Semplificare le procedure richieste dagli obblighi normativi riguardanti la presenza o l’assenza del personale è possibile: ma solo se le medesime sono correttamente implementate dalle tecnologie digitali. Scopriamo come.

Gestione assenze e presenze del personale. Motivare le persone a svolgere responsabilmente il proprio lavoro è un obiettivo che passa anche attraverso la modalità in cui le si mette in condizione di adempiere i diversi obblighi normativi vigenti.

Gestione assenze del personale: cosa impone la normativa

Il Polo Unico INPS

A imporre una nuova disciplina per datori di lavoro e dipendenti in merito alla gestione assenze del Personale è per l’appunto il Polo Unico INPS. Questo nuovo organismo si occupa, dal 1° settembre 2017, degli accertamenti per le assenze dal servizio per malattia dei dipendenti pubblici. Si è passati dunque dalle Asl all’Inps, al pari di quanto previsto per il settore privato.

Il Diritto Comunitario

Ad integrare questo corpus normativo è la Sentenza della corte di Giustizia europea del 14 maggio 2019, che introduce un concetto chiave nella giurisprudenza comunitaria riguardante il lavoro, stabilendo che gli Stati membri devono introdurre l’obbligo per i datori di lavoro di istituire un sistema che consenta la misurazione della durata dell’orario di lavoro giornaliero.

Quindi, come coniugare gli obblighi introdotti dal diritto italiano e comunitario e l’esigenza di una semplificazione del flusso di informazioni che riguarda il meccanismo di rilevazione presenze e segnalazione assenze nel mondo del lavoro?

Grazie all’utilizzo delle nuove tecnologie ci si sta muovendo in un’ottica di ottimizzazione digitale al 100% dei processi.

Vediamo in che modo cambiano le modalità di comunicazione tra dipendenti e uffici Risorse Umane. Ad esempio nel processo di rilevazione presenze, direttamente collegato a quello delle assenze.

La gestione delle presenze e i rischi delle mancate timbrature

Il fatto di comunicare, con semplicità e garanzia di certezza, l’inizio-fine delle attività (senza fogli di carta “volanti”), le pause o la localizzazione presso un determinato luogo di lavoro, migliora l’employee experience e gratifica la persona, rendendola parte di un’organizzazione ben strutturata.

Di contro, quello che spesso accade nelle grandi organizzazioni con sedi distaccate o nel caso ci sia molta mobilità, è la difficoltà di creare le condizioni affinché tutti i dipendenti possano timbrare la presenza in modo semplice, immediato e digitalizzato.

il rischio delle mancate timbrature, in particolare, è un fenomeno tutt’altro che remoto. Soprattutto se si considera che spesso utilizzare i lettori marcatempo può risultare antieconomico. I lettori di badge, infatti, hanno costi di installazione e, seppur durevoli e di ottima fattura, necessitano comunque di manutenzione periodica. Lo stesso tesserino (o badge) rilasciato al dipendente comporta attività di gestione ed è comunque soggetto a smarrimento o deterioramento.

In assenza di lettore badge, il rischio delle mancate timbrature è pertanto molto concreto e, a caduta, genera inefficienze per l’intera macchina organizzativa.

Ed ecco quindi la soluzione: la timbratura si effettua con il telefono, sia il fisso che si trova in ufficio sopra la scrivania, sia il cellulare. In entrambe le modalità è anche possibile attivare il riconoscimento biometrico della voce per accertarsi dell’identità del dipendente che in quel momento sta timbrando.

Le ulteriori tecnologie che si attivano per localizzare il punto di timbratura del dipendente sono:

• Sul telefono fisso, via chiamata telefonica automatica, il riconoscimento del numero chiamante
• Sul telefono cellulare, via APP Android e iOS, geolocalizzazione, tag NFC o beacons

Si cita, come referenza unica nel suo genere, il Comune di Pesaro che ha completamente abolito i lettori di badge in tutti gli uffici comunali.

Parliamo quindi di un sistema oggettivo, affidabile e accessibile per misurare e tracciare il numero di ore di svolto (anche straordinario) e la corrispondente ripartizione nel tempo. L’ufficio risorse umane è aggiornato in tempo reale sull’effettiva presenza dei dipendenti nelle varie sedi dell’organizzazione.

Il livello di accuratezza e certezza delle comunicazioni è pari al 100%: il flusso dei dati è sempre tracciato e storicizzato, con possibilità di errore uguali a zero. Soprattutto, diminuiscono i carichi di lavoro, l’utilizzo di carta e le attività di inserimento dati al pc.

L’innovatività della soluzione permette infatti di migliorare l’efficienza e la qualità del lavoro degli addetti alla rilevazione presenze.  Tra l’altro, si integra a qualsiasi gestionale HR in uso, a salvaguardia degli investimenti effettuati.

Automatizzare la gestione delle assenze e delle richieste di visita fiscale

Se un dipendente non timbra è certamente assente e anche questo è un evento che deve essere tracciato. Solitamente l’Ufficio del Personale (o più facilmente il responsabile di quel dipendente) potrà ricevere una mail, una telefonata, un whatsapp, un messaggio in segreteria telefonica, o altro ancora; ma il problema è sempre lo stesso: normalizzare, identificare e automatizzare le comunicazioni.

Normalizzare le segnalazioni di assenza

È indispensabile offrire ai dipendenti un servizio rapido, certo, multicanale (fonia, app, chatbot)  e attivo h24 per segnalare malattie o prosecuzioni di malattia. Il dipendente dovrebbe comunicare “in un click” e poi non preoccuparsi più di nulla. Sarà il sistema ad attivare eventuali escalation per avvisare il responsabile, che potrà attivare sostituzioni, o lo stesso ufficio HR. Senza più telefonate, fax, o messaggi che si perdono.

Oltre a ciò, e forse più ancora, il vantaggio è per l’ufficio HR che, grazie al sistema di segnalazione assenze Sm@rtC6 può EFFICIENTARE al 100% la richiesta delle visite fiscali. Formalizzare la richiesta di visita fiscale mediante Polo Unico INPS, infatti, operativamente è piuttosto brigoso, mentre con Sm@rtC6 diventa semplice ed immediata.

Sempre ai fini del Polo Unico INPS, anche per il dipendente segnalare sia l’assenza temporanea dal domicilio che il cambio domicilio, diventa veramente veloce e il tutto è tracciato e trasparente.

La digitalizzazione  dei processi HR come chiave di volta: il sistema Sm@rtC6

È proprio vero, la digitalizzazione semplifica la vita dei dipendenti, ma soprattutto quella dei dipendenti dell’ufficio delle risorse umane che, grazie all’automatismo dei flussi di informazioni, non hanno più bisogno di fare manualmente operazioni di basso profilo e possono dedicarsi ad attività più complesse e ad alto valore.

I giorni uomo per gestire i processi si dimezzano, tutto funziona meglio, con poca carta e con tanta semplicità.

In quest’ottica il sistema Sm@rtC6 rappresenta lo strumento ideale proprio per agevolare gli addetti ai lavori ed offrire un servizio H24 ai dipendenti, facilitando il flusso di comunicazioni dipendente-ente riguardanti presenze, assenze, ferie e permessi, reperibilità e turnazioni lavorative.

Quattro le macro-sezioni di questo applicativo:

1. RILEVAZIONE PRESENZE

   – Notifica, anche in mobilità, o nel caso di smart working, o di sedi distaccate, delle attività di ingresso/uscita/pausa dei dipendenti. Disponibile anche con riconoscimento in modalità biometrica (spettro vocale), geolocalizzazione, lettura via app di QRCode e/o NFC e/o Beacons (ad es. per il personale itinerante).

2. SEGNALAZIONE ASSENZE

   – Il dipendente segnala inizio, durata e prolungamento della tipologia di assenza (malattia, ricovero, malattia figlio, ecc…) in automatico e h24. Il sistema ha il pregio di:

• Notificare via mail l’assenza al responsabile;
• Gestire la reperibilità;
• Chiedere al dipendente l’indirizzo per visite fiscali;
• Gestire la Richiesta visita fiscale e PEC INPS;
• Aggiornare automaticamente i sistemi informativi aziendali;
• Confrontare le assenze per malattia con le risultanze INPS
• Richiedere la visita fiscale

3. NOTIFICA TURNI E SCAMBIO TURNO

   – Semplifica la comunicazione dei turni e la notifica di messaggi a dipendenti e collaboratori. Le comunicazioni possono avvenire sia con notifica automatica, sia su bacheca virtuale. I dati di funzionamento vengono inoltrati direttamente via posta elettronica al responsabile del servizio o visualizzati su cruscotto web. Lo scambio turno è gestito via APP nell’ambito della community dei colleghi.

4. GESTIONE FERIE E PERMESSI

   – Permette di gestire tutte le comunicazioni fra dipendenti e ente relativamente alla richiesta di ferie o permessi. Inoltre consente la verifica della situazione delle ferie o permessi residui. Il sistema gestisce la notifica al diretto responsabile, i necessari livelli di approvazione e l’inoltro dei dati all’ufficio del personale.

Si raggiunge dunque un livello di accuratezza molto elevato, con tutte le comunicazioni tracciate al 100% e quindi con un margine di errore prossimo allo zero.

Anche via App 

Il Sistema Sm@rtC6 è disponibile per l’utilizzo tramite device mobile, attraverso la sua app, che porta il nome iconico di AppHello!

La comodità e il valore aggiunto di questo strumento sono ben espressi dalle sue potenzialità di condivisione pervasiva: da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento persone e gestionali, dipartimenti aziendali ed enti esterni, possono comunicare come se fossero in praesentia.

Sm@rtC6 è già adottato con successo da numerose pubbliche amministrazioni quali le Società Partecipate del Comune di Roma Ama, Atac e Acea8Cento, AequaRoma, oltre alla stessa Città Metropolitana di Roma. Sempre a Roma abbiamo l’Università La Sapienza, il Ministero dello Sviluppo Economico, IFO – Istituti Fisioterapici Ospitalieri e Policlinico Gemelli.

Ed ancora l’Unione Pian del Bruscolo in Emilia Romagna utilizza tecnologie targate I-Tel quali la timbratura virtuale telematica; l’Agenzia Interregionale del Po (AIPo) utilizza la timbratura biometrica vocale ed infine la Città Metropolitana di Napoli ha adottato la timbratura via app con geolocalizzazione.