Tutti usiamo i PDF, sia nei contesti privati che in quelli pubblici. Anche la PA italiana usa questo formato per gestire i documenti ufficiali perché è semplice da condividere e basta un qualsiasi programma pdf gratis per aprire, convertire e modificarne il contenuto. Le normative e le linee guida AgID invogliano ancora di più a usare questo formato per garantire la sicurezza, l’interoperabilità e la corretta conservazione dei documenti digitali. A tutti noi è capitato almeno una volta di usare i file PDF, ma lo sapevi che sono il formato più diffuso anche in ambito professionale?

In questo articolo vediamo in che modo viene usato il formato PDF nella Pubblica Amministrazione e perché è stato scelto proprio questo formato come riferimento.

Il PDF come standard nella documentazione della PA

Quando si parla di documentazione ufficiale nella Pubblica Amministrazione, il formato PDF è ormai un punto di riferimento. Grazie alla sua capacità di mantenere intatta la formattazione originale e alla sua compatibilità con le diverse piattaforme, è perfetto per la pubblicazione dei documenti ufficiali come gli atti, le delibere, i bilanci e gli altri file istituzionali.

Un aspetto importante è che il PDF è un formato versatile, che permette di visualizzare e di condividere i documenti senza preoccuparsi che la formattazione venga alterata. Per quanto riguarda la conservazione a lungo termine, il sottoformato PDF/A è quello più consigliato. Questo tipo di PDF è pensato appositamente per mantenere i documenti leggibili e integri nel tempo, un requisito fondamentale per rispettare le normative di conservazione digitale.

Normative e linee guida a supporto del PDF nella PA

L’uso del formato PDF nella Pubblica Amministrazione non è solo una questione di comodità, ma anche di necessità legale. Le normative italiane ed europee spingono molto per l’utilizzo di questo formato. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID stabiliscono delle regole precise sulla formazione, la gestione e la conservazione dei documenti digitali, in modo da poter garantire che i documenti siano autentici, integri e facilmente reperibili. A livello europeo, il Regolamento eIDAS riconosce ufficialmente il PDF come formato valido per i documenti firmati digitalmente, conferisce così a questo tipo di documento una validità legale che è sempre più importante nelle pratiche amministrative quotidiane.

Nel 2025, le amministrazioni pubbliche sono chiamate a rivedere e aggiornare il loro Manuale di gestione documentale, un obbligo che deve essere rispettato entro il 30 giugno. Questo aggiornamento è parte integrante del Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026. Adottando le linee guida come quelle proposte da AgID, le amministrazioni stanno accelerando il processo di digitalizzazione, assicurano che i documenti siano trattati con dei metodi conformi, con l’adozione di formati standardizzati come il PDF/A. È fondamentale anche l’uso dei metadati per garantire una corretta classificazione e conservazione dei documenti nel lungo periodo.

L’accessibilità dei documenti PDF

Un altro aspetto fondamentale nell’adozione dei PDF nella PA riguarda l’accessibilità dei documenti. Garantire che tutte le persone, comprese quelle con disabilità, possano accedere facilmente ai contenuti digitali è un requisito imprescindibile per un servizio pubblico inclusivo. Le Linee Guida AgID e la Legge 4/2004 (conosciuta anche come Legge Stanca) impongono alle amministrazioni di adottare delle tecniche specifiche per creare dei documenti PDF accessibili. Queste includono l’uso dei tag strutturali per definire correttamente la struttura del documento, l’ordinamento logico del contenuto e la fornitura di testi alternativi per le immagini.

L’accessibilità non riguarda solo la possibilità di leggere i documenti, ma anche di navigarli in modo semplice e intuitivo, una condizione essenziale per garantire che i servizi pubblici digitali siano realmente alla portata di tutti.

Conservazione digitale a norma e il ruolo del PDF

Quando si parla di conservazione dei documenti nel tempo, il formato PDF/A gioca un ruolo fondamentale. È stato progettato per garantire che i documenti digitali rimangano leggibili e non modificabili nel corso degli anni, un aspetto che lo rende fondamentale per la conservazione a lungo termine nella PA. Le Linee Guida AgID indicano con precisione come procedere per una corretta conservazione digitale, specificano che l’utilizzo dei formati standardizzati, l’apposizione delle firme digitali e le marche temporali, e l’adozione dei sistemi di gestione documentale certificati sono gli strumenti necessari per garantire la validità legale dei documenti nel tempo.

Il PDF/A è la scelta ideale per la conservazione digitale a norma, in quanto offre delle garanzie in termini di leggibilità e di integrità dei file, degli aspetti che sono fondamentali per evitare che i documenti diventino inutilizzabili o illeggibili con il passare degli anni.

Il formato PDF si conferma come uno degli strumenti più potenti per supportare la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, grazie alla sua affidabilità, alla sicurezza e alla capacità di garantire l’interoperabilità tra i diversi sistemi. Con il 2025 come anno di riferimento per molti aggiornamenti e obblighi normativi, il PDF continuerà a giocare un ruolo importante nel trasformare e semplificare la gestione dei documenti pubblici.

Fonte: articolo di redazione lentepubblica.it - Δ