Gestire il mix corretto di formato e canale per ogni cliente è complesso e richiede manodopera, software, e conoscenze. Quali sono le opportunità e di cosa deve dotarsi un’azienda per gestire tutta questa complessità?
Già dal 31 marzo 2015 è in vigore l’obbligo di Fatturazione elettronica alla pubblica amministrazione per chi effettua cessioni di beni e prestazioni di servizi nei confronti della PA. Circa 2 milioni di imprese, fornitori, liberi professionisti sono chiamati ad adeguarsi al nuovo sistema, fuori dal quale le proprie fatture non possono essere evase.
Dal 1 Gennaio 2017 anche le imprese possono utilizzare fatture elettroniche nei rapporti B2B.
Nessuno è escluso!
Un passo verso il futuro, oltre che un grande cambiamento, ma richiede una soluzione adeguata per poter essere sfruttato adeguatamente e per non divenire un problema nell’ordinaria gestione amministrativa di un’azienda.
Per chiarire le criticità più pressanti abbiamo intervistato un esperto del settore, Massimiliano Noto, amministratore di Be Cloud SrL, infrastruttura di servizi per le azienda.
Dottor Noto, maggiore complessità o maggiori vantaggi da questo sistema?
I vantaggi sono enormi e supportati da anni di ricerche condotte sia in Italia che nel mondo.
Processi più snelli, eliminazione di errori e ri-lavorazioni, minori costi, maggiore conformità alle normative fiscali e civilistiche che riducono o eliminano i rischi di sanzioni, sono alcuni dei vantaggi più evidenti.
L’altro lato della medaglia è la complessità necessaria per cogliere questi vantaggi, che non è data solo dal sistema di FatturaPA in sè, ma dal fatto che questo obbligo va ad aggiungersi a tutte le altre modalità impiegate per emettere o ricevere fatture verso i propri clienti e fornitori (esempio pdf via email, fax o il più tradizionale cartaceo) e che nel tempo il sistema FatturaPA verrà esteso ad altri documenti come ad esempio ordini, ddt, ecc. In sostanza c’è necessità di sistemi che consegnino o ricevano le fatture (o qualsiasi altro tipo di documento) ad ogni cliente/fornitore con il giusto mix di documento/canale/formato (immagine, cartaceo, dati, immagini&dati) nel rispetto delle normative.
Supportare tutte queste modalità ad hoc per ogni controparte è complesso oltre che costoso. Servono personale qualificato (informatici, legali, fiscali), software e hardware. Per moltissime realtà aziendali i costi supererebbero i benefici, per non parlare del fatto che spesso il costo non è facilmente prevedibile a causa delle variabili in gioco e degli aggiornamenti continui. Oggi però le aziende e uffici pubblici possono scegliere se acquisire e organizzare tutti gli ingredienti necessari, oppure affidarsi a un operatore, come Be Cloud, che automatizza e industrializza questi processi e attività, ed eroga servizi che includono tutto ciò che serve a costi variabili, certi e convenienti per realtà di qualunque dimensione. In sostanza si trasferisce la complessità e si colgono i vantaggi!
Quali tipi di documenti possono essere gestiti?
In generale tutti i documenti del ciclo ordine-pagamento (Ordini, conferme d’ordine, ddt, fatture, ecc.) che hanno un grande valore, sia dal punto di vista civilistico o fiscale, sia perché i dati che contengono devono, tipicamente, essere acquisiti da altri software e processi aziendali per essere elaborati e creare altri documenti.
Il caso dell’ordine è molto rappresentativo. L’ordine è il “trigger” per una serie di attività che dà il via alla messa in produzione e quindi preparazione della consegna della merce.
Automatizzare l’ordine vuol dire permettere al cliente di alimentare direttamente il software di produzione con il corretto flusso dati e contestualmente l’amministrazione con il documento. Step imprescindibile per costruire sistemi che prendano decisioni automatiche sulla base dei dati ricevuti. Ad esempio comunicare al magazzino di preparare la merce per la consegna o avviare la produzione del bene/servizio.
Anche solo in ambito amministrativo se avessi a disposizione i dati strutturati per tutti i tipi di documento potrei facilmente automatizzare tutti i processi di approvazione, pagamento, archiviazione ecc.
Ritiene che questo nuovo sistema comporti un aggravio considerevole dei costi?
Molti studi, tra cui quelli del Politecnico di Milano, indicano che la comunicazione e gestione di una fattura attiva può costare:
- Cartaceo: da €2,50 a €4,00;
- Upload di documento o pacchetto di documenti su Web tra 0,90€ e 1,20 €/fattura;
- Data Entry su form Web tra €1,30 e €1,7 Euro/fattura;
- Generazione XML FatturaPA direttamente da gestionale e invio a sistema di interscambio tramite PEC tra €1,40 e 1,80 €/fattura
Processare fatture passive può costare tra €10,00 ed €30,00 a documento fino ad un range €65,00-€85,00 del costo dell’intero ciclo ordine-pagamento.
E’ evidente che digitalizzare e automatizzare questi processi può facilmente ridurre i costi del 60-80%. Ma non c’è solo il risparmio sul tavolo. La soddisfazione dei bisogni del cliente è un elemento chiave di competitività, e, specialmente nel B2B, il processo di fatturazione è un aspetto importante perché ogni fattura attiva di un fornitore diventa una fattura passiva per il cliente. Digitalizzare con formati strutturati crea una situazione win/win tra cliente e fornitore che possono ridurre i propri costi senza svantaggi per nessuno.
Se ci si limita ad aggiungere un formato (e le sue complessità) per obbligo, senza intraprendere un percorso di cambiamento per aumentare la produttività il risultato potrebbero essere addirittura costi incrementati, ma ancor peggio, perdita di competitività.
Solo un’ultima curiosità. Può raccontarci un aneddoto con un suo cliente?
Mi focalizzerei su un cliente di dimensioni medio-piccole. In questo caso il cliente si è collegato al network di Be Cloud spinto da una grande realtà della grande distribuzione che richiede ai propri fornitori solo fatture elettroniche strutturate. All’introduzione dell’obbligo di FatturaPA si è ritrovato costretto ad assolvere all’obbligo per poche fatture all’anno e ci ha chiesto come potevamo supportarlo.
Per Be Cloud è stato semplice fornire la soluzione: il cliente ha continuato a produrre le fatture dal suo gestionale come faceva precedentemente, “stampando” virtualmente le fatture sul connettore fornito da Be Cloud ma includendo anche quelle dirette alla PA.
Be Cloud, che ha una connessione attiva verso il Sistema di Interscambio, ha configurato l’account del cliente in modo che venissero riconosciute e trattate correttamente le fatture destinate alla PA sulla base delle informazioni contenute nei documenti, prodotto il formato xml FatturaPA, firmato digitalmente in modo automatico e recapitato al sistema di interscambio.
Il cliente ha evitato qualsiasi complessità dovuta a dati, formati, software hardware eccetera, mantenuto il processo già in essere (con grande sollievo del personale dell’amministrazione clienti) e rispettato l’obbligo di legge.
Questo è il core business di Be Cloud: collegare attraverso il proprio network i sistemi di clienti, fornitori e network di terze parti (es. il Sistema di Interscambio) con qualsiasi mix di tipo documento/formato/canale.
Si possono richiedere ulteriori informazioni all’indirizzo:
