L’art. 44 del CAD (Codice di Amministrazione Digitale) fissa i requisiti per la conservazione dei documenti informatici fondati sulla certa identità di chi realizza il documento, sull’integrità del documento e sul rispetto delle misure di sicurezza. La conservazione sostitutiva è quel processo normativo/digitale atto a dar luogo alla formazione di documenti informatici con pieno valore legale.

La conservazione sostitutiva equipara i documenti elettronici con quelli cartacei e permette, ad aziende private e pubbliche amministrazioni, di eliminare o ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione, all’imposta di bollo dei giornali contabili, etc.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei (o affiancarne la pubblicazione quando lo impone la legge) con l’equivalente documento in formato digitale, “bloccato” nella forma, nel contenuto e nel tempo, attraverso la firma digitale e la marca temporale. Molteplici sono le tipologie di documenti assoggettabili al processo di archiviazione digitale, come ad esempio: fatture elettroniche, documenti di trasporto, scontrini e ricevute fiscali, bilanci, contratti, registri contabili, avvisi di accertamento tributari, mod. F23 e F24, mandati e reversali.

Vi sono poi determinate tipologie di documenti la cui conservazione sostitutiva è l’unico metodo di conservazione legalmente valido in quanto, per loro stessa natura, non possono essere materializzati su carta: è il caso dei messaggi e ricevute di PEC, delle fatture elettroniche (fatture PA) e dei contratti firmati digitalmente.

Il sistema di conservazione documentale integrato nelle procedure Golem, in partnership con ArubaPEC SpA, è gestito a norma con l’implementazione delle indicazioni normative espresse dal DPCM n. 3/2013.

La soluzione sviluppata mira a garantire le caratteristiche  di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Ogni tipologia di documento viene denominata classe documentale, definita come un insieme di metadati che descrivono pienamente il documento. Tra i metadati sono distinguibili principalmente i dati obbligatori per norma e poi i dati utili alla reperibilità dei documenti. Il processo di conservazione prevede lo sviluppo di due macro sistemi distinti, chiamati a svolgere compiti diversi:

• il sistema Versante, a cui è demandato il compito di rintracciare, organizzare e strutturare opportunamente i documenti da conservare;

• il sistema Ricevente, certificato a norma di legge, al quale è affidato il compito di acquisire, conservare e all’occorrenza distribuire i documenti inviati dal sistema versante.

Il processo di conservazione prevede di strutturare i dati di interesse in opportuni insiemi di base definiti Pacchetti di Versamento (P.d.V.). Ogni “Pacchetto” è costituito da un insieme di documenti omogenei tra loro per classe documentale e per metadati necessari alla descrizione. I pacchetti di versamento vengono poi raggruppati in strutture più complesse definite Pacchetti di Archiviazione (PdA). Affinché il processo documentale possa procedere, è necessario che il sistema di conservazione ricevente cataloghi in modo esatto i pacchetti di archiviazione ad esso inviati, ossia associ i metadati corretti ai documenti da porre in conservazione. Al fine di fornire i valori dei metadati relativi ai documenti da conservare, il sistema versante, per ogni P.d.V., deve fornire al sistema di conservazione uno specifico indice definito “Indice del pacchetto di Versamento”. Tale struttura fa riferimento allo standard-Conservazione e Recupero degli Oggetti digitali (UNI11386:2010), che è lo standard nazionale riguardante la struttura dell’insieme dei dati a supporto del processo di conservazione.

Il sistema GOLEM implementa questo articolato processo in maniera completamente automatizzata e trasparente all’operatore. Il modulo SecureDocCS Golem rende possibile la gestione semplificata di un archivio di deposito temporaneo all’interno del quale vengono preliminarmente smistati i documenti, prima di essere inviati al sistema di conservazione remoto. La documentazione prodotta e collocata all’interno dei P.d.V. è soggetta all’esame e alla gestione operativa del responsabile della conservazione, il quale ha il compito di provvedere alle fasi conclusive del processo. In accordo ai dettami di legge, i documenti sono raggruppati per Classe Documentale, cioè per tipologia.

Le classi documentali gestiste sono le seguenti:

Fatture Elettroniche; Atti Amministrativi; Scritture Contabili; Fascicoli; Pratiche attività produttive/ edilizie; Registro Giornaliero di Protocollo. Grazie al Wizard di lavoro sviluppato da GOLEM le operazioni di invio dei dati in conservazione sostitutiva sono semplificate e l’utente viene guidato passo-passo nella gestione integrata del processo. Il Responsabile della Conservazione ha pieno accesso all’archivio temporaneo e al cruscotto operativo con il quale effettuare tutte le operazioni necessarie al processo di conservazione.

Alcune tra le principali funzionalità disponibili sono:

i filtri di ricerca dei documenti da trattare in relazione alla procedura di origine; la gestione dello stato dei documenti; la gestione delle procedure di trasmissione dei documenti al sistema di conservazione remotizzato; la verifica dello stato dell’invio al sistema di conservazione e il download dei documenti in conservazione.

Il sistema GOLEM comunica con il sistema di conservazione remota attraverso Web Service. La piattaforma implementata fornisce tutti gli strumenti di lavoro utili al processo di versamento e alle successive operazioni di interrogazione e distribuzione dei dati dal sistema remoto verso il sistema chiamante. La conservazione sostitutiva fornita dalle procedure Golem permette una facile archiviazione di documenti  che, una volta posti in conservazione, possono essere “cancellati dalla base dati locale” e reperiti successivamente.

L’iter procedurale stabilito dalla normativa prevede l’esistenza di due figure che governano il processo di conservazione sostitutiva: il Responsabile per la Conservazione Digitale (RCD) ed  il Responsabile della Gestione Documentale (RGD) . Il primo gestisce  tutti i flussi informatici e documentali, sia in entrata che in uscita, ne modella il ciclo di vita e ne garantisce la conservazione nel tempo, anche ai fini di una loro validità giuridica e probatoria. Il secondo invece assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto  di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione. La PA deve sempre e comunque nominare al suo interno un RCD e RGD ed adottare un manuale di gestione; mentre RGD risponde della fase di produzione del documento informatico, RCD provvede agli adempimenti inerenti il ciclo di vita del documento informatico per quanto concerne gli aspetti della sua conservazione a norma.

Golem Ict, in quanto azienda esperta nel settore, coadiuva l’ente  in tutte le fasi necessarie all’avvio e alla gestione della procedura, occupandosi nello specifico di organizzare i flussi informativi, formare il personale e i dirigenti e funzionari, fornire soluzioni software adeguate, redigere i necessari manuali, trasferire competenze e know how, disegnare i flussi informativi nuovi e fornire assistenza tecnica per il nuovo protocollo informatico e il registro di protocollo.

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