eCon l’entrata in vigore il 27 giugno del DM 17 giugno 2014 che specifica le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, molti ritengono sia superato il vincolo temporale dei 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche.

Conservazione delle Fatture Elettroniche, superato il vincolo temporale dei 15 giorni?

Questo per effetto dell’abrogazione del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze del 23 gennaio 2004 e dell’art. 3 comma 4 dello stesso decreto che indica come nuovi termini del processo di conservazione il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.

In base a questa interpretazione si potrebbe ritenere che la conservazione di libri, registri e anche fatture elettroniche si effettui con cadenza annuale entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.
Rimane ferma comunque la necessità di assicurare a tutti i documenti informatici le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

Infatti l’articolo 21, comma 3, quarto periodo, del D.P.R. n. 633 del 1972, dispone che “Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.”

Il novellato articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972 pone, dunque, espressamente in capo al soggetto passivo l’obbligo di assicurare gli specifici requisiti di A. I. L. dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. Si precisa inoltre che le Note esplicative alla direttiva 2010/45/UE precisano che la garanzia dell’integrità del contenuto di una fattura, analogamente all’autenticità dell’origine, è obbligatoria sia per il soggetto passivo fornitore/prestatore sia per il soggetto passivo cessionario/committente.

E’ bene ricordare inoltre che “la fattura è emessa al momento dell’effettuazione dell’operazione determinata a norma dell’articolo 6” (così il comma 4 del medesimo articolo 21) – e che, di conseguenza, la data apposta sul documento nel rispetto di tali criteri sarà determinante ai fini fiscali.

Conservazione delle Fatture Elettroniche e vincolo temporale

A seguito del recepimento della direttiva 2010/45/UE, l’articolo 39, terzo comma, del D.P.R. n. 633 del 1972, in tema di conservazione delle fatture, è stato oggetto di apposite modifiche. In particolare, la nuova disposizione stabilisce che le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Questo comma 5 dell’art. 21 del CAD non dice altro che “Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell’economia e delle finanze, sentito il Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie.”

Leggendo ancora il CAD, secondo l’art. 44, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:

a) l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento di cui all’articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

b) l’integrità del documento;

c) la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;

d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.

Ossia quanto richiesto dall’articolo 21, comma 3, quarto periodo, del D.P.R. n. 633 del 1972 e della direttiva 2010/45/UE.

Se ne potrebbe dedurre intanto, che per quanto possa essere considerato decaduto il termine dei 15 giorni per la conservazione delle fatture, è anche vero che rimanendo il problema legato agli specifici requisiti di A. I. L., che secondo l’art. 44 del CAD sono garantiti dalla conservazione sostitutiva, forse ci potrebbe essere una discrasia se tali documenti non sono mandati in conservazione sostitutiva. Quando? Sicuramente non entro i 3 mesi successivi alle dichiarazioni fiscali, per due motivi: il primo per garantire i requisiti A.I.L., il secondo perché come prima accennato, la fattura non può essere equiparata a un registro fiscale, proprio perché la sua efficacia e cristallizzazione ai fini fiscali è determinata dalla data della fattura stessa, mentre la dichiarazione fiscale all’atto della sua presentazione. Quindi, volendo equiparare le due cose, dovremmo considerare i termini di conservazione entro 3 mesi dalla sua emissione. Fermo restando il problema della garanzia del mantenimento dei requisiti A.I.L.

Ma andando ancora oltre, il DECRETO 17 giugno 2014, oltre a definire che ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dell’art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica, anche il riferimento al processo di conservazione che dovrebbe essere effettuato richiamando i termini previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489, che riporto integralmente “A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.”

Questo a mio parere invece rafforza il concetto di obbligo della conservazione sostitutiva, in quanto non fa altro che confermare che in sede di controllo i documenti dovrebbero risultare aggiornati sugli appositi supporti magnetici (e quindi secondo le indicazioni delle regole tecniche e per il mantenimento dei requisiti A.I.L., significherebbe conservazione sostitutiva) e possano essere disponibili agli organi competenti a richiesta. Consecutio logica vorrebbe, che anche se non è indicato il termine perentorio dei 15 giorni per la conservazione delle fatture, dovendole aver memorizzate su supporto magnetico, rispettando i requisiti A.I.L., non sia possibile pensare alla conservazione sostitutiva dopo circa due anni dalla loro emissione. Considerando l’emissione di una fattura a inizio anno e conservata dopo 3 mesi dalle dichiarazioni annuali.

Altra considerazione da fare e non ultima come importanza, è il problema che potrebbe nascere da fatture trasmesse elettronicamente e firmate digitalmente, se non gestite in conservazione sostitutiva e quindi ancora senza marca temporale, se nel frattempo dovrebbe verificarsi una decadenza del certificato di firma del sottoscrittore. Ci potremmo ritrovare un documento firmato con un certificato non più valido al momento della conservazione sostitutiva.
Quindi, se non c’è un obbligo espressamente normato, c’è comunque un obbligo di fatto.

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