Qualora il conservatore dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari sia un soggetto diverso dal contribuente e dal depositario delle scritture contabili ex articolo 52, comma 10, del Dpr 633/1972, non vi è obbligo di comunicarne direttamente gli estremi identificativi all’Amministrazione finanziaria. È questa, in estrema sintesi, la conclusione cui è giunta l’Agenzia delle Entrate con la risoluzione n. 81/E del 25 settembre.

Il caso

Una ditta fornisce beni e servizi ad Aziende sanitarie locali. Dal 2015, per la fatturazione delle varie operazioni (da svolgersi in forma necessariamente elettronica, secondo il Dm 55/2013), essa si avvale di un soggetto terzo, che ne cura i diversi passaggi, dall’emissione sino alla conservazione. Considerato che tale soggetto non è il depositario delle scritture contabili, ma il solo “conservatore” delle fatture elettroniche, la contribuente pone il dubbio – anche sulla scorta di alcune indicazioni provenienti dalla propria associazione di categoria – se i suoi dati, nonché il luogo di conservazione, vadano comunque comunicati all’Amministrazione finanziaria, utilizzando i relativi modelli (in particolare, AA9/11 per le imprese individuali e i lavoratori autonomi, AA7/10 per i soggetti diversi dalle persone fisiche).

La soluzione fornita dall’Agenzia delle Entrate

Premesso che, qualunque veste, pubblica o privata, abbia il destinatario delle fatture elettroniche, esse vanno conservate nella medesima forma (elettronica), l’Agenzia delle Entrate osserva come tale procedimento, secondo l’articolo 39, comma 3, del Dpr 633/1972, deve svolgersi nel rispetto dell’apposito decreto emanato dal ministero dell’Economia e delle Finanze, secondo la delega allo stesso operata all’interno del Dlgs 82/2005 (“Codice dell’amministrazione digitale” – Cad). Il decreto in parola (Dm 17 giugno 2014), nell’aggiornare le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, ha peraltro stabilito che il contribuente:

• comunica di effettuare la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini della dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento. Obbligo da assolvere con la compilazione del rigo RS140 del modello Unico PF (ovvero dei righi RS104 e RS40, rispettivamente dei modelli Unico Sc e Unico Sp)

• in caso di controlli, può esibire i documenti conservati anche per via telematica (secondo modalità da stabilirsi con provvedimenti che saranno emanati dai direttori delle competenti Agenzie fiscali), fermo restando che deve renderli leggibili e, a richiesta, disponibili su supporto cartaceo o informatico presso la propria sede “ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633” (articolo 5 del Dm).

Tuttavia, precisa l’Amministrazione, la “conservazione” cui tale ultima norma si riferisce (e i relativi obblighi comunicativi in caso di variazione di luoghi e soggetti coinvolti – da espletarsi a mezzo dei quadri E ed F dei citati modelli AA7/10 e AA9/11, da quest’anno AA9/12) deve necessariamente tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti.
Dunque, se nell’era analogica, il concetto di conservazione delle scritture era, nella sostanza, coincidente con quello di deposito, ciò non è più vero oggi, quando il “conservatore” non solo può essere il contribuente in prima persona o colui che si è obbligato alla custodia quale depositario delle scritture contabili (ai sensi e per gli effetti dell’articolo 52 del Dpr 633/1972), ma anche un terzo che cura, appunto, il solo processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali. In quest’ultima ipotesi, non sarà necessaria alcuna comunicazione, diversa da quella contenuta nel modello Unico.

Va infatti considerato che, in caso di accesso, i verificatori devono essere messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente, ovvero del diverso “depositario” delle scritture contabili, la documentazione fiscale (compresa quella che garantisce l’autenticità e integrità delle fatture), per verificarne la corretta conservazione, mentre il “conservatore” dovrà comunque operare secondo le prescrizioni del Cad e dei relativi decreti di attuazione (in primis, il Dpcm 3 dicembre 2013, che impone la redazione di un apposito manuale della conservazione dove descrivere compiutamente il processo adottato e identificare i soggetti coinvolti). Come logico, la mancata esibizione dei documenti comporterà gli effetti previsti dalla legge, quali, ad esempio, l’impossibilità di prendere in considerazione gli stessi a favore del contribuente ai fini dell’accertamento in sede amministrativa o contenziosa, ovvero il disconoscimento della contabilità e, in conseguenza, la ricostruzione induttiva del reddito d’impresa (rispettivamente ex articolo 52 del Dpr 633/1972 e 39 del Dpr 600/1973).

Considerazioni finali

Con la risoluzione odierna, l’Agenzia delle Entrate alimenta la diffusione della fatturazione elettronica, alleggerendo il relativo procedimento rispetto ad adempimenti non strettamente necessari e unendosi alla strada maestra ribadita nelle scorse settimane dal legislatore italiano per mezzo del Dlgs 127/2015, che vede ormai in tale modalità di fatturazione un cardine per il rilancio dei rapporti commerciali tra privati e verso la pubblica amministrazione.