Contratti tra PA e privati stipulati in modalità informatica: qual è il modo più funzionale per gestirli? Esistono strumenti che consentono di amministrare in maniera univoca l’intero flusso di vita del contratto, dalla prima bozza, alla stipula, alla sua registrazione e successiva conservazione?

Come si stipula un contratto informatico? Secondo l’art. 32, comma 14, del D.lgs. n. 50/2016:

“Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell’Ufficiale rogante dell’amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata”.

Si può stipulare un atto informatico se entrambi i contraenti sono muniti di firma digitale. Il documento deve essere poi salvato e archiviato in modo da garantire la successiva conservazione per un tempo illimitato con tecnologie sicure che ne assicurino anche la fruizione.

Nel caso uno dei contraenti non sia in possesso di firma digitale o non si abbia la possibilità di garantire la sicurezza giuridica, il contraente può fornire una firma elettronica da inserire nel contratto o, in alternativa, firmare il cartaceo, che dovrà poi essere opportunamente scansionato e firmato digitalmente dall’ufficiale rogante a garanzia della firma non digitale apposta dal contraente.

Ma quali sono le problematiche più comuni che possono sorgere durante questo tipo di procedura? In estrema sintesi:

• La necessità di utilizzare più software, anche da parte di personale non tecnico, rallenta notevolmente la stesura dell’atto stesso;
• Il passaggio del documento tra operatori diversi che necessitano di lavorarci (ad esempio l’ufficio di segreteria, il dirigente, il segretario) alimenta il problema di gestione del flusso documentale;
• Un sistema di repertorio non automatizzato è fonte di errori e rallentamenti nella gestione dei contratti;
• Per effettuare la registrazione telematica del contratto presso l’Agenzia delle Entrate, è necessario utilizzare un software poco intuitivo e complesso;
• È sempre più sentita l’esigenza di conservare e archiviare in maniera del tutto sicura i file.

A tal proposito, “Gestione Contratti Informatici” è un software di Digital PA che consente di snellire l’intero processo e risponde alle esigenze degli Ufficiali Roganti, Uffici Contratti e Uffici di Segreteria della pubblica amministrazione.

Quali i principali vantaggi?

In primo luogo la possibilità di avere un unico archivio indicizzato e organizzato per la gestione e conservazione di tutti i contratti dell’amministrazione.

E successivamente, questa soluzione è delineata da un gestionale unico che segue sotto ogni suo aspetto il contratto. Si parte con la stesura della prima bozza, per giungere alla stipula – anche remota – del contratto, alla repertorizzazione automatizzata, alla sua registrazione e, per concludere, alla sua successiva conservazione.

L’applicativo integra numerose funzionalità che velocizzano e semplificano il lavoro degli addetti, quali la gestione delle anagrafiche e la possibilità di sostituire, per i contratti di appalto, per la registrazione dei contratti all’Agenzia delle Entrate.

Per le scritture private, inoltre, non si rende più necessario richiedere la presenza in sede dei contraenti, con relative problematiche di organizzazione e coordinamento: la stipula può essere infatti gestita anche comodamente da remoto.

Il software consente di creare qualsiasi tipo di atto o contratto:

• Atto pubblico amministrativo
• Scrittura privata
• Atto amministrativo
• Scrittura privata registrata
• Scrittura privata con sottoscrizione autenticata
• Scrittura privata con sottoscrizione accertata giudiziale
• Richiesta esattoriale
• Atto estero depositato

Per concludere, è necessario sottolineare che non sarà necessario utilizzare software esterni per apporre la firma grafometrica o digitale, ma la procedura potrà concludersi all’interno della piattaforma.