Per personalizzare i propri messaggi di posta, possiamo scegliere una firma e-mail, che contenga i nostri dati: ecco di cosa si tratta.

Chi utilizza la posta elettronica quotidianamente, soprattutto per lavoro, sa che la mail va chiusa con la propria firma.

Per arricchirla e caratterizzarla al meglio, è possibile utilizzare una firma e-mail, che includa il proprio nome, le proprie informazioni di contatto e altri dati che possono essere importanti per il destinatario della mail.

Si tratta di un modo per rendere più riconoscibile e autorevole il proprio brand, così da poter impattare meglio sul cliente.
Per farlo, è possibile usufruire di un generatore di firme e-mail, così da semplificare la scelta.

Vediamo nel dettaglio.

Cos’è una firma e-mail

Una firma e-mail è una porzione di testo, che può includere anche immagini e link, da inserire alla fine di ogni mail inviata.
All’interno del testo, possiamo inserire i dati più importanti, così da chiudere la mail in modo personale e più professionale.

Ce ne sono di due tipi:

• Personale, da inserire nelle mail indirizzate ad amici e parenti, utile per dare un tocco personalizzato;
• Professionale, per le mail ad uso lavorativo, che dovrà includere le informazioni sulla posizione lavorativa e sull’azienda per cui si lavora.

Cosa inserire in una firma e-mail

La firma e-mail è composta solitamente da un numero di righe compreso tra 4 e 7. Deve contenere i dati più importanti, come:

• Nome e cognome;
• Titolo professionale o area aziendale di competenza (come dirigente, dipendente, avvocato, dottore, etc,);
• Nome dell’azienda, con la presenza di un collegamento ipertestuale al sito;
• Informazioni di contatto, come numero di telefono, numero di fax e indirizzo mail;
• Link social: si possono inserire anche le icone dei social media che si utilizzano maggiormente, per aumentare la rete dei contatti.

Ovviamente si tratta solamente di un esempio: la firma e-mail è personalizzabile e l’utente potrà inserire tutti i dati che vuole, per firmarsi nelle mail.
Alcuni utenti decidono d’inserire anche un signoff, all’inizio della firma, che può includere una parola o una piccola frase, come “Buona giornata” o “A presto”.

C’è anche la possibilità d’inserire delle immagini di piccole dimensioni, come ad esempio il logo della propria azienda.

Alcuni consigli per una firma e-mail perfetta

La firma e-mail è completamente personalizzabile, ma possiamo seguire qualche consiglio utile per renderla perfetta.

Innanzitutto, è importante puntare alla semplicità: la firma si trova alla fine di una mail e un design troppo ricco d’informazioni potrebbe appesantire troppo il messaggio. Per questo, è consigliabile inserire solamente le informazioni basilari e un’immagine dal design pulito e lineare.

Stesso discorso per i link: è vero che sono uno strumento utile per creare una rete di contatti, ma è meglio non esagerare e inserirne solo uno.

Un piccolo consiglio utile da seguire è quello di creare più firme, da utilizzare a seconda del nostro interlocutore. Ad esempio, se stiamo messaggiando con amici e parenti, possiamo utilizzare una firma più semplice e informale.

Se invece, stiamo comunicando con possibili clienti o contatti di lavoro, possiamo utilizzare una firma più formale e professionale. Se lo scambio di mail si prolunga, è consigliabile inserire una firma più piccola e compatta, dove vengono omessi tutti i dettagli superflui, che possono essere ritrovati nelle precedenti mail.

Perché scegliere di avere una firma e-mail

Ormai le mail sono all’ordine del giorno, soprattutto in campo professionale. Sono un biglietto da visita per possibili contatti di lavoro e, proprio per questo, è importante presentarsi al meglio.

Avere una firma e-mail renderà le vostre mail più professionali e complete di ogni informazione utile per i destinatari. Inserire il nome o l’immagine con il logo dell’azienda darà subito un’immagine più professionale di sé stessi.

È anche efficiente, perché i destinatari non dovranno perdere tempo per cercare contatti alternativi per comunicare con voi, perché saranno tutti presenti alla fine della mail.

Si tratta anche di una scelta che aumenta il proprio branding: inviando una mail con la propria firma, il nome dell’azienda e i propri contatti, ci si rende più riconoscibili verso il pubblico ed eventuali clienti.

Utilizzando una firma e-mail, si genera maggiore traffico e lead generation, poiché si tratta di un contenuto altamente performante, per creare una rete di contatti.

Come creare la propria firma e-mail

Per poter realizzare la propria firma e-mail, è possibile utilizzare un generatore di firme apposito, come quello di MySignature.
Si tratta di un generatore di firme e-mail professionali, utilizzabili su Gmail, Outlook, Apple Mail, Thunderbird e Office 365.

Sono disponibili diversi template, da poter personalizzare coi propri dati personali, per realizzare la propria.

Dopo aver scelto il template, basterà inserire

• Nome e cognome;
• Categoria professionale, posizione lavorativa, link del sito dell’azienda (facoltativo);
• Selezionare che tipo di utilizzo si vuole fare della firma e-mail (personale o professionale);
• Aggiungere i social utilizzati;
• Selezionare il servizio di posta elettronica preferito.

In pochi secondi, si otterrà la propria firma e-mail col template scelto.

Fonte: articolo di redazione lentepubblica.it