportare, oltre a sanzioni amministrative o penali, anche l’utilizzo di accertamenti particolarmente invasivi (cd. induttivo; Cass. 6623/2011 e 8273/2003).

I libri contabili obbligatori devono essere conservati per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione presso la sede della società. Fiscalmente, tali libri devono essere conservati fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi ai corrispondenti periodi d’imposta (o sia scaduto il termine per effettuarli, usualmente quattro anni decorrenti dal 31 dicembre dell’anno in cui è stata presentata la dichiarazione cui si riferiscono le registrazioni), anche oltre il termine previsto dal codice civile.

La loro conservazione può essere validamente effettuata anche mediante archiviazione elettronica, purché le registrazioni corrispondano ai documenti e questi possano essere resi leggibili in qualsiasi momento. Per quel che concerne gli obblighi di aggiornamento dei libri in oggetto, bisogna distinguere tra memorizzazione dei dati e loro stampa.