A conclusione del procedimento, la pubblica amministrazione coinvolta deve comunicare all’Autorità quali atti intenda adottare per adempiere agli obblighi di pubblicazione ed entro quale data.

La comunicazione di avvio del procedimento di vigilanza (articolo 12) è effettuata dal responsabile del procedimento e ne indica l’oggetto, le informazioni e/o i documenti ritenuti rilevanti, se possibile la contestazione delle presunte violazioni, il termine di conclusione del procedimento istruttorio, l’ufficio competente con indicazione del nominativo del responsabile del procedimento. Come accennato, il termine per la comunicazione di avvio del procedimento a seguito di segnalazione, decorrente dalla data di ricevimento della stessa, è, di norma, di 60 giorni. Le disposizioni sullo specifico procedimento naturalmente si conformano ai principi tracciati dalla legge 689/1981 e, soprattutto, dalla legge 241/1990.

La comunicazione può essere preceduta da una richiesta, indirizzata al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, di informazioni utili per l’avvio del procedimento ed è, comunque, inviata allo stesso Rpct, al legale rappresentante della pubblica amministrazione, all’Oiv o ad altro organismo analogo.

Ordine di priorità delle segnalazioni

Il regolamento, per garantire una imparziale e opportuna trattazione delle segnalazioni, ne fissa previamente l’ordine di priorità (articolo 10):

1. inadempimento di obblighi di pubblicazione, che comportino l’avvio di un procedimento di ordine o di segnalazione dell’Autorità, in particolare nei casi di un numero consistente di inadempimenti, ovvero nei casi di segnalazione ex articoli 4 e 5
2. richieste di accesso civico cui la Pa non abbia risposto o abbia risposto negativamente, trasmesse ad Anac nella forma di segnalazione
3. segnalazioni su fatti aventi possibile rilevanza amministrativa e contabile, con particolare riferimento a gravi violazioni di legge.

Le segnalazioni su fatti di rilievo penale o contabile possono, previa comunicazione da parte dell’ufficio al Consiglio, essere inviate alla procura della Repubblica e/o alla procura della Corte dei conti competenti per territorio, fermi restando i profili di interesse dell’Autorità sui quali continua a essere esercitata la vigilanza. Tutte, anche quelle non più attuali o che presentano qualche carenza, sono valutate per individuare disfunzioni nell’applicazione delle norme in materia di prevenzione della corruzione e per la predisposizione della direttiva programmatica e del conseguente piano ispettivo. Quelle prive dei previsti contenuti di forma o della dimostrazione del previo esercizio della richiesta di accesso civico sono considerate non prioritarie, senza però che il regolamento ne sancisca l’inammissibilità.

Attività istruttoria

L’accennata conformazione, quanto meno in parte, ai principi tracciati dalla legge 241/1990 sul procedimento amministrativo è presente anche nell’elencazione dei soggetti che possono partecipare all’istruttoria (articolo 13): si tratta di coloro ai quali è stata inviata la comunicazione di avvio del procedimento e di altri soggetti portatori di interessi diretti, concreti e attuali correlati all’oggetto del procedimento, che ne facciano motivata richiesta entro 30 giorni dalla comunicazione di avvio del procedimento o dalla conoscenza dello stesso. Tali soggetti hanno facoltà di esercitare il diritto di accesso agli atti nel rispetto del regolamento concernente l’accesso ai documenti formati o detenuti da Anac e di presentare memorie scritte, documenti, deduzioni e pareri, valutati dall’ufficio ove pertinenti all’oggetto del procedimento.

A sua volta, il responsabile del procedimento può formulare (articolo 14) richieste di informazioni o chiarimenti e di esibizione di documenti, nonché fissare il termine entro il quale dovrà pervenire la risposta, compreso tra 10 e 30 giorni in relazione all’urgenza del caso, alla quantità e qualità delle informazioni e dei documenti richiesti. Il dirigente responsabile può anche convocare in audizione (articolo 15) i soggetti ai quali è stata data comunicazione di avvio del procedimento, mentre i destinatari della comunicazione di avvio del procedimento possono presentare, entro 10 giorni dal ricevimento, istanza di audizione all’ufficio, che viene valutata dal dirigente. In sintesi, nel corso delle audizioni i convocati possono comparire in persona dell’Rpct, per i profili di competenza, del proprio rappresentante legale oppure del procuratore speciale munito di apposita documentazione giustificativa del potere di rappresentanza e possono, inoltre, farsi assistere da consulenti. Delle audizioni è redatto processo verbale.

Possono anche essere svolte attività ispettive, disposte dal presidente con l’eventuale collaborazione della Guardia di finanza o di altri organi dello Stato, da concludersi entro 60 giorni (articolo 16).

I termini del procedimento, nel caso di questioni di particolare complessità, possono essere sospesi (articolo 17) una sola volta, per una durata che non può eccedere i 30 giorni (fino a 60 in caso di ispezioni), in presenza di ulteriori approfondimenti attraverso richieste documentali integrative, di ispezioni o di acquisizione di pareri da altre pubbliche amministrazioni. o autorità nazionali ed estere. Nell’ipotesi di richieste documentali o di acquisizioni di pareri, l’istruttoria può essere conclusa prescindendo dalle informazioni richieste non pervenute nel termine previsto, per non paralizzare il procedimento. I termini riprendono a decorrere, rispettivamente, dalla data di ricevimento o di acquisizione da parte del responsabile del procedimento delle integrazioni documentali, da quella di ricezione della relazione ispettiva o di ricevimento del parere richiesto.

La conclusione del procedimento di vigilanza

Entro 120 giorni dalla comunicazione dell’avvio del procedimento di vigilanza, salva l’applicazione della sospensione, il dirigente sottopone al Consiglio una proposta di delibera (articolo 18). Il dirigente può, altresì, adottare una propria nota, sottoposta alla previa autorizzazione del Consiglio, avente a oggetto la comunicazione di presa d’atto della volontà manifestata dalla Pa di adeguarsi agli obblighi di pubblicazione.

Il regolamento aveva già indicato in precedenza (articolo 11) gli atti con cui tassativamente si deve concludere il procedimento di vigilanza, fatti salvi i casi di archiviazione o di presa d’atto del conformarsi della Pa alle indicazioni. In particolare, l’Autorità:

• registra che la Pa ha adottato buone pratiche amministrative meritevoli di segnalazione
• raccomanda la pubblicazione di dati, documenti e informazioni non oggetto di pubblicazione obbligatoria e/o l’adozione di misure richiamate in orientamenti, nel Pna nonché in linee guida in materia di trasparenza
• segnala l’illecito disciplinare, per il mancato rispetto dell’obbligo di pubblicazione da parte del responsabile della pubblicazione o del dirigente tenuto alla trasmissione delle informazioni, all’ufficio Procedimenti disciplinari, ai vertici politici, all’Oiv e, se del caso, alla Corte dei conti, ai fini dell’attivazione delle altre forme di responsabilità ex articolo 45, comma4, Dlgs 33/2013
• ordina di procedere alla pubblicazione di documenti e informazioni (articolo 45, comma 1, Dlgs 33/2013) ovvero di adottare atti o provvedimenti richiesti dalla normativa.

Le segnalazioni relative alla mancata adozione della sezione trasparenza del Ptpc sono trattate esclusivamente in sede di procedimento per l’irrogazione delle sanzioni di cui all’articolo 19, comma 5, Dl 90/2014², mentre quelle relative alla violazione degli specifici obblighi di pubblicazione (articolo 47, Dlgs 33/2013) sono trattate esclusivamente in sede di procedimento per l’irrogazione delle sanzioni di cui al comma 3 del medesimo articolo (sanzioni irrogate da Anac con il procedimento previsto dal regolamento).

Procedimento in forma semplificata: controllo e controdeduzioni

Il regolamento prevede anche (articolo 19) la conclusione semplificata del procedimento, qualora non sussistano dubbi interpretativi, tenuto conto del quadro normativo e giurisprudenziale, o sia possibile applicare al caso una precedente pronuncia dell’Autorità. In tali ipotesi, il dirigente adotta un proprio atto di conclusione del procedimento, che sostituisce la comunicazione di avvio. Perché l’atto sia pienamente efficace, è comunque necessario un previo controllo di natura autorizzatoria del Consiglio dell’Autorità, oltre a una ulteriore fase contraddittoria con la Pa, cui sono concessi termini, non superiori a 10 giorni, per la presentazione di controdeduzioni.

Comunicazione dell’atto adottato e verifica sulla sua esecuzione

Gli atti conclusivi del procedimento (articolo 20) sono comunicati al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, alla Pa interessata e ai soggetti che hanno presentato la segnalazione, per essere pubblicati sul sito istituzionale dell’Autorità. Può essere disposta anche la pubblicazione sul sito della pubblica amministrazione. Quest’ultima deve fornire ad Anac il proprio riscontro entro un termine da 20 a 45 giorni, comunicando quali atti intenda adottare per adempiere agli obblighi di pubblicazione ed entro quale data.

In caso di mancato riscontro nel termine fissato, è adottato un atto di constatazione del mancato adeguamento della Pa all’atto dell’Autorità pubblicato sul sito istituzionale di Anac, unitamente alla segnalazione del mancato rispetto dell’obbligo di pubblicazione all’ufficio Procedimenti disciplinari, ai vertici politici e all’Oiv della Pa, nonché alla Corte dei conti, se del caso.   Quale ulteriore sanzione indiretta, applicabile anche negli altri casi di mancato adeguamento, Anac può disporre la pubblicazione dell’atto di constatazione anche sul sito della stessa pubblica amministrazione.

L’ultima disposizione sostanziale del regolamento (articolo 21) dispone, in un’ottica di economicità dell’azione amministrativa e di dematerializzazione, l’utilizzo della Pec per tutte le segnalazioni inviate all’Autorità e per le comunicazioni previste dalla norma in argomento, salve specifiche esigenze del procedimento.