Definire e sperimentare un sistema innovativo di valutazione della qualità delle forniture di information technology da applicare ai contratti di rilievo e alle maggiori criticità del proprio portafoglio. Questo l’obiettivo del modello di IT vendor management implementato dall’Inail a partire dal 2013 e calibrato sulle specifiche esigenze dell’Istituto. Gli esiti del progetto sono confluiti nel settimo volume della collana dei Quaderni di ricerca dell’Inail, presentato ieri mattina, presso l’Auditorium della direzione generale di Roma, dal presidente Massimo De Felice.

De Felice: “Tema rilevante nel processo di riorganizzazione”. “Il tema dell’informatizzazione – ha spiegato De Felice nell’intervento che ha aperto l’incontro con i principali attori istituzionali pubblici, responsabili degli approvvigionamenti e della gestione dei contratti IT – è di notevole rilevanza per l’Istituto ed è legato al processo di riorganizzazione su cui stiamo lavorando da tempo, che coinvolge in particolare tre strutture: quella dell’organizzazione digitale, l’ufficio di auditing in staff alla presidenza e la direzione centrale pianificazione”.

“C’è un grande bisogno di ricerca utile”. Citando le parole con cui Giorgio Fuà descriveva la sua idea di servizio studi dell’Eni ai giovani ricercatori che stava selezionando – “costruire e far funzionare un’organizzazione pensante, il cui scopo sia dato dalla partecipazione quotidiana alla determinazione della strategia dell’Ente” – De Felice ha sottolineato che “nell’Inail e, più in generale, nella pubblica amministrazione c’è un grande bisogno di ricerca utile sulle modalità di organizzazione dell’informatica e di ristrutturazione con l’informatica dei processi in atto”, che si accompagna alla necessità di “definire l’impostazione e la gestione dei nuovi processi e di costruire un’architettura di dati che consenta l’interoperabilità interna e tra istituzioni”.

“Importante potenziare le capacità di progettazione e controllo”. A proposito della gestione delle attività in outsourcing, il presidente dell’Istituto ha ricordato che “in una diagnosi del 1954, a proposito della riforma della pubblica amministrazione che già allora sembrava impellente, si notava che la dipendenza passiva dalle competenze esterne delle ditte fornitrici è pericolosa. È una diagnosi in alcuni ambiti valida ancora oggi, da sfruttare in positivo per potenziare le consapevolezze tecniche interne alla PA”. Per ottenere i massimi risultati dalle attività gestite dai fornitori occorre dunque “cambiare l’impostazione culturale dell’Inail, migliorare le competenze, potenziare le capacità di progettazione e di controllo delle soluzioni proposte”.

“Serve una formazione che insegni partendo dai problemi”. Questo cambiamento richiede a sua volta un’intensa attività di formazione che “per essere efficace davvero va fondata sul principio del ‘fare e formare’, ovvero imparare facendo le cose, insegnare a partire dai problemi”. Una volta definito il problema da affrontare, va individuato il gruppo di lavoro e devono essere organizzati corsi interni con docenti esterni qualificati. “Dobbiamo quindi essere in grado di dosare la collaborazione con le ditte fornitrici – ha spiegato De Felice – Un approccio, questo, che oltre a essere efficace in molti casi ha garantito anche un risparmio di risorse”.

Tomasini: “L’informatica snodo cruciale per il cambiamento”. Per Stefano Tomasini, direttore centrale per l’Organizzazione digitale (Dcod) dell’Istituto, “l’informatica rappresenta uno snodo fondamentale per attuare il cambiamento nelle organizzazioni e portarle verso gli standard richiesti”. Per rispondere alle esigenze di un’utenza sempre più variegata in ambiti diversi come l’assicurazione, la ricerca, la prevenzione e la riabilitazione, “serve un presidio per garantire continuità e affidabilità alle attività quotidiane, apportando allo stesso tempo l’innovazione nei nostri servizi, attraverso una revisione profonda e olistica dell’organizzazione”.

“Necessaria una convergenza tra leve tecnologiche e organizzative”. “Con la definizione del Piano strategico triennale per l’IT 2014-2016 – ha precisato a questo proposito Tomasini – l’Inail ha avviato un percorso finalizzato proprio a modificare radicalmente il proprio modello operativo di erogazione dei servizi, passando da una modalità ‘tradizionale’, attraverso le strutture e il personale distribuiti sul territorio, a una modalità digitale, basata su canali innovativi come il portale Internet, i social network e il canale mobile”. Il percorso verso l’organizzazione digitale, ha aggiunto il direttore della Dcod, “passa attraverso la governance gestionale e la convergenza tra le leve tecnologiche e organizzative”.

Migliorata la capacità di reazione ai cambi di contesto. Il progetto di implementazione di un modello di IT vendor management è nato tre anni fa con la finalità di definire e sperimentare un sistema innovativo di valutazione della qualità delle forniture IT, da applicare ai contratti di maggior rilievo o criticità del portafoglio Inail. “Si tratta di una decisione strategica assunta dall’Istituto in accordo con Consip”, ha spiegato Tomasini, che ha un duplice obiettivo: garantire, da un lato, il continuo allineamento dei fornitori IT con le strategie dell’Inail, migliorando così la reattività e la capacità di rispondere adeguatamente al rapido mutare delle esigenze e del contesto di riferimento, e dall’altro supportare la formulazione di strategie per l’ottimizzazione dei rapporti con i fornitori IT, nel periodo di vigenza contrattuale, e per incrementare l’efficienza del portafoglio di forniture IT nel medio e lungo termine.

“Con il ‘vendor feedback’ spazio al punto di vista dei fornitori”. “La partnership attivata con i nostri fornitori – ha precisato il direttore della Dcod – si è rivelata un’esperienza positiva, che ci ha permesso di individuare le possibili aree di miglioramento a partire dalla valutazione dei responsabili dei progetti e dal cosiddetto ‘vendor feedback’, ovvero una raccolta strutturata e sistematica del punto di vista dei fornitori strategici dell’Inail sulla qualità delle forniture in cui operano e sulla loro interazione con l’Istituto”. Questa interazione sistematica, attuata per esempio attraverso la convocazione periodica di appositi comitati di governo delle forniture, che vedono la partecipazione dei soggetti decisori dell’Inail e dei fornitori, può innescare processi di miglioramento continuo delle prestazioni erogate.

“Le procedure richiedono ancora tempi troppo lunghi”. Anche su questo fronte, ha precisato però Tomasini, “c’è ancora molta strada da fare. Le procedure attuali, infatti, richiedono ancora tempi di esecuzione troppo lunghi, che bisogna ridurre per riuscire a massimizzare il ritorno dei nostri investimenti”. In questo senso l’IT Vendor Management “può essere la leva fondamentale per attuare una vera trasformazione digitale della PA, attraverso strategie di sourcing non convenzionali, che possono aiutare a colmare i gap tecnologici e a perseguire la massima efficienza”.

Un confronto a tutto campo con rappresentanti istituzionali e partner strategici. Il confronto sul tema è proseguito con gli interventi di Stefano Nocentini, executive partner di Gartner, Roberta Grimaldi, responsabile dell’ufficio pianificazione e controllo IT della Dcod, Salvatore Carruba, consulente progetti per la Pa di Consip, Sergio Colella, vicepresidente di Hewlett-Packard Italia, e Marco Fanizzi, amministratore delegato Emc. La seconda parte della mattinata ha ospitato invece una tavola rotonda alla quale hanno partecipato Luca Attias, direttore sistemi informativi della Corte dei conti, Cristiano Cannarsa, amministratore delegato Sogei, Massimo Cioffi, direttore generale dell’Inps, Luigi Ferrara, capo dipartimento amministrazione generale, personale e servizi del Mef, Ida Angela Nicotra, componente del consiglio Anac, Luigi Marroni, amministratore delegato Consip, Antonio Samaritani, direttore generale Agid, e Giuseppe Lucibello, direttore generale dell’Inail.

Lucibello: “Il mercato è maturo per i soggetti maturi”. “Oggi il mercato è maturo per i soggetti maturi, per quei fornitori che comprendono che possono crescere solo crescendo insieme alle pubbliche amministrazioni e facendole crescere a loro volta – ha sottolineato Lucibello – È stato questo presupposto, prima ancora che il legislatore disponesse in tal senso, che ci ha fatto scegliere Consip come esclusiva centrale di committenza informatica – committenza che stiamo estendendo adesso a tutti i servizi – e che ci ha spinto a fare convergere in una sola struttura – e siamo stati la prima amministrazione a farlo – la funzione dell’organizzazione e quella della digitalizzazione”.

“Un percorso virtuoso, complesso e difficile”. “Si è trattato di un percorso virtuoso, complesso e difficile – ha aggiunto Lucibello – che ha comportato, e che può ancora comportare, la possibilità di compiere qualche errore di cui dobbiamo naturalmente scusarci con i nostri utenti, con la trasparenza e la serenità di chi sa che il futuro sostenibile non è raggiungibile in un attimo, ma solo attraverso un impegno costante e un faticoso lavoro. Credo che la nostra buona volontà sia stata premiata e ci piacerebbe che tutto questo potesse essere consegnato a un tavolo di approfondimento – e in tal senso l’Agid è il nostro referente diretto – affinché la nostra esperienza possa contribuire alla costruzione di una realtà digitale veramente utile al futuro del nostro Paese”.