Con la fatturazione elettronica prendono sempre più piede i contratti di outsourcing, soprattutto quando il servizio viene completamente affidato a società che si occupano ad esempio di firmare, inviare e gestire e poi anche conservare la fattura elettronica. Ma quali elementi bisogna tenere in considerazione per avere un ottimo contratto di outsourcing?
La fatturazione elettronica è stata per certi versi una vera e propria rivoluzione, soprattutto se si considerano alcuni processi innovativi della fattura elettronica, come ad esempio la firma digitale e la conservazione digitale a norma. Molte aziende si sono per tempo preparate, altre invece hanno percorso la novità e altre ancora oggi sono in cerca del fornitore ideale. Ed è proprio questa la soluzione in effetti ad oggi più scelta, cioè quella di esternalizzare gran parte del processo di fatturazione elettronica compresa evidentemente anche la successiva conservazione. Questa è la scelta che viene fatta soprattutto da Pmi e professionisti, ma anche le grandi aziende. Infatti alcune cercano di realizzare processi di fatturazione elettronica e dematerializzazione internamente, altre invece si affidano completamente in outsourcing a fornitori che per competenza, esperienza e sicurezza, offrono idonee garanzie nella realizzazione di questi servizi innovativi.
Come in tutti i settori ICT, quando si parla di outsourcing si devono tenere ben presenti quali processi si vogliono affidare all’esterno e perché seguire la strada della esternalizzazione. Ovviamente la scelta dipende da diversi fattori, che devono essere attentamente valutati dai responsabili di azienda. Che sia in house o in outsourcing, ci sono vantaggi e svantaggi da una parte e dall’altra. Di certo, non esiste la soluzione ideale, ma è comunque un dato di fatto che l’outsourcing è in crescita e che per i processi di digitalizzazione è forse la soluzione ideale.
Per tre semplici motivi: le tematiche della conservazione digitale e fatturazione elettronica, presumono una forte competenza in quanto c’è bisogno di figure trasversalmente competenti su argomenti giuridici, tecnici, archivistici e privacy; risulta fondamentale la figura del responsabile della conservazione, che deve essere un digital preservation Officer molto preparato esperto e competente. Non a caso le mansioni dell’articolo 7 del DPCM del 3 dicembre, identificano una risorsa che difficilmente si trova in un azienda se non con la dovuta formazione. Terzo motivo: gli standard e le norme sono in continua evoluzione e necessitano di aggiornamento continuo e formazione professionale continua, tutte cose che un fornitore può garantire occupandosi soltanto di questo.
Vediamo ora invece come deve essere strutturato un contratto di outsourcing dopo aver scelto il fornitore, che ricordiamo dovrà essere nominato responsabile del trattamento e che quindi dovrà necessariamente essere adeso perfettamente alle norme privacy.
La legge n. 244 del 24 dicembre 2007, come modificata dal Decreto Legislativo n. 201 del 2011 rappresenta il riferimento normativo che ha istituito l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, ovvero, l’obbligo di emettere, trasmettere, gestire e conservare le fatture solo ed esclusivamente in formato elettronico nel rispetto della normativa vigente.
La Fattura elettronica è un documento in formato digitale; la presenza della firma elettronica di chi emette la fattura e la trasmissione della fattura ad uno specifico sistema di interscambio (SDI) ne garantiscono l’autenticità e l’integrità.
Ai sensi dell’art. 5 del Decreto Ministero Economia e finanze 03.04.2013 n° 55 “gli operatori economici possono avvalersi, attraverso accordi tra le parti, di intermediari per la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione della fattura elettronica mantenendo inalterate le responsabilità fiscali dell’ente emittente la fattura nei confronti delle PA”. Gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi verso le P.A., possono adeguare i propri sistemi contabili per emettere le fatture elettroniche P.A. oppure rivolgersi ad Intermediari, vale a dire soggetti terzi che forniscono strumenti di supporto per la compilazione, trasmissione e per la conservazione sostitutiva della fattura elettronica così come previsto dalla legge.
Le società che operano come Intermediari degli operatori economici, possono quindi offrire servizi che hanno ad oggetto l’emissione delle fatture elettroniche per conto degli operatori economici, la trasmissione delle fatture al sistema d’interscambio (SDI) e la conservazione a norma delle fatture elettroniche inviate; ne consegue che sia i fornitori, che le PA possono affidare in outsourcing il processo di conservazione digitale delle fatture elettroniche rivolgendosi ad un conservatore accreditato.
Nei contratti aventi ad oggetto la fornitura del servizio in outsourcing di conservazione a norma delle fatture elettroniche P.A., l’Intermediario assume nei confronti dell’operatore economico che richiede il servizio, diversi obblighi, ovvero, a titolo esemplificativo e non esaustivo, si può ritenere che l’intermediario sia tenuto: all’invio, all’archiviazione, alla memorizzazione e alla conservazione a norma dei Documenti, secondo quanto previsto dalla normativa vigente (DMEF del 23 gennaio 2004, DPR 633/72, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 sulle nuove regole tecniche per la conservazione a norma, Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.45/E del 19 ottobre 2005, Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.36/E del 6 dicembre 2006 e loro successive modificazioni o integrazioni); alla eventuale chiusura del processo di conservazione a norma entro i termini stabiliti dalla normativa, apponendo oltre alla propria firma digitale, una marca temporale rilasciata da una Certification Authority iscritta nell’elenco ufficiale dei certificatori; all’assunzione dell’incarico di Responsabile della Conservazione a norma, da effettuarsi con apposita nomina; alla tenuta, all’aggiornamento e alla conservazione in modalità a norma del “Manuale della Conservazione”. Inoltre, ove richiesto dall’operatore economico, l’Intermediario potrà essere tenuto all’ esibizione dei documenti conservati all’Amministrazione Finanziaria (così come previsto dalla normativa) ed al riversamento diretto dei documenti.
L’Intermediario dovrà, comunque, dare all’operatore economico la possibilità di proseguire il normale processo di fatturazione anche dopo la cessazione del contratto, mettendo a disposizione dello stesso l’archivio su supporto ottico (DVD o CD) nel formato conservato.
La scelta di stipulare un contratto con un Intermediario avente ad oggetto la fornitura del servizio in outsourcingdi conservazione a norma delle fatture elettroniche P.A determina, non solo per l’Intermediario, ma anche per l’operatore economico, l’assunzione di precisi obblighi e responsabilità.
L’operatore economico, nel momento in cui decide di rivolgersi ad un Intermediario, si trova in primis ad effettuare una scelta, che determina differenti conseguenze sul piano applicativo; può infatti decidere di avvalersi del servizio optando per una delle due modalità di seguito indicate:
a) incaricare l’Intermediario ad emettere la fattura per suo conto secondo quanto previsto dall’art. 21 DPR 633/72 nonchè all’invio e scarico delle ricevute; in questo caso l’intermediario Firma digitalmente le fatture, completa il ciclo ed arriva alla conservazione a norma dei documenti attraverso il proprio Responsabile della Conservazione a norma;
b) emettere la fattura P.A. e firmarla digitalmente incaricando l’intermediario solo all’invio al SDI e allo scarico delle ricevute; l’intermediario a conclusione del ciclo restituisce la fattura con le relative ricevute all’operatore economico per la futura conservazione a norma.
Gli obblighi per un operatore economico, che possono scaturire dalla stipula di un contratto di servizio inoutsourcing di conservazione a norma delle fatture elettroniche P.A. sono plurimi.
Si può ritenere anche in questo caso, a titolo esemplificativo e non esaustivo, che l’operatore economico non dovrà consentire l’uso dei software e/o l’accesso ai servizi a soggetti diversi da quelli autorizzati, verificandone il loro corretto utilizzo; dovrà rispettare i termini di trasmissione, di spedizione, di consegna, di controllo e di verifica della fattura; non potrà memorizzare, archiviare o conservare negli archivi informatici dell’intermediario, né trasmettere, spedire o divulgare tramite i servizi dell’intermediario, documenti o dati riportanti materiale o notizie diffamatorie, illegali o comunque lesive di diritti di terzi, obbligandosi a vigilare sul corretto utilizzo dei servizi da parte dei soggetti autorizzati ad accedervi; dovrà, altresì, osservare le procedure di generazione, rilascio, sospensione e rigenerazione dei Codici Identificativi Personali ( “username” e “password” ), e/o di altre eventuali credenziali di autenticazione, necessari ad accedere al servizio, obbligando gli Utenti autorizzati a custodire i suddetti Codici Identificativi Personali, e/o altre eventuali credenziali di autenticazione, secondo opportune misure di sicurezza necessarie ad evitare furti, smarrimenti ovvero sottrazione e/o uso non autorizzato da parte di terzi; dovrà vigilare che l’attività dei propri incaricati venga svolta secondo le disposizioni legislative in materia di protezione civile e penale di programmi software, di gestione di archivi e sistemi informatici, di trattamento dei dati, di trasmissioni e comunicazioni elettroniche e telematiche, di protezione dei dati personali (Codice della Privacy e successive modifiche e/o integrazioni) e di tutela della sicurezza sui luoghi di lavoro (L. 626/1994 e successive modifiche e integrazioni).
Per quanto riguarda il profilo delle responsabilità, l’operatore economico è l’unico responsabile ai fini fiscali, tributari, civili e penali in relazione: alla determinazione dei dati e delle informazioni riportati nelle fatture PA; alla determinazione della natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione e riportati nelle fatture PA; alla determinazione dei corrispettivi, della base imponibile e delle aliquote riportati nelle fatture PA; alla determinazione della denominazione, nome, cognome, codice fiscale, partita iva, termini di pagamento ed ogni dato richiesto dall’art.21 secondo comma DPR 633/72 riportati nelle fatture PA; alla verifica della corretta sequenzialità cronologica e continuità numerica nelle fatture PA; alla verifica della presenza di tutti i dati ed informazioni necessari ad attivare le funzionalità di ricerca logica delle fatture e/o nelle fatture PA.
Ferma restando la responsabilità dell’operatore economico ai fini fiscali, tributari civili e penali nei casi sopra specificati, gli Intermediari saranno responsabili dei danni di natura contrattuale ed extracontrattuale che costituiscono conseguenza immediata e diretta dei propri comportamenti determinati da dolo e colpa grave, dei danni direttamente cagionati all’operatore economico, sia di natura contrattuale che extra-contrattuale, che siano conseguenza immediata e diretta dell’esecuzione del Contratto, inclusi i danni derivanti da inadempimento delle obbligazioni previste nel Contratto ma soprattutto l’intermediario è responsabile della regolare conservazione delle fatture elettroniche PA secondo la normativa vigente.
