La Legge 244 del 24 dicembre 2007 ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, portando un cambiamento tra i più significativi nella gestione della contabilità.

Come mai? Perché comporta, per le Pubbliche Amministrazioni e per quanti hanno rapporti professionali con esse, di avvalersi della sola fattura elettronica in formato XML, predisposta all’interno di un sistema di interscambio.

Fatturazione Elettronica PA: quando è obbligatoria

L’obbligo di fatturazione elettronica PA interessa tutte le realtà della Pubblica Amministrazione. Rientrano nella categoria i seguenti soggetti:

• Ministeri.
• Agenzie Fiscali.
• Enti Nazionali di Previdenza.
• Scuole.
• Università.
• Comuni.
• Regioni.
• Camere di Commercio.
• Aziende Sanitarie.
• Altre organizzazioni che fanno parte delle PA.

Inoltre, secondo quanto stabilito dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, le realtà della PA non possono accettare fatture emesse o trasmesse in formati differenti da quello elettronico XML, a cominciare da quello cartaceo, né tantomeno procedere al pagamento dei suddetti documenti.

Ciò significa che l’obbligo di emissione di fatturazione elettronica non interessa solamente la PA ma anche tutti i soggetti che interagiscono con essa e hanno partita IVA: un discorso che vale anche per i contribuenti a regime forfettario.

Pertanto, le figure coinvolte nell’emissione e nell’invio delle fatture in formato elettronico sono tre:

• Pubbliche Amministrazioni.
• Operatori Economici.
• Intermediari.

La Legge 244 del 24 dicembre 2007, pubblicata in Gazzetta Ufficiale in data 28 dicembre 2007, è stata predisposta in seguito alla necessità di adeguamento subentrata con l’emissione delle direttive dell’Unione Europea.

L’intento originario è quello di assicurare una standardizzazione delle procedure di fatturazione, in linea con gli sviluppi della digitalizzazione.

A quanto detto finora va aggiunto l’obbligo di conservazione digitale dei documenti per 10 anni.

Fattura elettronica PA: le caratteristiche

Vediamo le caratteristiche principali che deve avere una fattura elettronica PA:

• L’unico formato ammesso è quello XML.
• Esso è il solo accettato dal Sistema di Interscambio, il quale adempie ai seguenti compiti:
  ○ Ricezione dei file trasmessi che contengono le fatture.
  ○ Effettua i controlli sui file trasmessi.
  ○ Inoltra i file ai destinatari e alla Ragioneria Generale dello Stato.
• La fattura deve essere sempre dotata di firma digitale. Questa funge da garanzia rispetto all’autenticità e all’integrità rispetto al documento.
• L’emissione della fattura è vincolata a un codice identificativo univoco relativo al destinatario della fattura.

Fatturazione elettronica: come funziona il codice univoco

Lo abbiamo accennato, ma ci torniamo su in maniera più approfondita: uno dei dati che va inserito quando si compila una fattura elettronica per Pubblica Amministrazione è il codice univoco. Esso non è altro che un codice alfanumerico di 6 cifre preposto al fine di identificare lo specifico ufficio.

Esiste anche per i privati e i titolari di partita IVA, per i quali è però composto da 7 caratteri alfanumerici. I codici univoci delle PA si trovano all’interno dell’Indice delle PA, presso il portale IPA del governo: un sistema che consente di reperire quello oggetto di interesse.

Non solo. Alcuni software dedicati alla gestione della contabilità permettono di accedere direttamente ai dati dell’ufficio e inserirli in pochi passaggi durante la compilazione della fattura. Il servizio è valido anche per le anagrafiche ed evita eventuali errori di trascrizione.

Gli altri codici da inserire nella fattura elettronica PA

Il codice univoco non è l’unico dato il cui inserimento appare obbligatorio. Ecco quali sono gli altri codici essenziali per una corretta compilazione, predisposti a livello normativo per assicurare la tracciabilità delle transazioni:

• Codice Unico di Progetto (CUP). Include 10 caratteri alfanumerici e consente di identificare in maniera univoca una gara d’appalto. Va riportato solamente quando richiesto dall’ente.
• Codice Identificativo di Gara (CIG). Include 15 caratteri alfanumerici e consente di identificare in maniera univoca un progetto di investimento della PA. È obbligatorio salvo per i casi esclusi dalla Legge 136 del 13 agosto 2010.

Lo Split Payment e la gestione dell’IVA in fattura

Un meccanismo su cui merita soffermarsi in maniera più approfondita quando si parla di fatturazione elettronica PA è quello dello Split Payment: espressione di origine anglosassone traducibile come “scissione dei pagamenti”.

Per via dello Split Payment le realtà della Pubblica Amministrazione che fungono da acquirente non devono corrispondere l’IVA della fattura al soggetto che opera da fornitore. Questi importi vengono trattenuti e poi versati in forma di tasse.

Ad applicare tale soluzione sono tutti gli uffici della PA, centrali come locali, compresi gli enti e le società che fanno riferimento ai vari ministeri.

Vanno aggiunti alla categoria enti, fondazioni e società che vedono una partecipazione minima delle PA pari al 70%, nonché le società quotate in borsa che risultano annoverate nell’indice FTSE MIB.

Per qualsiasi dubbio, è possibile consultare gli elenchi disponibili sul portale del Dipartimento delle Finanze predisposto dal governo.

Lo Split Payment è obbligatorio anche per quanti si trovano a fatturare verso la PA, con alcune eccezioni:

• Professionisti a partita IVA con regime forfettario.
• Professionisti a partita IVA con regimi speciali.
• Professionisti con ritenuta d’acconto o d’imposta sul reddito.

In caso di dubbio, la cosa migliore è chiedere conferma al proprio commercialista o a chi si occupa della gestione della contabilità all’interno dell’azienda.

Fonte: articolo di redazione lentepubblica.it