Chiarimenti sulle novità della fatturazione elettronica.

L’Agenzia risponde anche ai quesiti su fattura differita e semplificata
È una fattura elettronica anche quella cartacea trasformata in documento informatico per
essere spedita e ricevuta dal destinatario via posta elettronica. Al contrario, non possono
essere considerate elettroniche le fatture che, seppur create tramite un software di
contabilità, vengono inviate e ricevute in formato cartaceo. Via libera, inoltre, al
documento fiscale digitale anche senza un precedente accordo con il destinatario e
all’utilizzo dei sistemi tecnologici che si ritengono più idonei a garantire i requisiti di
autenticità e integrità della fattura elettronica. Sono questi alcuni dei chiarimenti forniti
oggi con la circolare n. 18/E che, alla luce delle modifiche agli articoli 21 e 39 del DPR
n. 633/1972 (introdotte dalla Legge di Stabilità 2013), detta nuove indicazioni per il
corretto adempimento dell’obbligo di fatturazione in formato elettronico. Il documento
di prassi risponde, inoltre, ai quesiti sottoposti all’Amministrazione in tema di fattura
differita e semplificata.

L’invio e la ricezione fanno la differenza – La circolare chiarisce che per distinguere
le fatture elettroniche da quelle cartacee non è rilevante il formato (elettronico o
cartaceo) utilizzato per la sua creazione, bensì la circostanza che la fattura sia in formato
elettronico quando viene emessa o messa a disposizione, ricevuta e accettata dal
destinatario. Così, ad esempio, non possono essere considerate elettroniche le fatture
che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità, vengono
successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo. Al contrario, possono essere
considerate fatture elettroniche quelle che, seppur create in formato cartaceo, vengono
successivamente trasformate in documenti informatici e inviate e ricevute tramite posta
elettronica. Viene, inoltre, espressamente chiarito che la fattura può essere elettronica
per chi la emette e analogica per chi la riceve e viceversa. Laddove l’emittente trasmetta
o metta a disposizione del ricevente una fattura elettronica, quest’ultimo può non
accettare il processo, e la fattura si considererà elettronica in capo al primo, con
conseguente obbligo di conservazione elettronica, e analogica in capo al ricevente.

I tratti distintivi della fattura elettronica – In relazione all’obbligo, previsto
dall’articolo 21 del DPR n. 633/1972, di assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità
del contenuto e la leggibilità della fattura elettronica, la circolare precisa che sono tenuti
a garantire il rispetto di questi requisiti sia il fornitore/prestatore sia il
cessionario/committente, anche adottando modalità indipendenti l’uno dall’altro. La
circolare, richiamando quanto previsto dalle Note esplicative alla Direttiva 2010/45/UE,
precisa che l’origine di una fattura si considera autentica quando l’identità del
fornitore/prestatore o dell’emittente sono certi e che l’integrità del contenuto è garantita
anche quando varia il formato della fattura (conversione in altri formati, come ad
esempio da MS word a XML), a patto che i dati non siano alterati. Infine, il documento
di prassi ricorda che il requisito di leggibilità deve essere garantito per tutto il periodo di
archiviazione della fattura attraverso un visualizzatore adeguato e affidabile del formato
elettronico.

Come garantire i requisiti di autenticità e integrità – Chi emette la fattura elettronica,
come previsto dalla nuova formulazione dell’articolo 21 del DPR n. 633/1972, può
utilizzare i sistemi tecnologici che ritiene più idonei a garantire i requisiti di autenticità e
integrità. La circolare prende in esame a titolo esemplificativo i sistemi di controllo di
gestione, la firma elettronica e i sistemi EDI. In particolare, chiarisce che chi sceglie di
utilizzare un sistema di controllo di gestione deve assicurarsi che non venga conservata
soltanto la fattura ma che, per tutto il ciclo di vita del documento, sia disponibile anche
la documentazione che ne garantisce l’autenticità e l’integrità, consentendo cioè che il
valore di un componente sia verificabile almeno con una fonte indipendente.
Invio delle fatture più flessibile – Il nuovo articolo 21 del DPR n. 633/1972 non
richiede più il “previo accordo con il destinatario” per avvalersi della trasmissione
elettronica della fattura. È quindi sufficiente l’accettazione da parte del destinatario del
mezzo di trasmissione utilizzato. Inoltre, è possibile trasmettere per via elettronica allo
stesso destinatario più fatture elettroniche raccolte in un unico lotto, inserendo una sola
volta le informazioni comuni (come ad esempio le generalità dell’emittente, la partita
Iva, la data di emissione, ecc.), a patto che sia possibile accedervi da ogni fattura. La
circolare chiarisce, infine, che, anche nel caso in cui il destinatario non accetti il
documento elettronico, l’emittente può comunque procedere all’integrazione del
processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che siano
rispettati i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità dal momento della sua emissione
fino al termine del periodo di conservazione.

Ok alla fattura differita anche per le prestazioni di servizi – Gli operatori economici
possono emettere fattura differita anche in caso di prestazioni di servizi, e non più solo
in presenza di cessione di beni, a patto che nel documento siano indicate nel dettaglio le
operazioni effettuate e che sia disponibile la relativa documentazione commerciale
attestante la prestazione eseguita, la data di effettuazione e le parti contraenti.
La fattura semplificata si fa ancora più snella – Nella fattura semplificata, prevista
per importi non superiori a 100 euro, è possibile, senza precludere l’esercizio del diritto
alla detrazione, riportare alternativamente o gli elementi “tradizionali” (ditta,
denominazione, nome, cognome, ecc.) o, a seconda dei casi, il codice fiscale, la partita
Iva, il numero di identificazione Iva per i soggetti passivi stabiliti in altro Stato Ue.
Inoltre, in fase di registrazione, è possibile riportare soltanto il numero di partita Iva o il
codice fiscale del cessionario/committente, se questo è l’unico dato indicato. In più, in
modalità semplificata, la fattura rettificativa può essere emessa a prescindere
dall’importo certificato. Da ultimo, la circolare conferma che anche la fattura
semplificata può sostituire la fattura-ricevuta fiscale.

FONTE: Agenzia delle Entrate