Nel breve approfondimento odierno si parla dell’Obbligo di Protocollo nella Pubblica Amministrazione: ecco alcune indicazioni sulle sue specifiche e su come funziona.
La gestione del protocollo è di solito affidata a un apposito ufficio. Esso riceve il materiale documentario del soggetto produttore in uscita e in entrata (sono esclusi i documenti interni) e lo annota nel registro.
La registrazione nel protocollo deve contenere dati certi e non sono accettabili numeri lasciati in bianco, cancellazioni e correzioni: in caso di errori serve la vidimazione.
Scopriamo nell’articolo odierno come funziona l’obbligo di protocollo nella Pubblica Amministrazione.
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Obbligo di protocollo nella Pubblica Amministrazione
In particolare l’obbligo è previsto, secondo i termini di legge, dal Testo Unico della Documentazione Amministrativa (DPR 445/2000).
Le norme del Testo unico sulla documentazione amministrativa si applicano ai cittadini italiani e dell’Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell’Unione europea.
Secondo quanto previsto, in particolare, dall’art. 53 comma 5 del DPR 445/2000 TU sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici.
Ricordiamo che il Testo unico sulla documentazione amministrativa risulta aggiornato dal DPCM 3.12.2013 (Regole tecniche per il protocollo informatico) e con le modifiche apportate, da ultimo, dalla L. 12 aprile 2019, n. 31.
Tutti i documenti ricevuti o spediti da una pubblica amministrazione sono senza dubbio soggetti a registrazione.
Inoltre, più che indicare cosa deve essere protocollato, le disposizioni sulla documentazione amministrativa indicano cosa non devono essere protocollato alcune categorie residuali di documenti non soggetti (che vedremo elencati più avanti).
Documenti amministrativi e certificati
Il TU specifica che il documento amministrativo è ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.
Il certificato, invece, è il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche.
La procedura per il protocollo
La registrazione e l’apposizione della segnatura di protocollo sul documento sono operazioni contestuali che devono avvenire secondo precise modalità previste da disposizioni tecniche dedicate.
La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:
- numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
- data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
- mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
- oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
- data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
- l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
Il diritto alla ricevuta
Segue per il cittadino che presenta un documento a una pubblica amministrazione il rilascio di una ricevuta (generata sempre, sia nei casi di procedimento telematico che cartaceo) che può contenere alcune delle informazioni previste per la segnatura:
- i dati minimi
- un riferimento (in genere un numero progressivo) per individuare il documento
- l’oggetto
- la data
- il mittente (o destinatario).
RIlascio dei documenti
Il rilascio dei documenti deve avvenire contestualmente alla presentazione. Anche nei casi di servizi online per i quali la ricevuta potrebbe essere inviata anche (ma l’utente deve esserne informato) a un indirizzo email specifico.
Si tratta di dati indispensabili che consentono al cittadino di avere la prova dell’avvenuta e corretta presa in carico della domanda e danno modo di esercitare i relativi diritti di partecipazione al procedimento, oltre a essere garanzia di trasparenza e imparzialità amministrativa.
Documenti non soggetti all’obbligo di protocollazione
I documenti non soggetti alla registrazione di protocollo sono svariati. Di seguito, i documenti da non includere nelle operazioni di protocollazione, come da art. 53, comma 5 del DPR n. 445/2000:
- Gazzette ufficiali;
- Bollettini e notiziari della PA;
- Circolari;
- Atti preparatori interni e corrispondenza interna;
- Giornali, libri, riviste e materiale pubblicitario;
- Inviti a manifestazione.
Che cos’è il “protocollo riservato”?
Infine un accenno al protocollo cosiddetto riservato.
Il registro di protocollo è un atto pubblico. Per tutti quei documenti che abbiano un carattere di particolare riservatezza, alcuni enti hanno predisposto anche un registro detto “protocollo riservato”, che viene gestito direttamente dalle sfere più alte dell’ente, senza passare dall’Ufficio Protocollo e da altri dipendenti a meno che non siano specificatamente autorizzati.
Ad esempio in un comune ha accesso al protocollo riservato solo il sindaco ed eventualmente gli assessori, in una prefettura solo il prefetto, e così via. L’accessibilità è stabilita dal regolamento.
Vengono di solito registrati nel protocollo riservato i documenti di natura personale, come le lettere disciplinari indirizzate ai dipendenti, o documenti contenenti altri dati di natura sensibile, ovvero protetti da segreto d’ufficio. Il protocollo riservato segue una propria numerazione.
Dunque, per specifiche esigenze è possibile creare registri interni che possano tracciare e dare un ordine cronologico a particolari atti.
Fonte: articolo di Giuseppe Orefice
Articolo esauriente. Mi rimane il dubbio sul caso di seguito.
Nel caso dell’invio tramite PEC, oltre gli orari di apertura del protocollo (ore 20:30), di una documentazione avente scadenza ultima (es. 30 giugno), e la protocollazione avvenga il giorno successivo, all’apertura dell’ufficio (1 Luglio), quando si intende depositatata tale documentazione? Vale la la data della PEC del mittente o quella del protocollo di registrazione? Grazie
Posso farvi una domanda strana che nessuno in comune di firenze mi sa rispondere, puo’ in un ufficio protocollo dato che adesso siamo tutti livelli 5 b essere da anni accompagnati da una D1 Istruttrice direttiva amministrativa pari a livello 8, o questa dovrebbe essere in un altro ufficio con compiti specifici piu’ alti per il suo rango diciamo o per la sua classificazione 8 o dirigenziale D1 Prego se avete capito di rispondermi per legge o articolo se lo sapete. insomma ci puo’ stare un 8 livelllo D1 all’ufficio protocollo o no o toglie possibilita’ ad altri di livello… Leggi il resto »
è un problema che non si pone e non c’è una normativa particolare che ricopre questa casistica (la norma è generale ed astratta)
un profilo di categoria superiore può assorbire mansioni di profili di categoria inferiore, ma non viceversa (il D può svolgere il compito di un B, ma il B non può svolgere compiti di un C, D, DX ecc ecc)
Dove lavoro io purtroppo i lecchini svolgono mansioni superiore a chi ha un livello superiore
vale la data della pec del mittente. (è l’equivalente al timbro postale che certifica la data di spedizione di una lettera, o il tagliandino riportante l’invio di una raccomandata a/r)
Quella della consegna che un sistema gestionale dovrebbe recuperare nei metadati
ho portato una istanza al sindaco per autorizzare uno stallo di sosta nei pressi del mio ambulatorio.l’impiegato del protocollo , a cui , ho chiesto di indicarmi il numero di protocollo, mi ha detto che quella istanza non era da protocollare perchè era un semplice documento presentato al protocollo. Mi sembra una procedura quantomeno strana se non equivoca
Buona sera, protrei avere riferimenti normativi sul diritto alla ricevuta, in due comuni è una guerra continua per riuscire ad avere ricevuta di avvenuta protocollazione sia quando presento documenti in posta in ingresso(ufficio protocollo non ricever pubblico) che con invio a mezzo pec!
Una domanda: se c’è un obbligo nel caso di violazione allo stesso ci sarà pure una sanzione oppure no? Altrimenti parliamo di aria fritta.
Il mio comune sta approvando il nuovo manuale per il protocollo informatico, adeguandosi alle prescrizioni AGID.
L’attuale nostro sistema di classificazione prevede ad esempio: Categoria 6: Governo.
Categoria 12: Stato civile e anagrafe
Guardando i vari comuni su internet vedo per tutti: Categoria 6: Gestione del territorio
Categoria 11: servizi demografici, ecc.
E’ obbligatorio seguire l’ultimo titolario che ho indicato? O posso mantenere il mio? Grazie
un assessore può vedere il protocollo informatico al pari di un consigliere?
Salve sono il responsabile del servizio protocollo con Posizione organizzativa e lavoro in un ente locale; vorrei sapere se nelle giornate di sabato e domenica, giornate di chiusura al pubblico, io da casa, per alleggerire il lavoro dei miei collaboratori il lunedì, posso prendere in carico, protocollare, assegnare ai vari settori ed evadere le Pec ricevute. Grazie
Buongiorno
L’impiegato o l’addetto al protocollo può leggere il mio documento contenente dati sensibili, sto parlando di un protocollo P.A.