Entro il 31 dicembre 2016 tutte le fatture elettroniche, rese obbligatorie verso la Pa dal 31 marzo 2015, ai sensi del D.M. 17 giugno 2014 dovranno essere recuperate e conservate in modalità elettronica.
Ai sensi dell’art. 3, co. 3 del D.M. 17 giugno 2014, il 31 dicembre 2016, con l’apposizione del riferimento temporale sul Pacchetto di archiviazione, scade il termine per la conclusione del processo di conservazione digitale di tutti i documenti informatici, con rimando alla consueta scadenza dei tre mesi successivi al termine di presentazione delle relative dichiarazioni annuali prevista per la stampa su carta di qualsiasi registro contabile tenuto con “sistemi meccanografici”.
Le fatture elettroniche in formato xml emesse lo scorso anno al Gse (Gestore Servizi Energetici) per la cessione dell’energia elettrica da fonti rinnovabili, obbligatorie dal 21 settembre 2015, devono essere emesse accedendo al relativo sito internet che, per conto dei propri fornitori, le invia tramite il Sistema d’interscambio.
La fattura elettronica è un file che sostituisce la classica fattura di carta: sempre in formato elettronico, devono gestire le comunicazioni di risposta (accettata o non accettata) e la conservazione dei documenti. L’invio delle fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione è eseguito attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Lo SdI riceve dalle aziende fornitrici della PA il file XML con la fattura conforme ai requisiti, lo sottopone a controllo e lo invia all’amministrazione destinataria della fattura elettronica.
La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:
- il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’ unico accettato dal Sistema di Interscambio.
- l’ autenticità dell’ origine e l’ integrità del contenuto sono garantite tramite l’ apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura,
- la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’ Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
Per consentire il necessario adeguamento al nuovo regime di verifiche del rispetto delle specifiche tecniche, il mancato superamento di uno o più dei nuovi controlli introdotti dal 9 maggio 2016 sui file trasmessi al Sistema di Interscambio, non comporterà lo scarto del file ma solo una segnalazione che verrà riportata all’interno della Ricevuta di consegna o della Notifica di mancata consegna. I fornitori sono invitati ad adeguarsi entro e non oltre il 1 novembre 2016.
