Con l’entrata in vigore del nuovo DMEF 17 giugno 2014, molte sono state le novità salutate con favore nella disciplina della conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini fiscali e tributari. Tra queste, oltre all’attesissima abrogazione del termine di 15 giorni per la conservazione delle fatture, vi è sicuramente l’implicita abrogazione dell’invio telematico all’Agenzia delle Entrate dell’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, finora previsto dall’art. 5 del previgente DMEF 23 gennaio 2004.

Tuttavia, sebbene emerga chiaramente dalle nuove norme che l’invio dell’impronta non sia più contemplato per i documenti conservati successivamente al 26 giugno 2014 – data di entrata in vigore del nuovo DMEF – altrettanto chiaro non risulta, invece, il regime per i documenti conservati nel 2013 e per quelli conservati antecedentemente al 26 giugno di quest’anno.
Per questi documenti conservati, dunque, inviare o non inviare l’impronta?

Per non indugiare in amletici tormenti, cerchiamo di esaminare le norme del nuovo DMEF 17 giugno 2014.
All’art. 7, comma 3, si stabilisce che “le disposizioni di cui al decreto 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del presente decreto”.
Alla luce delle nuove disposizioni, sembrerebbe a prima vista che l’impronta per i documenti conservati nel 2013 debba essere comunque inoltrata all’Agenzia delle Entrate.

Infatti, al momento dell’Entrata in vigore del DMEF 17 giugno 2014 i documenti fiscali relativi al 2013 dovrebbero essere già stati correttamente conservati ai sensi del DMEF 23 gennaio 2004, il quale prevede anche l’invio dell’impronta all’Agenzia delle Entrate. Pertanto, alla luce di quanto stabilito dal comma 3 dell’art. 7 del DMEF 17 giugno 2014, dovendosi applicare ai documenti conservati nel 2013 le norme del DMEF 23 gennaio 2004, l’interpretazione delle attuali disposizioni potrebbe portare a ritenere che per gli stessi documenti debba comunque inviarsi l’impronta all’Agenzia delle Entrate.

Tuttavia, occorre considerare che all’art. 5 del previgente DMEF 23 gennaio 2004 si prevedeva che“entro il mese successivo [i mesi poi son diventati 4] alla scadenza dei termini stabiliti dal decreto del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998, per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive e all’imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale”.

Da ciò si desume che il termine previsto dalla norma, in base alla quale l’impronta dovrebbe essere inviata entro il mese successivo al termine della scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi, consentirebbe di concludere il processo di conservazione dell’archivio dei documenti fiscalmente rilevanti relativi all’anno 2014 applicando le nuove regole di cui al DMEF 17 giugno 2014.

In definitiva, considerando i termini che erano previsti per l’invio dell’impronta, e in virtù dell’abrogazione dell’adempimento in questione, si potrebbe comunque considerare ormai priva di senso la comunicazione dell’impronta per i documenti fiscalmente rilevanti del 2013, in quanto tale invio non sarebbe più giustificato da alcuna esigenza. Sul punto, infatti, occorre considerare che la previsione relativa all’invio dell’impronta all’Agenzia delle Entrate nasceva, per espressa previsione normativa, “al fine di estendere la validità dei documenti informatici”, non incidendo, dunque, in alcun modo sulla corretta conservazione degli stessi; peraltro, tale ratio normativa è stata da tempo superata con l’estensione della validità delle marche temporali a venti anni (art. 49 del DPCM 30 marzo 2009, poi art. 53 del DPCM 22 febbraio 2013).

A riprova della sostanziale indifferenza dell’invio dell’impronta dell’archivio all’Agenzia delle Entrate ai fini della corretta conservazione, sembra deporre anche la previsione di cui al comma 4 dell’art. 7 del DMEF 17 giugno 2014, che, prevedendo la possibilità di riversare i documenti già conservati in un sistema di conservazione tenuto in conformità alle nuove regole tecniche, non fa comunque menzione dell’obbligo di invio dell’impronta all’Agenzia delle Entrate¹. Sulla scorta di tale disposizione, dunque, i documenti fiscali relativi al 2013 e al 2014, già correttamente conservati ai sensi delle regole tecniche previgenti (che prevedevano l’invio dell’impronta all’Agenzia delle Entrate), potrebbero essere tranquillamente “riversati” in un sistema di conservazione tenuto in conformità al nuovo DMEF, il quale in ogni caso non prevede l’invio dell’impronta.

Analoga conclusione potrebbe trarsi per i documenti rilevanti ai fini fiscali relativi al 2014: in effetti, pur se il relativo processo di conservazione (apposizione di firma e marca) abbia avuto inizio prima dell’entrata in vigore del nuovo DMEF, potendosi ritenere ancora non concluso il processo di conservazione dell’archivio dei documenti fiscalmente rilevanti per l’anno 2014, si potrebbe comunque evitare l’invio dell’impronta.

Tuttavia, l’interpretazione delle norme a cui si è fatto cenno può ritenersi valida sempre qualora non intervengano diverse istruzioni da parte dell’Autorità fiscale.
Per chiarire questo punto, l’Associazione ANORC intende promuovere a breve un interpello per richiedere un intervento ufficiale dell’Agenzia delle Entrate sulle questioni relative all’invio dell’impronta dell’archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini fiscali oggetto di conservazione.

FONTE: ANORC – Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Digitale