Una “mail” al posto dei superati e obsoleti avvisi cartacei esposti negli uffici, che hanno ormai una relativa potenzialità informativa e solo per chi si trova a leggerli.

A seguito della positiva esperienza maturata presso la Commissione tributaria provinciale di Ascoli Piceno, recentemente, anche alla Ctp di Macerata, è stata creata una lista di distribuzione per diramare, telematicamente, informazioni dirette al pubblico.
Preso atto dell’ormai relativa potenzialità informativa degli avvisi, riprodotti su supporto cartaceo ed esposti in ufficio, la posta elettronica è stata individuata quale mezzo economico (costo zero per l’Amministrazione), efficace ed efficiente, per raggiungere l’ampia platea degli utenti (ricorrenti e professionisti), ovunque si trovino, senza l’onere di recarsi frequentemente presso la Commissione tributaria.

Con questo servizio si vogliono rendere immediatamente e comodamente disponibili, ai potenziali interessati, i comunicati che vengono periodicamente affissi nella bacheca “Comunicazioni al pubblico” della Commissione.
L’obiettivo è consentire, anche a coloro che non si recano assiduamente presso la sede della Commissione, di ricevere le informazioni, diramate attraverso i tradizionali cartelli affissi in bacheca, direttamente sulla casella di posta elettronica dichiarata al momento dell’adesione.

Chiunque, senza esclusione alcuna, può iscriversi alle liste di distribuzione inviando un messaggio vuoto di posta elettronica all’indirizzo ctrib.p.ap@finanze.it, per la Commissione tributaria di Ascoli Piceno, e ctrib.p.mc@finanze.it, per quella di Macerata, indicando nell’oggetto, rispettivamente: “Richiesta iscrizione lista di distribuzione Ctp-AP” e “Richiesta iscrizione lista di distribuzione Ctp-MC”.

Per garantire opportuna conoscenza, i messaggi vengono comunque inviati agli Ordini professionali della provincia, che collaborano fattivamente nel reindirizzamento ai loro iscritti.
Ovviamente, è garantita la facoltà di cancellazione, inviando un messaggio vuoto, ai medesimi indirizzi e indicando nell’oggetto “Cancellazione lista di distribuzione Ctp”.

Numerosi studi professionali hanno accolto di buon grado il servizio, tanto che la lista della Commissione tributaria di Ascoli Piceno, operativa da circa un anno e mezzo, annovera quasi un centinaio di destinatari, mentre la neonata lista della Commissione tributaria di Macerata, attivata nell’agosto di quest’anno, ne contiene alcune decine.

Alla luce dell’esperienza ascolana, si può rilevare l’invio medio annuo di una quindicina di messaggi, con allegate comunicazioni di carattere generale (per esempio, variazione orari di apertura al pubblico, istruzioni operative per la presentazione/ritiro documenti, eccetera), oppure avvisi afferenti a novità normative in materia di contenzioso tributario, nonché a riunioni sindacali, scioperi o altri eventi che possano incidere sull’ordinaria erogazione del servizio pubblico.

Soprattutto gli avvisi, inerenti al rischio di non poter offrire il servizio con regolarità, sono risultati utili per l’utenza fuori sede, la quale può, di conseguenza, evitare di sobbarcarsi gli oneri di inutili viaggi, per raggiungere la sede del “tribunale tributario” e correre il rischio di non riuscire a svolgere le pratiche.

Concretamente, questo strumento è risultato proficuo per diffondere la conoscenza e l’impiego dei contrassegni del contributo unificato tributario, in luogo degli ordinari contrassegni del contributo unificato.
L’utilizzo dello specifico contrassegno (a regime dal 2013, disponibile presso i rivenditori di generi di monopolio) per l’assolvimento degli obblighi introdotti con l’articolo 37, comma 6, del Dl 98/2011, che ha esteso al processo tributario le disposizioni contemplate dal Testo unico in materia di spese di giustizia, non è stato immediatamente recepito dall’utenza, la quale nonostante i cartelli affissi, giungeva agli sportelli con contrassegni del contributo unificato (non tributario), già incollati sulla nota di iscrizione a ruolo e, quindi, insostituibili e irrecuperabili per il regolare utilizzo presso gli organi di giustizia ordinaria.
Invece, inviando, tramite la lista di distribuzione, l’avviso corredato di fac simile, il fenomeno si è ridotto a sporadici casi, rapportabili a un’utenza poco avvezza al processo tributario.

Su un altro fronte, la lista di distribuzione della Commissione tributaria di Ascoli Piceno si è rivelata estremamente utile ed efficace per le operazioni di scarto d’archivio, che sono immensamente rilevanti per consentire a tutte le Amministrazioni pubbliche (non solo alle Commissioni tributarie) di ridurre gli spazi destinati ad archivi e, di conseguenza, contrarre la spesa per i canoni passivi di locazione.
Prima di inviare al macero i fascicoli processuali, è stato necessario informare le parti processuali. Infatti, ai sensi dell’articolo 2961 del codice civile, trascorsi tre anni dalla decisione, senza che le parti abbiano provveduto al ritiro del proprio fascicolo processuale, la Commissione può procedere alla destinazione al macero, senza provvedere a ulteriore avviso, rispetto a quello che appare già stampato nelle più recenti comunicazioni del dispositivo della sentenza, notificate a ciascuna parte in causa.
Mentre per le parti pubbliche vigono le disposizioni di cui al Dlgs 82/2005 (“Codice dell’amministrazione digitale”), che hanno assimilato gli scambi di documenti informatici, ossia, le trasmissioni telematiche, tra Amministrazioni pubbliche, a “invio documentale valido a ogni effetto di legge”, avvalendosi delle quali è possibile informare telematicamente gli enti impositori, agli attuali recapiti. Per le parti private, il procedimento sarebbe stato più laborioso.

Per i fascicoli relativi a ricorsi, presentati negli anni ’70 – ’80 –’90, quando la posta elettronica non esisteva o non era ancora diffusa, si sarebbe dovuto ricorrere al servizio postale, nella speranza che all’indirizzo fisico individuato fosse ancora reperibile l’interessato, a pena di iterazione della spedizione ad altro recapito.
Trattandosi di comunicazioni (e non di notifiche), rese nell’interesse del destinatario, anziché dilapidare, attraverso l’invio di migliaia di raccomandate, le risorse pubbliche derivanti dall’imposizione fiscale, si è provveduto a informare tutti i potenziali interessati, con pochi clic, a costo zero per mittente e ricevente.

I ricorrenti e i professionisti, dei quali si è reperito un recapito telematico, sono stati avvisati della giacenza di fascicoli processuali, a loro intestati o da loro patrocinati, mentre gli altri (ricorrenti senza patrocinio, ricorrenti patrocinati da difensore non più attivo, professionisti subentrati nella cura degli affari di clienti in precedenza assistiti da altri colleghi, eccetera) sono stati raggiunti attraverso la regolare procedura dell’affissione all’albo della Commissione.
A garanzia dell’effettiva conoscenza, per le parti private, delle quali non si disponeva di un recapito telematico (né della parte ricorrente né del suo difensore), l’affissione all’albo della Commissione tributaria provinciale è stata seguita dalla diffusione degli elenchi tramite la lista di distribuzione.
La riservatezza personale delle parti processuali è stata salvaguardata, limitando la pubblicazione ai soli dati essenziali del processo (numero di registro generale, anno d’imposta della pretesa tributaria ed estremi della sentenza) e omettendo ogni riferimento a identità personali e ad atti impugnati.

Con l’inoltro degli elenchi, tramite lista di distribuzione della Ctp, si è data massima diffusione, conciliando il risparmio erariale alla riservatezza.
In questo caso, la telematica è risultata efficace per dare conoscenza effettiva. Infatti, è utopico immaginare un professionista, assorto in innumerevoli impegni, scorrere, presso la Commissione, lunghi elenchi cartacei, alla ricerca dei numeri di registro generale identificativi di una controversia condotta dallo studio per i clienti, attuali o pregressi.
Nel caso di specie, con una semplice ricerca automatica, all’interno dei file (in formato pdf e xls), ogni destinatario ha avuto immediato e comodo riscontro.
Seguendo le istruzioni fornite, ciascuno, avvalendosi dell’apposito servizio di prenotazione degli appuntamenti, presso ogni Commissione tributaria italiana (accessibile dall’indirizzo http://www.finanze.gov.it/servizi/cup_df/index.htm oppure anche dal portale www.finanze.it, selezionando progressivamente i seguenti rinvii: Giustizia tributaria –> Prenotazione degli appuntamenti tramite Internet), ha potuto fissare data e ora, per il ritiro fisico del fascicolo.

Siffatto modus operandi ha conseguito un ulteriore positivo effetto: diversi studi professionali, prendendo consapevolezza del rischio di incorrere nell’irrimediabile perdita degli atti processuali, depositati presso la Commissione tributaria, si sono resi parte attiva e hanno avanzato autonoma richiesta di ritiro dei fascicoli, illo tempore, istruiti.
Il rapporto collaborativo cittadini-Amministrazione ha agevolato la Commissione nello svolgimento delle sue attività istituzionali.
È stato possibile processare le richieste, restituire gli atti alla parte istante e conseguentemente elaborare degli elenchi, utili per conoscere, in tempo reale, le giacenze documentali smaltite, avvalendosi di applicativi autoprodotti.

L’istituzione delle liste di distribuzione si propone, in sede locale, di contribuire al processo di telematizzazione che ha recentemente ricevuto un’accelerazione da parte del legislatore, il quale, con l’articolo 49 del Dl 90/2014, ha voluto infrangere le resistenze di quanti vorrebbero una Giustizia ancora impaludata nella gestione dei faldoni cartacei e ha imposto l’utilizzo della Pec (posta elettronica certificata) per tutte le comunicazioni di segreteria (compresi gli inviti di pagamento del Cut), consentendo di utilizzare anche gli indirizzi di Pec, rilevabili dai pubblici elenchi (quando non dichiarati in atti processuali).

FONTE: Fisco Oggi – Rivista Telematica dell’Agenzia delle Entrate

AUTORE: Umberto Gatto