Con la Delibera di Plenum del 13 maggio 2015, il Consiglio Superiore della Magistratura ha indicato i rilievi critici emersi circa il “Monitoraggio e studio delle problematiche attuative del Processo Civile Telematico”.

Pur sottolineando l’importanza di procedere con l’innovazione e l’informatizzazione della giustizia, il CSM ha posto in evidenza tutte la criticità dell’infrastruttura organizzativa e tecnologica predisposta per il PCT, ma anche il caos e l’incertezza dovuti al sovrapporsi delle diverse normative (di rango primario e secondario) che incidono sulla disciplina del processo civile telematico. In particolare il CSM ha sottolineato l’assenza di previsioni circa la corretta conservazione a norma degli atti processuali e i rischi relativi alla mancata tutela del valore probatorio di atti, documenti e fascicoli facenti parte di questi archivi pubblici.

Nello specifico il CSM conferma alcuni rilievi fondamentali sollevati già da tempo da Anorc (anche con il consapevole sostegno di AGID), nel tentativo di sollecitare una maggiore attenzione da parte del Legislatore, ma anche in chi le norme le deve applicare. Nella Deliberazione del 13 maggio, infatti, anche il CSM, come Anorc, pone l’accento sulla necessità di:

– costituire un sistema di conservazione dei documenti informatici a norma degli artt. 44 e ss. del CAD (D.Lgs. n. 82/2005), per garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità, la reperibilità e il valore probatorio dei documenti informatici relativi agli atti e ai fascicoli processuali;

– tutelare la natura di archivi pubblici dell’insieme degli atti e dei fascicoli processuali, garantendo la corretta conservazione a norma dei documenti, al fine di assicurare il loro valore legale, la loro integrità e leggibilità nel tempo, in conformità a quanto previsto sia dal Codice dell’Amministrazione digitale, sia dalle Regole tecniche sulla formazione del documento informatico (DPCM 13 novembre 2014), sulla conservazione dei documenti (DPCM 3 dicembre 2013) e sul protocollo informatico (DPCM 3 dicembre 2013);

– nominare il Responsabile della conservazione (“ovvero il soggetto, interno all’ente che per legge ha l’obbligo di conservazione di un determinato documento, che definisce e attua le politiche del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità e autonomia”, come specificato al par. 4.3 della Delibera del CSM), il quale deve necessariamente operare d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e con il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, ai sensi dell’art. 44 del CAD, avendo riguardo altresì delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del disciplinare tecnico di cui all’allegato B del Codice Privacy (D.Lgs. n. 196/2003);

– adottare il Manuale della Conservazione e il Manuale di gestione dei documenti, prevedendo anche che il registro giornaliero di protocollo sia trasmesso al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva, al fine di garantire l’immodificabilità del contenuto;

– superare la PEC come modalità di deposito degli atti processuali, introducendo nuove funzionalità sui portali e il più moderno concetto di upload con responsabilizzazione degli operatori o – meglio ancora – prevedendo la compilazione diretta di atti, comunicazioni e istanze attraverso moduli e formulari direttamente predisposti on line, (ovviamente) previa modalità di strong authentication;

– sviluppare sistemi di mirroring, backup e disaster recovery per garantire la continuità dei servizi;

– assicurare nel sistema PCT il rispetto delle norme sulla privacy e sul trattamento dei dati sensibili;

– predisporre un “piano straordinario” di formazione obbligatoria per tutti i magistrati e il personale di cancelleria.

Proprio su tale ultimo punto, il CSM delibera espressamente “di invitare la Scuola Superiore della Magistratura a considerare la materia dell’informatica giuridica e giudiziaria, ed in particolare le questioni attinenti al processo civile telematico ed all’informatizzazione del processo penale, quali parti imprescindibili e prioritarie del complessivo progetto di formazione dei magistrati, da attuarsi anche in sinergia con il Ministero della Giustizia ed il Consiglio Superiore della Magistratura, nell’ambito delle rispettive prerogative e competenze”.