L’Istituto è impegnato ormai da tempo in un significativo processo di riprogettazione dei propri servizi all’insegna della tecnologia digitale destinato a modificare radicalmente il generale modello di organizzazione del lavoro, incrementando la qualità dei servizi all’utenza e facilitando l’operatività del personale

Una “rivoluzione” digitale in grado di esercitare una radicale riprogettazione dei servizi, facilitando l’operatività del personale e traducendosi in maggiore efficienza e qualità del lavoro a favore dell’utenza. In due parole: “Smart working”, il processo che realizza la Pa del futuro nel quale l’Inail è impegnato ormai da tempo. Un primo bilancio è stato illustrato da Francesco Saverio Colasuonno, direttore Sviluppo applicativo della direzione centrale Organizzazione digitale dell’Istituto, in occasione del Forum Pa 2014.

Un cambio culturale, organizzativo e tecnologico. “Ripensare il lavoro in ottica Smart Working” vuol dire valorizzare il tempo che quotidianamente abbiamo a nostra disposizione – ha detto Colasuonno – Oggi ci vengono imposti ritmi e tempi che spesso confliggono con le esigenze ed i bisogni nostri e di coloro che ci sono attorno: familiari, colleghi, superiori, amici, ecc. Chiaramente, perché questo possa essere realizzato, occorre modificare radicalmente il nostro modo di lavorare, bisogna ragionare per obiettivi e non più sulla presenza fisica”. “Grazie al progetto “Smart working” l’Inail sta creando le basi per una nuova modalità di lavoro che, da una parte, consentirà un’autentica trasformazione delle modalità operative per i dipendenti e, dall’altra, nuove – ed efficaci – modalità di interazione con l’articolato ecosistema di partner che gli gravitano intorno – ha aggiunto – Una trasformazione che rappresenta anche la soluzione più ottimale per fare fronte alla generale contrazione delle risorse imposta alla Pa italiana, senza inficiare – anzi, incrementando – la qualità dei servizi”.

I numeri di un fenomeno di portata globale. L’approdo allo “Smart working” è, per molti aspetti, un fenomeno di portata globale. Si stima, infatti, che nel 2016 smartphone e tablet saranno nelle tasche di un miliardo di consumatori di tutto il mondo e due terzi di loro li useranno per cercare informazioni su prodotti, marchi o destinazioni almeno tre o quattro giorni alla settimana. Ancora: il 95% delle aziende consentirà ai dipendenti di usare il proprio device personale per lavoro e il 78% di questi spenderà almeno una porzione del proprio tempo operando fuori ufficio (fonti: Forrester, Nielsen, Cisco).

Benefici su tutti i fronti: dalla produttività al minore inquinamento.Nessun dubbio anche sul fatto che “Smart working” sia sinonimo di benefici. Secondo l’Osservatorio Smart working della School of management del Politecnico di Milano, su circa 6mila aziende e mille addetti (fra dirigenti, quadri e impiegati) lo Smart working consentirebbe il 25% di aumento medio della produttività del lavoratore a livello di singola azienda (con punte del 50%), nonché minori costi del lavoro per 37 miliardi di euro complessivi. Un risparmio di 47 milioni di ore di lavoro l’anno, inoltre, si avrebbe se solo il 10% di coloro che si spostano in auto adottassero questo stile operativo. Vantaggi indiscutibili anche per l’ambiente, con una riduzione annua complessiva di 1,5 milioni di tonnellate di anidride carbonica. Ulteriore fattore di rilievo è rappresentato dalle maggiori soddisfazione e motivazione dei lavoratori. Il fenomeno è inarrestabile – concludono gli esperti – e spinge, già adesso, a riconsiderare il generale modello di organizzazione del lavoro.

Inail: un nuovo modo di comunicare all’interno. L’Inail si è attivato da tempo per sfruttare appieno la portata di questo cambiamento per tanti aspetti epocale. La complessità dell’ente – caratterizzato da un organico di circa 9mila dipendenti, da un elevato decentramento geografico e da procedure delicate che trattano dati sensibili – ha spinto l’Istituto già nel 2011 a cercare una soluzione per rendere più efficienti ed efficaci i processi di comunicazione e condivisione delle informazioni tra la sede centrale, le sedi territoriali e le altre diverse strutture sparse sul territorio. A tal fine, nel biennio 2012-2013, l’Inail ha completato l’implementazione di Microsoft Lync, grazie al quale gli utenti possono beneficiare di servizi di presenza, messaggistica istantanea e integrazione con i sistemi Voip . Si tratta di un processo che, a regime, consentirà di ridurre i costi agendo a più livelli: le sedi di lavoro, i servizi tradizionali di conferenza, il traffico telefonico fisso-mobile e le spese di missioni e viaggi.

I quattro “pilastri”: comunicazione, collaborazione, mobilità, Cloud. In virtù dei lusinghieri risultati ottenuti, il progetto “Smart working” è ora in fase di ulteriore evoluzione e l’Inail sta gettando le fondamenta per realizzare un definitivo cambio culturale, organizzativo e tecnologico. L’Istituto sta, dunque, approcciando una nuova modalità operativa basata su quattro “pilastri” fondamentali: la già citata comunicazione unificata; la collaborazione (per il supporto alla creazione di relazioni e conoscenza tra le persone con strumenti tipo social network, forum, blog); una piattaforma per la mobilità (per la realizzazione di applicazioni e soluzioni che consentano l’accesso a contenuti e strumenti in mobilità – palmari, tablet, smartphone, new tablet – garantendo adeguati standard di sicurezza e di privacy); infine, una piattaforma Cloud (per la fruizione di applicazioni, piattaforme e risorse infrastrutturali in modo scalabile e flessibile a seconda delle esigenze dell’Istituto).

App “a misura” di ispettori e avvocati. Gli ispettori di vigilanza e gli avvocati sono le prime categorie – tra le diverse professionalità presenti nell’Inail – a essere stati oggetto di analisi nella definizione di soluzioni e servizi ad hoc: lavorando in mobilità per la maggior parte del proprio tempo, hanno da sempre manifestato esigenze di flessibilità alle quali lo “Smart working” ha già dato risposte efficaci. A seguito di un processo che li ha coinvolti in prima persona in tutte le fasi di analisi e di progettazione – confluito nella definizione di un preciso work style rispetto al quale abilitare i vantaggi e le utilità delle diverse tecnologie digitali – l’Inail ha potuto elaborare, così, diverse applicazioni per dispositivi mobili in grado di facilitare e incrementare la qualità del loro lavoro.

Più operatività e snellimento dei processi. Per gli ispettori di vigilanza questo processo si è tradotto, così, in soluzioni che incrementano notevolmente la loro operatività (per esempio: la possibilità di redigere in digitale documenti caratteristici della loro attività – quali dichiarazioni di malattia/infortunio, verbali di primo accesso –, acquisizione della firma grafometrica del dichiarante, etc). Per gli avvocati le soluzioni “Smart working” tendono a migliorare l’organizzazione dei processi lavorativi (per esempio: un’agenda unificata con tutte le informazioni presenti su più fonti, accesso in mobilità al contenuto delle Pec ricevute e degli allegati, possibilità di tracciare in real time il rinvio di un’udienza, etc).

Le tre fasi del processo. La road map dell’Inail verso lo “Smart working” è, dunque, in fase significativamente avanzata. Se nel 2013-2014 l’istituto ha gettato le “fondamenta digitali” del progetto, adesso – nella fase due – si stanno cominciano a definire i nuovi scenari che porteranno alla definizione di sempre nuovi servizi per i dipendenti, i lavoratori e le aziende. Nel 2015-2016 è prevista, infine, la terza fase che porterà alla revisione complessiva della maggior parte dei processi e delle politiche aziendali in ottica Mobile, Social & Collaboration, nonché alla rimodulazione significativa degli spazi e delle postazioni di lavoro e delle modalità di comunicazione.

FONTE: Inail