In questo breve approfondimento scopriremo come i cittadini possono accedere agli atti comunali: ecco tutte le indicazioni utili.
Conoscere e controllare l’attività della pubblica amministrazione è un diritto fondamentale di ogni cittadino. Tra gli strumenti che consentono questa partecipazione attiva rileva l’istituto dell’accesso agli atti amministrativi, attraverso il quale è possibile visionare e ottenere copia dei documenti detenuti dal Comune. Ma come si esercita questo diritto? Quali documenti si possono chiedere? E cosa fare se la richiesta viene respinta?
In questa guida troverai spiegato in modo chiaro e pratico tutto ciò che serve sapere per accedere agli atti comunali: dalle norme di riferimento alle modalità operative, passando per tempi, costi, moduli e tutele in caso di rifiuto.
Il quadro normativo: le leggi che garantiscono trasparenza
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è regolato principalmente dalla Legge 241 del 1990, che stabilisce come i cittadini possano richiedere gli atti della pubblica amministrazione per tutelare un interesse personale giuridicamente rilevante.
A questa si affiancano altre due normative fondamentali: il Testo Unico degli Enti Locali (D.Lgs. 267/2000), che disciplina l’attività dei Comuni e degli enti locali più in generale e il d.lgs. 33/2013 (anche detto Decreto Trasparenza), modificato nel 2016 per introdurre il cd. accesso civico generalizzato, ovvero la possibilità di richiedere informazioni anche senza dimostrare un interesse diretto.
Le diverse forme di accesso: documentale, civico semplice e generalizzato
Non esiste un solo tipo di accesso agli atti, ma tre modalità differenti, ciascuna pensata per rispondere a esigenze diverse.
Accesso documentale
La prima, più tradizionale, è l’accesso documentale, previsto dagli artt. 22 e ss. della Legge 241/1990. Si tratta della possibilità di ottenere atti e documenti dell’amministrazione quando si ha un interesse diretto, concreto e attuale, connesso ad una situazione giuridicamente tutelata, come ad esempio in caso di un contenzioso o di una richiesta legata a un procedimento che coinvolge direttamente il richiedente. In questo caso, è fondamentale motivare la domanda e indicare con precisione il documento richiesto.
Accesso civico semplice
Il Decreto Trasparenza, all’art. 5 co. 1 disciplina poi l’accesso civico semplice. Questo istituto permette a chiunque di richiedere documenti, dati o informazioni che il Comune (nel caso di specie, ma in generale la P.A.) avrebbe dovuto pubblicare obbligatoriamente sul proprio sito web, nell’apposita sezione denominata “Amministrazione Trasparente”, ma che risultano mancanti. Non serve motivare la richiesta e non è necessario avere un interesse diretto: basta segnalare che un determinato documento non è stato pubblicato, per ottenere che venga reso disponibile.
Accesso civico generalizzato
Infine, l’accesso civico generalizzato – conosciuto anche come “FOIA italiano” e disciplinato dall’art. 5, co. 2 d.lgs. 33/2013 – consente a tutti i cittadini di chiedere qualunque documento detenuto dalla pubblica amministrazione, anche se non previsto tra quelli da pubblicare obbligatoriamente. È uno strumento che punta a rafforzare la trasparenza dell’attività amministrativa e, come per l’accesso civico semplice, non richiede alcuna motivazione specifica.
Come fare richiesta per accedere agli atti comunali
Per presentare una richiesta di accesso documentale, è necessario innanzitutto individuare il documento d’interesse e fornire specifica motivazione sul perché se ne ha bisogno, dimostrando l’esistenza di un interesse personale giuridicamente rilevante. La domanda può essere presentata di persona, tramite posta, via e-mail o tramite PEC. Alcuni Comuni mettono a disposizione dei moduli precompilati, che semplificano l’operazione.
Per quanto riguarda l’accesso civico, sia semplice che generalizzato, la procedura è ancora più snella. Basta indicare quali informazioni si vogliono ottenere e inviare la richiesta all’ufficio competente che detiene i documenti oppure al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT), o all’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP). La richiesta può essere trasmessa anche online o tramite posta elettronica certificata. Non serve indicare alcun motivo né allegare documentazione che giustifichi la domanda.
Tempi di risposta e iter procedurale
Una volta ricevuta la richiesta, il Comune ha 30 giorni di tempo per fornire una risposta. Questo termine vale sia per l’accesso documentale che per le forme di accesso civico. Se nel procedimento sono coinvolti soggetti terzi – i cd. controinteressati – l’ente deve dar loro comunicazione e il termine può essere sospeso per consentire loro di avanzare eventuali opposizioni.
La risposta dell’amministrazione può consistere nell’accoglimento della richiesta, con la messa a disposizione dei documenti, oppure in un provvedimento motivato di diniego o limitazione dell’accesso, ad esempio per tutelare la riservatezza di dati personali o per salvaguardare la sicurezza pubblica. La P.A. non può negare l’accesso quando sia sufficiente differirlo.
Cosa fare in caso di rifiuto o mancata risposta
Se il Comune non risponde entro i termini, o nega l’accesso in tutto o in parte, il cittadino ha a disposizione diverse forme di tutela.
Nel caso dell’accesso documentale, è possibile presentare un ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale (TAR) entro 30 giorni. In alternativa, ci si può rivolgere al Difensore civico, che può intervenire per sollecitare l’amministrazione a fornire una risposta adeguata.
Per l’accesso civico, invece, è prevista la possibilità di chiedere il riesame della decisione da parte del RPCT. Quest’ultimo ha 20 giorni per pronunciarsi. Se la richiesta è stata respinta per motivi legati alla protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia, alla libertà e alla segretezza della corrispondenza o agli interessi economici e commerciali di una persona fisica o giuridica, ivi compresi la proprietà intellettuale, il diritto d’autore e i segreti commerciali, il responsabile può consultare anche il Garante per la protezione dei dati personali. Contro il provvedimento del RPCT resta la possibilità di rivolgersi al TAR o al Difensore civico regionale.
Costi dell’accesso: cosa si paga?
In linea generale, la consultazione degli atti è gratuita. Possono però essere addebitati i costi per il rilascio di copie, come le spese per le fotocopie o per l’invio dei documenti in formato digitale o cartaceo. In questi casi, il Comune chiede il pagamento dei costi di riproduzione dei documenti. In alcuni casi, potrebbe essere previsto anche il pagamento di diritti di segreteria o di bollo, a seconda del tipo di documento e della modalità con cui si richiede la copia. Non è mai previsto il pagamento per il tempo impiegato dal personale per istruire la pratica.
Quando l’accesso può essere negato
Il diritto di accesso non è un diritto assoluto. Il Comune può infatti rifiutare o limitare l’accesso in presenza di specifici motivi previsti dalla legge. Tra questi rientrano il segreto di Stato, la tutela della sicurezza nazionale, la protezione della riservatezza e dei dati personali, la salvaguardia del segreto industriale o commerciale e la protezione di interessi pubblici o privati rilevanti. In ogni caso, la decisione deve essere sempre motivata e fondata su una norma specifica.
